Το ημερολόγιο ψεκασμών είναι το αρχείο των πραγματικών εφαρμογών φυτοπροστατευτικών προϊόντων. Η ελληνική εγκύκλιος 2538/23216 της 12ης Μαρτίου 2012 υπενθυμίζει στους επαγγελματίες χρήστες ελάχιστη τριετή διατήρηση και πληροφορίες για προϊόν, χρόνο, δόση, περιοχή και καλλιέργεια. Ο κανονισμός 2023/564 εξειδικεύει περιεχόμενο, ηλεκτρονική μορφή και πρόσβαση στις καταγραφές. [1][2]
Αυτός ο οδηγός οργανώνει τη διαδρομή από την πρώτη σημείωση μέχρι την παράδοση του φακέλου. Επιλέξτε την εργασία που χρειάζεστε από τις επόμενες ενότητες και χρησιμοποιήστε τις συνδεδεμένες σελίδες για τη λεπτομερή διαδικασία.
Επιλέξτε τη σωστή διαδρομή
| Η κατάσταση της εκμετάλλευσης | Οδηγός και συγκεκριμένο αποτέλεσμα |
|---|---|
| Έχετε τετράδιο ή παλαιό έντυπο και χρειάζεστε πλήρη πεδία | Συμπλήρωση ημερολογίου: πίνακας αντιστοίχισης και διαφορετικοί τύποι εφαρμογών |
| Μεταφέρετε σημειώσεις σε υπολογιστή ή συγκρίνετε εφαρμογές | Ηλεκτρονική οργάνωση: μορφή, ευρωπαϊκές μεταβατικές επιλογές και δοκιμή εξαγωγής |
| Συγκεντρώνετε έγγραφα για ΔΑΟΚ ή πελάτη | Φάκελος ελέγχου: παραστατικά, αναφορές και παράδοση αντιγράφων |
| Χρησιμοποιείτε συγκεκριμένη έκδοση GLOBALG.A.P. | Καταγραφές πιστοποίησης: παρουσίαση των κριτηρίων IFA Smart v6.0 Sep22 |
Αναγνωρίστε το έγγραφο που κρατάτε
Η ονομασία του επίσημου ελληνικού εγγράφου είναι «Καταγραφή χρήσης φυτοπροστατευτικών προϊόντων». Η εγκύκλιος δέχεται ημερήσια ή εβδομαδιαία ημερολόγια όταν περιέχουν τις πληροφορίες που απαριθμεί. Αναφέρει επίσης ειδικά έντυπα πιστοποίησης, όπως AGRO 2 και GlobalGap, υπό την ίδια προϋπόθεση περιεχομένου. [1]
Στην εσωτερική σας οργάνωση, δώστε σε κάθε αρχείο τίτλο που εξηγεί τι περιέχει. Ένα ευρύτερο ημερολόγιο αγρού μπορεί να στεγάζει διαφορετικές εργασίες της εκμετάλλευσης. Ξεχωρίστε τις εγγραφές εφαρμογών φυτοπροστατευτικών προϊόντων και συνδέστε τες με τις υπόλοιπες σημειώσεις μέσω αναγνωρίσιμων αναφορών. Έτσι η αναζήτηση μιας εφαρμογής δεν εξαρτάται από το πού θυμάται ο καθένας ότι την έγραψε.
