Passeport phytosanitaire et suivi des végétaux au Luxembourg

Choisir le document selon le trajet

La demande de certificat phytosanitaire pour l’export couvre aussi le bois d’emballage comme les palettes.

L’ASTA doit pouvoir contrôler les marchandises lors de la délivrance des documents : contactez le service avec le lot disponible et le trajet prévu avant de fixer son départ. L’ASTA délivre ces certificats et documents au Luxembourg, et les demandes se déposent sur Guichet.lu. Une demande de lettre officielle d’autorisation est prévue pour l’introduction ou la circulation de végétaux et de produits végétaux à des fins d’essai ou scientifiques. Certains végétaux et produits végétaux, comme les plantes, fruits et légumes bruts, exigent un certificat ou un passeport pour leur transport international lorsque le pays de destination le demande.

Les fruits, légumes et autres produits végétaux transformés, comme les légumes surgelés ou les fruits coupés en morceaux, ne relèvent pas du certificat phytosanitaire : ils sont considérés comme des aliments et exigent un certificat sanitaire. Les palettes et autres emballages en bois ont besoin d’un certificat phytosanitaire, généralement remplacé par le cachet NIMP 15. Pour les végétaux issus d’espèces protégées par la convention CITES, un permis CITES s’ajoute au certificat phytosanitaire ; la demande de permis CITES concerne l’import ou l’export d’espèces protégées. Le document de communication intracommunautaire se demande aussi sur Guichet.lu pour les végétaux circulant dans l’Union avant une exportation vers un pays tiers.

Présentation et mentions A–D du passeport ordinaire

Le passeport ordinaire suit le schéma de l’annexe VII du règlement 2016/2031. La désignation « Passeport phytosanitaire / Plant Passport » figure en haut à droite. Elle associe une langue officielle de l’Union et l’anglais, séparés par une barre oblique lorsqu’ils diffèrent. Le drapeau de l’Union figure en haut à gauche, imprimé en couleur ou en noir et blanc.

Le passeport se distingue clairement de toute autre information ou marque figurant sur le même support. Il est facilement visible et clairement lisible, et ses informations sont permanentes et impossibles à modifier. Conservez la copie du document reçu dans votre dossier. Si un élément paraît erroné, demandez une version corrigée à l’émetteur, et ne créez pas d’image modifiée qui pourrait être confondue avec le passeport d’origine. Une annotation de travail peut rester séparée et décrire la question adressée au fournisseur.

La lettre A est suivie de la désignation botanique de l’espèce ou du taxon des végétaux ou produits végétaux ; la dénomination de l’objet est prévue lorsque pertinente et le nom de variété peut être ajouté. Confrontez cette mention à la marchandise annoncée sur la livraison : pour chaque plante, vérifiez que le nom botanique correspond à la désignation de livraison. Si votre stock utilise un nom abrégé, gardez une correspondance explicite dans votre suivi interne, et demandez une clarification lorsque deux lots présentent des désignations différentes sans explication.

La mention B rassemble le code à deux lettres de l’État membre d’enregistrement et le numéro d’enregistrement de l’opérateur, séparés par un trait d’union. Il s’agit de l’opérateur qui émet le passeport ou de celui pour lequel l’autorité compétente l’émet. Ce numéro identifie l’opérateur : ne le remplacez pas par votre référence de commande, un numéro de facture ou un code interne de parcelle.

La mention C correspond au code de traçabilité. Ce code peut être complété par une référence à un code-barres, un hologramme, une puce ou un autre support de données présent sur l’unité commerciale. Dans votre dossier, rattachez ce code au lot reçu et conservez une image lisible des éléments associés. Votre code interne peut figurer dans l’inventaire comme correspondance, sans être présenté comme la mention officielle C.

Pour certains végétaux destinés à la plantation, le code de traçabilité peut être omis sous les conditions de l’article 83. Ils doivent être prêts à la vente aux utilisateurs finaux sans préparation supplémentaire et sans risque de propagation des organismes réglementés concernés. Les types ou espèces exclus de cette exception doivent conserver leur code. Si la mention C manque sur votre lot, demandez au fournisseur sur quelle base elle a été omise.

La lettre D concerne l’origine : le nom du pays tiers ou le code à deux lettres de l’État membre d’origine, selon le cas. En cas de remplacement du passeport, D reprend aussi le numéro d’enregistrement de l’opérateur qui avait émis le passeport initial. Gardez cette information distincte du lieu où vous réceptionnez la marchandise et du pays d’enregistrement de l’opérateur mentionné en B ; si votre tableau comprend une colonne « fournisseur », ajoutez une colonne distincte pour l’origine.

Le passeport ordinaire, le passeport de zone protégée et les versions combinées avec certaines étiquettes de certification suivent des schémas distincts. Sur le passeport de zone protégée, le nom scientifique ou les codes des organismes de quarantaine de zones protégées concernés figurent immédiatement sous la désignation. Sur une version combinée avec une marque officielle pour semences, le passeport se place directement sur la marque conjointe et a la même largeur qu’elle. Seuls les opérateurs autorisés, sous supervision des autorités compétentes, ou ces autorités peuvent les émettre.

