Elektronisk sprøjtejournal: gør oplysningerne maskinlæsbare

Denne side handler om filens indhold og den praktiske overdragelse: felter, enheder, rettelser og genfinding. Tidslinjerne for overgangen til elektronisk journal står samlet i guiden til digital sprøjtejournal. På den måde kan du vælge arbejdsform her og slå den relevante frist op særskilt.

Hvad betyder maskinlæsbart i praksis?

Bekendtgørelsens definition handler om filformatets struktur. Software skal kunne identificere, genkende og uddrage specifikke data, herunder de individuelle oplysninger og deres interne struktur. Definitionen nævner altså sammenhængen mellem værdierne og deres betydning.

Brug det som spørgsmål, når du undersøger en fil: Hvor står behandlingsdatoen? Hvilken kolonne rummer registreringsnummeret? Kan produktdosis skelnes fra den samlede forbrugte mængde? En pæn udskrift kan bruges til læsning, men din afprøvning bør også finde de enkelte værdier i den strukturerede journal.

Bed en anden medarbejder åbne arbejdskopien og forklare en række uden mundtlig hjælp. Noter tvetydige overskrifter og enheder som konkrete rettelser i opsætningen. Denne afprøvning er en praktisk metode til at gøre oplysningerne forståelige ved udlevering; den er ikke en særskilt certificering af programmet.

Vælg et arbejdsgrundlag til din branche

Miljøstyrelsens decembervejledning beskriver officielle Excel-skabeloner, SJI og markstyringssystemer som mulige elektroniske løsninger. Den forklarer også, at branchen kan udvikle egne apps eller regneark, når betingelserne er opfyldt.

Tabellen er en redaktionel klargøringsliste. Myndighedens branchebilag afgør, hvilke oplysninger der passer til anvendelsen. Vælg derfor efter den faktiske aktivitet: almindelig mark, frugt, tunnel, indendørsbeplantning, bejdsning eller lagerbehandling.

Gem originalskabelonen uden sæsondata, og opret en arbejdskopi med virksomhed og periode i navnet. Aftal, hvilken kopi medarbejderne skal bruge, så journalføringen ikke splittes mellem næsten ens filer i personlige mapper.

Flyt oplysningerne uden at ændre deres betydning

Journalen skal indeholde oplysninger om produkt, tidspunkt, dosis, areal og afgrøde. Bekendtgørelsen tilføjer CVR for den virksomhed, hvor pesticiderne bruges, og CVR for en eventuel anden udfører. Stedet angives med mark-id eller marknummer. Kan arealet ikke findes i Fællesskema, bruger du et andet entydigt sted som væksthus-id, silonummer eller adresse. For bestemte indberetningskategorier indgår hele markens eller den identificerbare enheds størrelse særskilt.

Sæt derfor felterne på hver sin linje i din gennemgang. Er kundens CVR blevet forvekslet med udførerens? Beskriver arealtallet hele marken eller den faktisk behandlede del? Står datoen som udførelsesdato eller som datoen, hvor kontoret tastede papirnoten ind?

Ved overførsel fra ældre regneark kan en intern sammenligningstabel forbinde gammel overskrift og ny overskrift. Skriv også, hvor der mangler en oplysning i kildematerialet. Få manglen afklaret med den udførende person; en tom celle bliver ikke til et kendt nul, alene fordi det nye ark forventer et tal.

Ved import af afgrødenavne kan et match være uklart. Slå kulturen op i Miljøstyrelsens afgrødeliste: den har definitioner på afgrøderne og stiller SGAVs afgrødekoder op mod EPPO-koderne. Derfor behøver du ikke selv skrive EPPO-koder i journalen.

Et øveforløb med felter og enheder

Følgende er et opdigtet udfyldningseksempel til afprøvning af filen. Det beskriver ingen rigtig behandling, godkendt dosis eller produktanbefaling. Brug et tydeligt særskilt øveark, og hold det uden for virksomhedens virkelige journal.

Brug prøven til at undersøge filens læsbarhed, kolonner og overdragelse. Kopier ikke øverækken ind i et rigtigt årsgrundlag. Den fulde praktiske udfyldning med myndighedens feltforklaringer findes i skema­guiden.

Dosis, totalmængde og vand er forskellige størrelser

Branchevejledningen adskiller den anvendte dosis i journalen fra det samlede produktforbrug i indberetningen. Den forklarer også, at dosis angives med betydende decimaler og relevant enhed. For bejdsning og lagerbehandling kan den behandlede størrelse være varemasse eller rumfang frem for hektar.

Leafwrit

Hold sprøjtejournalen samlet ét sted. Start gratis.

Start gratis

Læs derfor en talcelle sammen med dens kolonneoverskrift og enhedsangivelse. Lad ikke et samlet literforbrug stå under en overskrift for liter pr. hektar. Hvis du modtager et kundeark uden enhed, så få afklaret, hvad den oprindelige værdi beskrev, inden du indsætter den.

Ved blandede specialopgaver kan du tilføje en intern enhedsforklaring til afleveringsmappen. Brug almindelige ord til at forklare tæller og nævner. Den kollega, som samler materialet, skal kunne se forskel på produktmængde, vandmængde og den størrelse, der blev behandlet.

Bevar stedets og kulturens historie

Decembervejledningen beskriver, at behandlinger knyttes til den afgrøde, der stod på arealet ved anvendelsen, også når en udvintret afgrøde senere erstattes. Ved flere hold på samme areal føres journal for hvert hold.