Στο τέλος της εγκυκλίου υπάρχει κενός πίνακας πέντε επικεφαλίδων. Πρόκειται για το επίσημο υπόδειγμα του συγκεκριμένου εγγράφου του 2012. Η σελίδα συμπλήρωσης δείχνει το απευθείας PDF και αντιστοιχίζει τις παλιές επικεφαλίδες με τις αναλυτικότερες πληροφορίες του ευρωπαϊκού παραρτήματος. [1][2]
Δώστε προτεραιότητα στον επαγγελματία χρήστη
Η ελληνική εγκύκλιος αναφέρεται σε παραγωγούς–επαγγελματίες χρήστες φυτοπροστατευτικών προϊόντων. Το κριτήριο της συγκεκριμένης υποχρέωσης είναι η επαγγελματική χρήση. Στον φάκελο μιας εκμετάλλευσης, εντοπίστε ποιος εκτέλεσε την εργασία και ποιος παραλαμβάνει τα στοιχεία της. [1]
Για υπηρεσίες προς άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το άρθρο 4 του 2023/564 προβλέπει πρόσβαση στα αρχεία ή αντίγραφο προς τον συμβαλλόμενο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση ή περιορισμούς. Οργανώστε αυτή την παράδοση από την αρχή της συνεργασίας: αναφορά εργασίας, παραλήπτης, αντιστοίχιση εφαρμογών και τελικό αρχείο. [2]
Προτείνουμε στους υπευθύνους να περιγράφουν ξεχωριστά τον ρόλο κάθε προσώπου. Άλλο πρόσωπο μπορεί να εκτελεί την εφαρμογή και άλλο να μεταγράφει τη σημείωση στο γραφείο. Φροντίστε η μεταγραφή να διατηρεί την ταυτότητα του πραγματικού συμβάντος και να συνοδεύεται από την αρχική πληροφορία που τη στηρίζει.
Οργανώστε τις βασικές πληροφορίες γύρω από ένα συμβάν
Το παράρτημα του 2023/564 χωρίζει το είδος χρήσης, την ταυτότητα προϊόντος, τον χρόνο, τη δόση, τη θέση, το επεξεργασμένο μέγεθος και την καλλιέργεια ή περίσταση χρήσης. Προβλέπει διαφορετική περιγραφή για επιφάνειες, κλειστούς χώρους και σπόρους ή φυτικό αναπαραγωγικό υλικό. [2]
| Πληροφορία | Ερώτηση που απαντά η εγγραφή |
|---|---|
| Όνομα και αριθμός άδειας | Ποιο ακριβώς προϊόν χρησιμοποιήθηκε; |
| Ημερομηνία και σχετική ώρα | Πότε έγινε η εφαρμογή; |
| Δόση με μονάδα αναφοράς | Πώς εκφράζεται η χρησιμοποιημένη ποσότητα; |
| Θέση και τμήμα | Πού εντοπίζεται το αντικείμενο της εργασίας; |
| Επεξεργασμένο μέγεθος | Πόση επιφάνεια, όγκος ή ποσότητα υλικού αφορούσε; |
| Καλλιέργεια ή περίσταση | Σε ποιο αντικείμενο χρήσης αντιστοιχεί η επέμβαση; |
Οι κατηγορίες προέρχονται από το παράρτημα. Η μορφή ερωτήσεων είναι βοήθημα ανάγνωσης της σύνταξης του Leafwrit. Χρησιμοποιήστε τες για να ελέγξετε αν ένας συνάδελφος μπορεί να εξηγήσει την εγγραφή μόνο από το αρχείο. [2]
Κρατήστε τις μονάδες και τις προϋποθέσεις ορατές
Για επιφανειακές εφαρμογές το ευρωπαϊκό κείμενο περιγράφει ποσότητα προϊόντος ανά εκτάριο και αριθμό επεξεργασμένων εκταρίων. Για κλειστούς χώρους αναφέρεται σε ποσότητα ανά κυβικό ή τετραγωνικό μέτρο και στον αντίστοιχο επεξεργασμένο όγκο ή εμβαδόν. Για σπόρους περιγράφει ποσότητα ανά χιλιόγραμμο, τόνο ή αριθμό σπόρων. Οι υποσημειώσεις επιτρέπουν κατάλληλες προσαρμογές μονάδων. [2]
Γράψτε λοιπόν τη μονάδα δίπλα στο όνομα της στήλης, ειδικά όταν η εκμετάλλευση εργάζεται με στρέμματα. Προτείνουμε διαφορετικές επικεφαλίδες για δόση και συνολική ποσότητα, καθώς και χωριστή περιγραφή του πραγματικά επεξεργασμένου τμήματος. Διατηρήστε τον ίδιο ορισμό των στηλών όταν ανταλλάσσετε αρχεία με εργολάβο ή γεωπόνο.
