Za pregled uporabe FFS pripravite zapise tretiranj, pripadajoče račune ali dobavnice, utemeljitve odločitev in podatke o uporabnikih ter napravah. UVHVVR zahteva predložitev podatkov o uporabi na zahtevo, pravilnik pa izrecno določa vpogled fitosanitarnega inšpektorja v račune ali dobavnice. Dosje uredite tako, da lahko pokažete celoten dogodek od nabave sredstva do njegove dejanske uporabe. [1][2][3]
Kaj obsega nadzor na področju FFS
Večletni nacionalni načrt uradnega nadzora 2025–2029 med cilji področja FFS našteva nadzor uporabnikov in ustreznega izvajanja integriranega varstva rastlin. Vključuje tudi skladiščenje, skladnost sredstev v prometu in preprečevanje vnosa ter uporabe nedovoljenih FFS. Priprava zato zajema več kot lepo urejeno končno preglednico. [4]
V lastni organizaciji določite, kdo poišče tretiranja, kdo ima nabavno dokumentacijo in kdo pojasni uporabljeno napravo. Pripravite kratek kazalnik map, ki ga lahko uporablja nadomestni sodelavec. V njem uporabite dejanska mesta hrambe in jasne nazive, da dokumentacija ni odvisna od spomina samo ene osebe.
Načrt nadzora uporabite za razumevanje področij. Svojega datuma obiska ali pogostosti pregledovanja iz njega ne izračunavajte. Za obravnavano zahtevo sestavite seznam konkretno zaprošenih podatkov in obdobja ter ga povežite z obstoječimi zapisi. Tako bo jasno, kateri del dosjeja ste pripravili za prejemnika.
Osnovni sklop: uporaba na prepoznavni lokaciji
Uradni XLSX pri površinski uporabi ločuje sredstvo z dovoljenjem, datum, po potrebi začetni čas, odmerek, lokacijo, obseg ter kulturo oziroma situacijo. Za mesto omogoča GERK-PID ali njegov del oziroma katastrsko občino in številko parcele ali del. Pri zaprtem objektu in semenu uporablja druge enote obsega. [5]
Pred izpisom odprite več različnih dogodkov. Izberite celotno parcelo, delno obravnavano zemljišče in mešanico več sredstev. V vsaki vrstici preverite, ali je ohranjena identiteta pripravka ter ali količina pomeni odmerek ali skupno porabo. Povezava z lokacijo naj omogoča razumeti dejanski obseg dela.
Kmetijski PDF pri mešanicah zahteva vsako sredstvo v svoji vrstici z vsemi podatki. Skupna oznaka storitve na računu zato ne more pojasniti sestavin tretiranja. Izvorno poročilo uredite ob ustreznih vrsticah. Podroben pregled polj je na strani o izpolnjevanju evidence FFS. [6]
Nabavna sled in ločena izhodišča hrambe
Pravilnik v 17. členu določa, da poklicni uporabnik račune ali dobavnice hrani najmanj tri leta od nakupa ter jih na zahtevo pokaže fitosanitarnemu inšpektorju. Spremenjeni 19. člen zakona določa sledljivost vsakega FFS od nakupa do uporabe. Za podatke uporabe 44.b člen določa tri leta po letu uporabe. [2][3]
| Listina ali podatek | Časovno izhodišče v navedenem predpisu | Povezava v dosjeju |
|---|---|---|
| Račun ali dobavnica | Nakup | Nabavni dogodek in sredstvo |
| Podatek o uporabi | Leto uporabe | Tretiranje, lokacija in izvajalec |
| Utemeljitev in ocena ukrepov | Odločitev ter zaključek rastne sezone | Isti ukrep in njegovo opažanje |
Razlike med prvima rokoma določata zakon in pravilnik, povezavo utemeljitve z oceno pa 6. člen pravilnika. Pri svojem seznamu hrambe zato ohranite poimenovanje, kaj predstavlja datum ob dokumentu. [3][2]
Račun shranite v prepoznavni nabavni mapi in zabeležite sklic v seznamu uporabljenih sredstev. Pri sezonskem arhivu ohranite možnost iskanja tudi po starejšem trgovskem imenu. Selitev na novo napravo ali drugačno razporeditev map naj ne prekine razumevanja zgodovinske uporabe.
Utemeljitev uporabe ter uspešnost
Pravilnik zahteva utemeljitev vsake uporabe FFS ter podatke o preventivnih ukrepih in metodah integriranega varstva rastlin. Ocena uspešnosti se opravi ob koncu rastne sezone. Pri opazovanju poklicni uporabnik ocenjuje škodljive organizme in plevele ter upošteva informacije o pragovih škodljivosti, če obstajajo. [2]
Pripravite skupino dokazil, ki pojasni konkretno odločitev: zapis opažanja, lokacijo, morebitno prognostično obvestilo in povezavo z izvedenim ukrepom. Rezultat kasnejšega pregleda odložite k istemu dogodku. Če je bil ukrep neuspešen, ohranite dejansko opažanje, da ga je mogoče ločiti od popravka prepisane številke.
