En maskinstation skal føre og opbevare sprøjtejournal for de pesticidanvendelser, den udfører for kunder. Den skal også overdrage kopi eller data til kunder, som selv er omfattet af journalpligten. Fra 1. august 2026 skal både udførerens og kundens CVR fremgå af de relevante behandlinger. [1][2]
En brugbar arbejdsgang begynder derfor allerede ved oprettelse af kundeopgaven. Den forbinder kunden, det behandlede sted, den udførte anvendelse og den senere kundekopi. Nedenfor gennemgås identifikation, føring, overdragelse og kontrol som hver sin opgave.
Opret opgaven med to virksomhedsidentiteter
§ 3, stk. 2, kræver CVR for den virksomhed, på hvis arealer der anvendes pesticider, samt CVR for den professionelle bruger, når denne er en anden virksomhed. § 10, stk. 3, fastsætter ikrafttrædelsen for den eksterne udførers CVR til 1. august 2026. [1]
Skriv i dit eget opgavekort, hvem der er kunde, og hvem der udfører arbejdet. Hold faktureringskontakt, stedbetegnelse og virksomhedsidentitet læseligt adskilt. Ved en senere afklaring skal kontoret kunne finde den rette behandling uden alene at kende navnet på den medarbejder, der bestilte den.
Vejledningen oplyser, at en ejer uden CVR i stedet får adressen anført i det pågældende felt. Denne konkrete vejledning er relevant ved arbejdet med forskellige kundetyper; den ændrer ikke kravet om, at den udførende virksomhed fører sin journal. [2]
Egen journal eller direkte adgang til kundens system
Hvis maskinstationen har fået delegeret adgang til kundens journal, kan føringen ske direkte der. Uden sådan adgang beskriver vejledningen føring i maskinstationens egen journal i et tilladt format. Egen opbevaring og mulighed for at fremvise de udførte behandlinger gælder stadig. [2]
I en fælles journal skal det være tydeligt, hvilke behandlinger maskinstationen har udført. Vejledningen omtaler udtræk eller markeringer, som adskiller dem fra kundens egne behandlinger. Fra 1. august 2026 skal den digitale journal vise de to CVR-numre. [2]
Lav en intern prøve, hvor en kollega finder alle maskinstationens anvendelser hos en opdigtet kunde og derefter kun en bestemt periode. Læs udtrækket uden at åbne den oprindelige registreringsvisning. Skriv ned, hvilke forklaringer der manglede, og brug dem til at forbedre jeres opgavebeskrivelse.
Stedbetegnelsen skal kunne genkendes af begge parter
Journalen anvender kundens unikke mark-id eller marknummer, hvor arealet kan identificeres gennem Fællesskema. Når dette ikke er muligt, tillader bekendtgørelsen en anden identificerbar betegnelse, eksempelvis eget areal-id, væksthusnummer, matrikelnummer, adresse eller vejstrækning. [1]
Afstem derfor kundens markliste med førerens arbejdsordre inden journalen samles. Hvis begge parter bruger forskellige navne på samme sted, kan en lille navnenøgle forbinde dem. Brug den som praktisk støtte, så efterfølgende telefoniske spørgsmål kan pege på samme opgave.
Ved en delbehandling skal det faktiske behandlede omfang stadig fremgå. For de relevante jordbrugskategorier indgår desuden hele markens størrelse. Bevar betydningen af begge tal, når oplysninger kopieres fra kundens markplan til arbejdsrapporten. [1][2]
Registrer det udførte arbejde uden unødigt ophold
Den generelle føringsregel er registrering uden unødigt ophold. Miljøstyrelsen fortolker det som udgangspunkt som samme dag, mens en anden vurdering afhænger af sagens konkrete omstændigheder. En senere fakturering udskyder ikke denne oprindelige registrering. [2]
Produktnavn, registreringsnummer, dato, dosis, behandlet størrelse og afgrøde skal kunne læses sammen med lokaliseringen. Vækststadie og starttidspunkt tilføjes i de situationer, hvor anvendelsesbetingelserne gør dem relevante. [2]
Brug feltguiden som fælles udgangspunkt mellem fører og kontor. Afklar en utydelig enhed eller produktbetegnelse, mens den udførende person kan forklare opgaven. Saml eventuel korrigerende besked med den række, den vedrører.
Hvem modtager kundekopi?