Η ώρα έναρξης και το στάδιο ανάπτυξης BBCH είναι πληροφορίες που το παράρτημα συνδέει με τις σχετικές περιστάσεις χρήσης, όπως χρονικούς περιορισμούς ή περιορισμούς σε στάδια ανάπτυξης. Η αναλυτική συμπλήρωσή τους παρουσιάζεται στον οδηγό πεδίων. [2]
Συνδέστε ελιά, αμπέλι και βαμβάκι με το πραγματικό αρχείο
Για έναν επαγγελματία που καταγράφει εφαρμογή σε ελαιώνα ή αμπελώνα, η γενική βάση πληροφοριών παραμένει προϊόν, χρόνος, δόση, περιοχή και καλλιέργεια. Στο ευρωπαϊκό παράρτημα η εφαρμογή σε επιφάνεια συνδέεται με συγκεκριμένο προσδιορισμό θέσης και επεξεργασμένο μέγεθος. Χρησιμοποιήστε την πραγματική ονομασία και αντιστοίχιση του αγροτεμαχίου στη συγκεκριμένη εγγραφή. [1][2]
Το δελτίο της ΠΕ Έβρου για τη βαμβακοκαλλιέργεια του 2024 περιλαμβάνει χωριστή ενότητα εφαρμογών. Υπενθυμίζει τήρηση των αναγραφομένων στην ετικέτα, διατήρηση συνταγών επί τριετία, καταγραφή ημερομηνιών χρήσης και αρχείο εντύπων ηλεκτρονικής καταχώρισης προμήθειας. Αυτές οι οδηγίες φέρουν το συγκεκριμένο τοπικό και χρονικό πλαίσιο του δελτίου. [3]
Ως πρακτική φακέλου, αποθηκεύστε το πλήρες δελτίο με τον τίτλο, την καλλιέργεια και την περίοδό του. Συνδέστε την πραγματική σας παρατήρηση και εφαρμογή με τα έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν εκείνη τη στιγμή. Μην αντιγράφετε παρατηρήσεις προσβολών άλλης περιοχής ή περιόδου στη θέση μιας δικής σας καταγραφής.
Διατηρήστε την ημερομηνία εφαρμογής μέσα στην ψηφιακή διαδικασία
Το άρθρο 3 ζητά καταγραφή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Όταν η αρχική εγγραφή δεν είναι στον προβλεπόμενο ηλεκτρονικό μορφότυπο, προβλέπει διαφορετικό στάδιο μετατροπής. Στο ενοποιημένο κείμενο υπάρχουν επίσης δυνατότητες εθνικών μεταβατικών επιλογών πριν από το 2027 και το 2030. Ο οδηγός ηλεκτρονικής οργάνωσης παρουσιάζει χωριστά τον ευρωπαϊκό κανόνα και αυτές τις δυνατότητες. [2]
Για τη μεταγραφή προτείνουμε μια σαφή ροή εργασίας: αρχική σημείωση, καταχώριση στα κατάλληλα πεδία, αντιπαραβολή και εξαγωγή. Δώστε σε κάθε στάδιο συγκεκριμένο υπεύθυνο. Συγκρίνετε ένα δείγμα εγγραφών μετά την εξαγωγή και διατηρήστε το αρχικό αρχείο πριν από κάθε αλλαγή συστήματος.