Pour les végétaux destinés à la plantation produits ou commercialisés comme matériels initiaux, de base ou certifiés, ou comme plants de pommes de terre initiaux, de base ou certifiés, le passeport figure de manière claire sur l’étiquette officielle. Un passeport phytosanitaire électronique est aussi possible, à condition de reprendre tous les éléments du passeport imprimé.

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Qui délivre le passeport et à quelles conditions

Un passeport phytosanitaire est exigé pour tous les végétaux destinés à la plantation, à l’exception des semences.

Un opérateur autorisé ne délivre un passeport que pour les végétaux, produits végétaux ou autres objets dont il est responsable, et seulement dans les installations, les entrepôts collectifs et les centres d’expédition placés sous sa responsabilité.

Le passeport n’est délivré que pour des végétaux exempts d’organismes de quarantaine de l’Union. Il suppose un examen minutieux, individuel ou sur des échantillons représentatifs, qui porte aussi sur le matériel d’emballage. L’opérateur autorisé effectue cet examen. Il comprend au minimum un examen visuel, et ses résultats sont enregistrés et conservés au moins trois ans.

L’autorité compétente autorise un opérateur professionnel à délivrer des passeports pour certaines familles, certains genres ou certaines espèces, s’il possède les connaissances nécessaires pour mener les examens et dispose de systèmes de traçabilité. L’opérateur appose le passeport sur l’unité commerciale, ou sur l’emballage, le paquet ou le conditionnement lorsque les végétaux sont emballés, avant leur introduction dans l’Union.

Certificat d’exportation : demande et contrôle du lot

Le certificat d’exportation émis au Luxembourg relève de l’ASTA. Indiquez à l’ASTA le pays destinataire, le nom botanique, la quantité et le lot, et demandez les exigences d’importation applicables. Faites préciser les instructions pour ce trajet et signalez tout changement de destination après le premier contact.

Le certificat atteste la conformité déclarée des végétaux ou produits végétaux aux règles phytosanitaires du pays importateur. En cas d’importation de végétaux ou de produits végétaux, un certificat phytosanitaire émis par l’Office National de Protection des Végétaux du pays exportateur est exigé. Lorsque le lot est importé, présentez avec votre demande les pièces du pays exportateur.

Semences traitées : identifier le lot et le produit

À la réception de semences traitées, identifiez le lot et conservez son étiquette avec les documents du fournisseur. Si vous réalisez ou commandez vous-même le traitement, préparez aussi le relevé de cette opération : l’information qui accompagne les semences traitées et l’enregistrement de l’utilisation d’un produit pour traiter des semences sont deux choses distinctes.

Les étiquettes et les documents qui accompagnent les semences traitées indiquent le nom du produit phytopharmaceutique de traitement, le nom des substances actives, les phrases types sur les précautions sanitaires et, le cas échéant, les mesures d’atténuation des risques prévues dans l’autorisation du produit (article 49 du règlement 1107/2009). Retrouvez ces mentions sur votre lot, et demandez au fournisseur le document d’accompagnement correspondant s’il manque, en faisant préciser le nom du produit et les substances actives. Classez la réponse avec la demande d’origine : un message qui ne parle que de la variété mérite une relance s’il ne permet pas de retrouver le traitement.

Avant d’ouvrir les sacs, présentez à la personne qui fera le semis les consignes qui accompagnent les semences. Cherchez dans les documents effectivement remis les passages sur la manipulation, le semis et la protection des personnes et de l’environnement.

L’annexe du règlement 2023/564 prévoit ces rubriques pour le traitement de semences ou de matériel de reproduction végétale, comme les pommes de terre de semence.

Demandez à l’intervenant chaque rubrique de ce tableau. Notez aussi le dénominateur de la dose qu’il vous communique (par kilogramme, par tonne ou par nombre de graines) pour rapprocher les consommations de la quantité de semences traitée. Au moment de reporter le traitement dans le registre phytosanitaire, gardez le type d’opération et les unités propres aux semences.

Conserver la traçabilité des unités commerciales

Notez, pour chaque unité commerciale, les opérateurs professionnels qui vous l’ont fournie et ceux auxquels vous l’avez livrée.

Un opérateur professionnel qui fournit des végétaux soumis à des exigences de l’Union conserve pour chaque unité commerciale la documentation qui permet d’identifier les opérateurs auxquels il l’a fournie. Les opérateurs professionnels gardent cette documentation au moins trois ans à compter de la fourniture ou de la réception des végétaux concernés.

Lorsqu’une unité commerciale est divisée en deux ou plusieurs nouvelles unités, chacune reçoit un nouveau passeport, émis par l’opérateur autorisé responsable ou par l’autorité compétente, sous les conditions de remplacement. Le passeport remplacé, ou son contenu, est conservé au moins trois ans, y compris les informations des supports de traçabilité associés.

Prochaine étape

Les demandes de certificat et de passeport phytosanitaires se déposent sur Guichet.lu, à partir de la démarche certificat et passeport de l’ASTA. Les rubriques d’un traitement de semences s’inscrivent au registre phytosanitaire.