Vejledningen kræver kopi eller data til den ejer eller virksomhed, som har indgået aftalen, når kunden er omfattet af journalpligten. Eksemplerne er jordbrugere, kommuner, regioner og baneselskaber. [2]
Ved arbejde for en privat haveejer i en villahave beskriver vejledningen derimod ingen pligt til at overdrage kundekopi. Den udførende entreprenør fører og opbevarer fortsat journal over sine professionelle anvendelser. Hold derfor vurderingen af modtagerpligten adskilt fra virksomhedens egen dokumentation. [2]
| Kundetype i vejledningens eksempler | Overdragelse af journaldata |
|---|---|
| Journalpligtig jordbrugsvirksomhed | Kopi eller data til kunden |
| Kommune, region eller baneselskab | Kopi eller data til kunden |
| Privat villahaveejer | Ingen overdragelsespligt i det beskrevne eksempel |
Tabellen gengiver myndighedens kundeskel. Den interne leveringsaftale kan samtidig beskrive format, modtager og kontaktperson, så kontoret ved, hvordan den relevante kopi skal afleveres. [2]
Hvornår overdrages oplysningerne?
Overdragelsen skal ske uden unødigt ophold. I vejledningens landbrugseksempel anses månedlig udlevering, eksempelvis sammen med fakturering, som tilstrækkelig. Direkte løbende føring i kundens app omtales som en fordelagtig mulighed og er ikke et krav. [2]
For eksempelvis kommuner, regioner og baneselskaber beskriver vejledningen, at længere intervaller end en måned også kan være tilstrækkelige. De konkrete oplysninger skal fortsat kunne fremskaffes ved myndighedskontrol. Brug ikke et faktureringsinterval som begrundelse for, at materialet ikke kan findes. [2]
Lav en intern leveringsoversigt med kunde, periode, filnavn og modtager. En kollega kan dermed se, hvilke opgaver der er indeholdt i en sendt kopi. Hvis en kunde modtager både arbejdsrapport og faktura, så beskriv hvilken fil der er selve journalunderlaget.
Opbevar virksomhedens egen dokumentation
Maskinstationer og entreprenører skal opbevare journalerne over deres udførte behandlinger i mindst tre år. Vejledningen omtaler egen opbevaring særskilt fra kundens kopi. Et leveret dokument gør derfor ikke den interne dokumentpakke overflødig. [1][2]
Gem en sæson- eller kundeoversigt, som en anden medarbejder kan bruge. Tilføj henvisninger til supplerende dokumentation, hvis arbejdet krævede det. En mundtlig forklaring om, at oplysningerne findes på førerens telefon, er en svag intern organisering, hvis ingen andre kan finde dem.
Ved systemskift kan kontoret prøve en afsluttet kundeperiode som udleveringsøvelse. Sammenlign oprindelig rapport og eksporteret fil for lang produkttekst, decimaler, mark-id og de to CVR-numre. Skriv de konstaterede forskelle i en overgangsnote til den ansvarlige for materialet.
Supplerende afdriftsdokumentation skal følge opgaven
Kontrolinstruksen kræver dokumentation for hver behandling, hvor afdriftsreduktion er udnyttet til at reducere afstandskrav. Den nævner blandt andet produkt, sprøjtefører, procentklasse, dysefabrikat, dyse og højeste anvendte tryk. [3]
Når maskinstationen udfører arbejdet, bør den organisatoriske overdragelse også gøre det tydeligt, hvilket dysebilag der hører til hvilken behandling. Brug en entydig opgavehenvisning i din leveringsliste. Dyseguiden gennemgår de officielle supplerende felter. [3]
Hold en eventuel generel maskinoversigt adskilt fra oplysningerne om den aktuelle udbringning. En liste over det udstyr, virksomheden ejer, fortæller ikke alene, hvilket udstyr der blev brugt ved en bestemt kundeopgave.
Forbered både kundens og egen kontrol
Kontrolinstruksen har et særskilt afsnit om maskinstationer. Her undersøges journalføring for egne arealer og kundevirksomheder samt overdragelse til kunderne. Der udtages en journalstikprøve med kontrol af udfyldelse og lovlige midler til afgrøden. [3]
Hos en jordbruger, hvis nabo eller maskinstation har journalen, beskriver instruksen fremsendelse inden tre dage efter kontrolbesøget. Den generelle vejledning fremhæver samtidig udlevering straks eller fremskaffelse samme dag eller hurtigst muligt derefter. Tilrettelæg derfor adgangen, så kunden kan reagere under besøget. [2][3]
Lav en opgaveliste over, hvem kunden kontakter i arbejdstiden, og hvem der kan finde den fulde fil. Medtag både den faglige kontakt og en person, som kan håndtere praktisk udlevering, hvis den oprindelige fører er optaget af andet arbejde.