Προετοιμάστε διατήρηση και αναζήτηση
Η εγκύκλιος υπενθυμίζει διατήρηση του αρχείου χρήσης επί τουλάχιστον τρία έτη και διάθεση των πληροφοριών στις αρμόδιες υπηρεσίες κατόπιν αιτήματος. Η δυνατότητα εύρεσης μιας παλαιότερης εγγραφής χρειάζεται επομένως οργάνωση του ίδιου του υλικού που κρατάτε. [1]
Προτείνουμε χωριστά ευρετήρια ανά περίοδο και σταθερή αντιστοίχιση θέσεων. Αποθηκεύστε μαζί το αρχείο εφαρμογών, τις αρχικές σημειώσεις και τις διευκρινίσεις που εξηγούν αλλαγές. Όταν αλλάζει ο υπεύθυνος της καταχώρισης, παραδώστε και τον κατάλογο των ονομασιών που χρησιμοποιεί η εκμετάλλευση.
Κάντε μια πρακτική δοκιμή: ζητήστε από συνεργάτη να εντοπίσει εφαρμογή συγκεκριμένης περιόδου και αγροτεμαχίου χωρίς βοήθεια. Σημειώστε ποια αναφορά τον οδήγησε στο σωστό αρχείο και ποιο συνημμένο εξήγησε την ταυτότητα του προϊόντος. Διορθώστε τις ασαφείς ονομασίες που αποκαλύπτει η άσκηση.
Προσθέστε τις απαιτήσεις του δικού σας σχήματος
Η έκδοση IFA Smart v6.0 Sep22 για φρούτα και λαχανικά ζητά, μεταξύ άλλων, αιτία εφαρμογής, εξοπλισμό, ονόματα εφαρμοστή και τεχνικά υπεύθυνου, καθώς και τοπικές καιρικές συνθήκες για τις σχετικές εφαρμογές. Ο οδηγός GLOBALG.A.P. αντιστοιχίζει αυτά τα πεδία με το ονομασμένο κείμενο. [4]
Για μια εκμετάλλευση που συνεργάζεται με φορέα πιστοποίησης, προτείνουμε να σημειώνεται η έκδοση των απαιτήσεων δίπλα στον αντίστοιχο φάκελο. Συνδέστε το πρόσθετο υλικό με τις πραγματικές εφαρμογές και κρατήστε χωριστά τα αιτήματα κάθε παραλήπτη. Με αυτό τον τρόπο το κοινό ιστορικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διαφορετικές οργανωτικές ανάγκες χωρίς να συγχέονται τα έγγραφα.
Ετοιμάστε απάντηση προς τη σωστή υπηρεσία
Ο κατάλογος οδηγιών του ΥΠΑΑΤ δημοσιεύει χωριστές αναφορές για καταγραφή χρήσης, διαδικασία ελέγχου παραγωγού–χρήστη και έντυπα ελέγχου. Η σελίδα συνταγογράφησης παραθέτει διαφορετικά εγχειρίδια ψηφιακών υπηρεσιών. Οι επίσημες ονομασίες βοηθούν να διατυπωθεί συγκεκριμένο διοικητικό ερώτημα. [5][6]
Πριν συγκεντρώσετε αρχεία για ΔΑΟΚ, καταγράψτε ποια περίοδο και ποια στοιχεία ζητά το πραγματικό αίτημα. Δώστε στο πακέτο ευρετήριο, κρατήστε την παραδοθείσα έκδοση και συνδέστε κάθε συμπληρωματική απάντηση με το έγγραφο που αποσαφηνίζει. Ο οδηγός προετοιμασίας ελέγχου παρουσιάζει αυτή τη διαδρομή μαζί με τα χρονολογημένα επίσημα τεκμήρια.
Χτίστε ευρετήριο εκμετάλλευσης πριν συγκεντρώσετε το εποχικό αρχείο
Προτείνουμε μια απογραφή των πηγών που δημιουργούνται γύρω από κάθε εργασία: πρωτογενές σημείωμα, ταυτότητα προϊόντος, αναφορά αγροτεμαχίου, έγγραφο προμήθειας και παράδοση παρόχου υπηρεσίας. Για καθεμία σημειώστε ποιος τη συντάσσει και ποιος την παραλαμβάνει. Δημιουργήστε απλή αντιστοίχιση ώστε να μη χρειάζεται αναζήτηση σε άσχετη αλληλογραφία όταν ζητηθεί συγκεκριμένη εφαρμογή.