Et nyt markkort eller en ny produktionsplan bør derfor ikke bruges som anledning til at omskrive gamle rækkers kulturnavne uden gennemgang. Lav i stedet en navnenøgle, hvis afdelinger eller marker har skiftet betegnelse. Bevar forbindelsen til den oprindelige registrering i jeres arbejdsunderlag.

Prøv en afsluttet sæson med skiftende kulturer eller gentagne hold. Bed modtageren finde en bestemt behandling ud fra sted og dato. Noter, hvor vedkommende savner forklaring til en afdeling, et holdnavn eller en reference fra en kunderapport.

Word og læsekopier har en anden rolle

Kontrolinstruksen fremhæver, at Word ikke er tilstrækkeligt som maskinlæsbart digitalt format. Miljøstyrelsen beskriver samtidig sine strukturerede Excel-skabeloner som en mulighed for elektronisk føring, og de kan læses i LibreOffice.

Hold derfor papirunderlag, læsekopi og elektronisk grundjournal genkendelige i filnavnene. Hvis du laver en læsevenlig PDF til en kollega, så angiv i jeres interne oversigt, hvor den strukturerede kildefil ligger. En dokumentpakke er lettere at overtage, når modtageren ved, hvilken fil der skal bruges til læsning, og hvilken der indeholder arbejdets data.

Ved udlevering kan du vedlægge en kort indholdsfortegnelse. Beskriv periode, virksomhed, filnavn og eventuelle særskilte bilag. Angiv også kontaktpersonen for uafklarede værdier. Det er en organisatorisk hjælp, så spørgsmålet kan sendes til den medarbejder, der kender behandlingen.

Lav en rettelse, som kan forklares

Når en værdi afklares efter indtastningen, så gennemgå dens betydning i resten af materialet. En ændret markidentitet kan påvirke din sæsonopgørelse, og et afklaret produktnummer kan ændre, hvilke rækker du har samlet i den samme oversigt.

Gem en kort rettelsesnote med den berørte registrering, årsagen og den fil, der blev sendt videre. Dette er en foreslået arbejdsmetode. Den gør det muligt at forklare en forskel mellem to udleveringer uden at bede modtageren genskabe hele forløbet ud fra løse beskeder.

Ved en opdaget fejl i en allerede afleveret kundekopi bør kontaktpersonen kunne finde den oprindelige version og den korrigerede kopi. Brug tydelige versionsnavne i jeres egen mappe og skriv, hvilken aflevering kollegaen skal læse. Undgå en række filer, som alle blot hedder endelig.

Elektronisk føring og SJI er særskilte afslutninger

Miljøstyrelsen beskriver SJI som et system til både føring og indberetning med MitID Erhverv. Ved indberetning gennem et understøttet markstyringssystem gives den beskrevne fuldmagt i SJI til organisationen og IT-systemet.

En elektronisk fil i virksomhedens mappe dokumenterer derfor ikke alene, at en SJI-indberetning er afsluttet. Udpeg særskilt, hvem der laver sæsonopgørelsen, hvem der har adgang, og hvem der afleverer. Brug SJI-guiden til den konkrete portalvej og opgørelsesniveauerne.

Den første komplette elektroniske journal for jordbrugsvirksomheders planperiode 2026/27 skal foreligge senest 31. januar 2028. Løbende føring uden unødigt ophold består som en selvstændig opgave. Se de fulde tidslinjer i deadlineguiden.

Genfind filen efter sæsonen

Bekendtgørelsen kræver mindst tre års opbevaring. Vejledningen beskriver for jordbrugere tre fulde afsluttede planperioder plus den igangværende. Kontrolinstruksen gennemgår udlevering af den fulde journal.

Lav en genfindingsøvelse, mens oplysningerne stadig er lette at forklare. Lad en kollega finde én markbehandling, et relevant bilag og den tilhørende kunderapport fra en afsluttet periode. Skriv ned, hvor filnavne, mappestruktur eller enhedsbetegnelser gav problemer.

Ved programskifte kan samme øvelse bruges på de udleverede filer. Åbn materialet på den modtagende side og læs flere forskellige registreringer. Kontrollér æ, ø og å, lange stednavne, decimaler og produktnumre. Hold især øje med oplysninger, der tidligere kun blev vist som en forklaring på skærmen.

En læseprøve før aflevering

Send en øvefil til den kollega, som normalt modtager sæsonmaterialet. Bed vedkommende angive, hvilke felter der kunne sorteres, hvilke overskrifter der var uforståelige, og hvilke bilag der manglede en tydelig forbindelse til en behandling. Brug observationerne til at justere jeres filforklaring.

Gennemgå også skrivebeskyttelse og aftalen om redigering. Hvis modtageren alene skal læse materialet, så angiv, hvor spørgsmål og præciseringer skal sendes hen. Hvis vedkommende skal rette arbejdskopien, så aftal, hvem der samler ændringerne. Undgå parallelle uafstemte rettelser i samme sæsonmateriale.

Afleveringsbeskeden kan forklare journalens afgrænsning: virksomhed, arbejdssteder, periode og medfølgende eksterne rapporter. Lad beskeden pege på de faktiske filer med genkendelige navne. En ny medarbejder bør kunne genoptage arbejdet ud fra beskeden, selv om den oprindelige registreringsansvarlige er fraværende.

Brug app-guiden som hjælp til at afprøve dine nuværende muligheder.