Rettelser efter en leveret kundekopi
Hvis en faktisk registrering skal præciseres, så beskriv i din interne besked, hvilken behandling der ændres. Henvis til kunde, sted og behandlingsdato. Send en forståelig ny kopi efter jeres aftalte procedure, og marker hvilken tidligere aflevering den vedrører.
Sammenhold også ændringen med den kundesammenstilling, som rådgiveren eller jordbrugeren bruger til SJI. Årsopgørelsen skal fortsat afspejle det relevante forbrug på mark-, hus- eller afgrødeniveau. [1][2]
En opdigtet overdragelsesøvelse kan være enkel: Kontoret modtager en præcisering af arealet, finder den oprindelige arbejdsrapport, opdaterer øveposten og sender en ny øvekundekopi. En anden medarbejder forklarer derefter sammenhængen ud fra de gemte dokumenter. Øvelsen tester jeres arbejdsgang uden at oprette virkelige behandlinger.
Brug SJI-guiden til årsafleveringen, skemaoversigten til de officielle blanketter og kontrolguiden til den samlede dokumentpakke.
Forskellige kunder kræver forskellige stedbeskrivelser
Bilag 7 beskriver entreprenørarbejde på grønne arealer og befæstede flader. Lokationseksemplerne omfatter havneanlæg, transformatorstation, plads, torv, park og flyveplads. Overfladen angives særskilt, eksempelvis rekreativt græsareal, boldbane eller fortov. [2]
For baneselskaber beskriver bilag 9 en strækning fra et sted til et andet eller geolokalisering. Ved pletvis sprøjtning opmåles eller skønnes den behandlede størrelse. Stationsarealer kan beskrives som en anden lokationstype inden for den samme kundes opgaver. [2]
Lav kundeoprettelsen, så disse betegnelser kan rumme den virkelige anvendelse. En markliste fra en landbrugskunde er ikke nødvendigvis et egnet udgangspunkt for kommunens parker. Giv kontoret en lokationsfortegnelse, der følger den aftalte opgave, og lad den praktiske betegnelse gå igen i overdragelsesoversigten.
Specialarbejde med varer og anlæg
Vejledningen omfatter også mobile og stationære bejdseanlæg. Journalen angiver behandlingssted, dato, vare og behandlet mængde i kilogram eller ton. Hvis flere anlæg findes på samme adresse, angives hvilket anlæg behandlingen vedrører. [2]
Ved behandling af lagre og siloer beskriver bilag 11 både rum og varer. Den relevante enhed kan være kubikmeter, ton vare eller kvadratmeter. Eksemplerne omfatter tom silo, opbevaringskasser, korn, frugt og kartofler, afhængigt af pesticidets anvendelse. [2]
Hvis sådanne opgaver indgår i virksomheden, bør rapportens overskrift vise arbejdets art. Lad ikke en automatisk gentaget hektarenhed skjule, at den udførte behandling vedrørte en varemængde eller et rum. Sammenhold enheden med det relevante branchebilag før kopien afleveres.
Skriv en overdragelsesnote, som kunden kan bruge
En praktisk ledsagebesked kan angive virksomhed, periode og hvilke opgaver filen omfatter. Beskriv hvor en eventuel korrektion findes, og hvem kunden kan kontakte om den oprindelige behandling. Hold beskeden kort nok til, at kundens kontor faktisk kan bruge den som indgang til materialet.
Når en kunde selv udfører noget af sprøjtearbejdet, kan overdragelsesoversigten forklare, hvilke rækker der stammer fra maskinstationen. De officielle oplysninger om udfører og de to CVR-numre skal samtidig fremgå i journalen efter reglerne. [1][2]
Prøv overdragelsen med en kollega, som ikke var med på opgaven. Lad vedkommende finde en valgt anvendelse, forklare produktdosisens enhed og udpege det relevante bilag. Noter tvetydige forkortelser eller ufuldstændige stedhenvisninger, og ret arbejdsgangen dér, hvor uklarheden opstod.
Luk ikke en opgave alene ved fakturering
Føringen af den udførte anvendelse sker uden unødigt ophold. Månedlig udlevering sammen med fakturaen er den særskilte overdragelsesmulighed i vejledningens landbrugseksempel. Det er nyttigt at lade jeres interne statusord forklare denne forskel. [2]
En opgave kan eksempelvis være registreret, afklaret og udleveret som tre organisatoriske trin. Brug egne betegnelser, som kollegerne forstår, og hold dem uden for de officielle produkt- og dosisfelter. Denne opdeling hjælper kontoret med at finde de rapporter, der endnu mangler at blive sendt.