Στη συνέχεια δώστε σε κάθε θέση συνεπή ονομασία και κρατήστε τις παλιές ονομασίες ως εσωτερικό υπόμνημα. Αν στο γραφείο χρησιμοποιείται αριθμός και στο χωράφι τοπωνύμιο, συνδέστε τα ρητά στο ευρετήριο. Η ευρωπαϊκή διάρθρωση διακρίνει εντοπισμό και επεξεργασμένο μέγεθος· χρησιμοποιήστε τη διάκριση για να αποφύγετε ένα ασαφές πεδίο που υποτίθεται ότι εξηγεί και τα δύο. [2]
Δοκιμή παράδοσης μεταξύ χειριστή και γραφείου
Για υποθετικό παράδειγμα επικοινωνίας, δημιουργήστε μια δοκιμαστική αναφορά χωρίς πραγματικά προϊόντα ή ποσότητες. Δώστε στον χειριστή μια επινοημένη ονομασία θέσης και στον καταχωριστή το αντίστοιχο ευρετήριο. Ζητήστε να μεταφέρουν την αναφορά σε κοινό πίνακα και να περιγράψουν τι θα χρησιμοποιούσαν ως αποδεικτικό για κάθε πληροφορία. Στο τέλος συγκρίνετε την αρχική περιγραφή με το αποτέλεσμα.
Καταγράψτε διακριτές δυσκολίες: συντομογραφία που δεν εξηγείται, μονάδα που λείπει, παραστατικό που δεν αντιστοιχίζεται, αναφορά πελάτη που έχει συντομευτεί. Διορθώστε το υπόμνημα ή τη διαδικασία παραλαβής και επαναλάβετε μόνο το σημείο που παρουσίασε ασυμφωνία. Η άσκηση αποτελεί πρόταση οργάνωσης του Leafwrit και δεν δημιουργεί νέα υποχρεωτικά πεδία.
Η ελάχιστη τριετής διατήρηση και η πρόσβαση των αρμόδιων υπηρεσιών περιγράφονται στην εγκύκλιο. Το άρθρο 4 του 2023/564 προσθέτει συγκεκριμένη πρόβλεψη πρόσβασης για τον συμβαλλόμενο επαγγελματία που εκτελεί εργασίες για άλλο πρόσωπο. Κρατήστε λοιπόν στο σχέδιο αρχειοθέτησης και τον τρόπο με τον οποίο θα βρεθεί ένα ήδη παραδομένο αντίγραφο. [1][2]
Πριν κλείσετε τη συγκέντρωση της περιόδου, ετοιμάστε κατάλογο παραδοτέων με σαφή ονομασία, περιεχόμενο και αντίστοιχο παραλήπτη. Διατηρήστε χωριστά την πραγματική εφαρμογή, το συνοδευτικό έγγραφο και τις μεταγενέστερες διευκρινίσεις. Ένας διάδοχος υπεύθυνος θα μπορεί να ακολουθήσει αυτή τη δομή χωρίς να ανακατασκευάζει προφορικά το ιστορικό της εκμετάλλευσης.
Στο επικεφαλίδιο της ελληνικής εγκυκλίου αναγράφονται η Γενική Διεύθυνση Φυτικής Παραγωγής, η Διεύθυνση Προστασίας Φυτικής Παραγωγής και το Τμήμα Γεωργικών Φαρμάκων. Στο εσωτερικό ευρετήριο προτείνουμε να διατηρείται η εκδούσα μονάδα μαζί με αριθμό πρωτοκόλλου και χρονολογία. Καταγράψτε ξεχωριστά τυχόν τηλεφωνική συνεννόηση, εισερχόμενη αλληλογραφία και τελική απάντηση, ώστε ο διάδοχος υπεύθυνος να παρακολουθεί την προέλευση του υλικού. [1]