Pri izvajalcu storitve pravilnik določa upoštevanje načel IVR v delu, ki se nanaša na uporabo FFS. V delovni predaji zato razjasnite, katero opazovanje in navodilo je prejel izvajalec ter kdo hrani podlago odločitve. To vprašanje uskladite ob naročilu, ko so udeleženci in površina še jasno določeni. [2]
Oseba in naprava sta različni dokazili
Zakon v evidenci uporabe poleg osebnega imena in naslova ter KMG-MID oziroma davčne številke pravne osebe našteva številko izkaznice o usposabljanju poklicnega uporabnika. Pravilnik pri uporabi zahteva usposobljenost in pregledane naprave. UVHVVR opisuje potrdilo o pregledu in znak rednega pregleda naprav. [3][2][1]
Za uporabnike pripravite seznam oseb z dokumenti, ki pojasnijo njihovo vlogo. Pri poročilu naj bo razpoznavna oseba, ki je izvajala delo, in oseba, ki pojasni naknadni popravek. Ne uporabljajte iste kratice za stroj in njegovega upravljavca. Ob menjavi sodelavca ohranite razlago oznak v starejših evidencah.
Za naprave pripravite ločen seznam. Povežite uporabljeno opremo s pripadajočim potrdilom in dokumenti, ki jih vaš dosje vsebuje. Če utemeljujete zmanjšanje zanašanja, pravilnik zahteva označitev razreda zmanjšanja na veljavnem potrdilu in ustrezno napravo ali šobo za zmanjšane pasove. [2]
Varnostne okoliščine povežite s krajem
Pravilnik ureja varovanje čebel, preprečevanje zanašanja, obveščanje določenih sosednjih objektov in lokalne skupnosti ter omejitev dostopa na tretirane površine. Za delovno karenco napotuje na etiketo; če ni navedena, pred dostopom določa počakati do posušitve škropilne brozge. [2]
Pri izbranem dogodku ohranite podlago za uporabljeni varnostni ukrep, ki je relevanten za vašo lokacijo. V delovnem opisu razlikujte bližnjo vodo, stavbo, pot in obravnavani del zemljišča. Dokazilo o opremi postavite ob pojasnilo razdalje, obvestilo pa ob časovni potek istega dela.
Pregled varnosti škropljenja ločeno razloži pogoje posameznih pravil. Zemljišče ob javni poti zahteva drugačno opisno vprašanje kot zaprti objekt. Ob pripravi dosjeja napišite, kateri konkretni okoliščini pripada priloga, da prejemnik ne prenese pogoja na drug dogodek.
Ko škropi zunanji izvajalec
Uradni kmetijski PDF ima ločeni mesti za izvajalca tretiranja in imetnika rastlin, rastlinskih proizvodov ali tretiranih površin. Ob naročilu uporabite to razlikovanje: kdo opravi delo in čigavim rastlinam ali zemljiščem pripadajo podatki. Pri skupni sezonski evidenci naj bo vsako poročilo pripeto pravi lokaciji. [6]
Dogovorite se za predajo podatkov, ki jih vaša evidenca potrebuje. Pripravite kratek seznam: datum in ustrezni čas, površina, sredstvo s popolno identiteto, odmerek z enoto ter izvajalec. Ta seznam primerjajte z uradnim obrazcem in ga po potrebi prilagodite dejanski vrsti uporabe. [5]
Ko prejmete poročilo, razrešite manjkajoče enote, nečitljivo ime ali nejasni GERK s ciljnim vprašanjem. Ohranite izvajalčev izvirni dokument in poznejše pojasnilo. Naročnikovi kopiji dodajte povezavo s številko posla, ki jo uporabljata obe strani. S tem organizacijskim postopkom olajšate iskanje istega dogodka v dveh pisarnah.
Shematski pregled ima svoje zapise
Navodila SOPO zahtevajo pri uporabi FFS evidenco za celotno kmetijo. Geolocirane fotografije lahko nadomestijo zapis delovnih opravil po opisanih pogojih, ne pa podatkov o FFS ali gnojilih. Enotna navodila SKP povezujejo evidence z obiskom na kraju samem in navajajo hrambo teh evidenc doma. [7][8]
Za pregled podpore pokažite še oznako intervencije in razdelek, po katerem vodite dokumentacijo. Pri certificirani integrirani pridelavi ohranite svojo izdajo tehnoloških navodil in dokumente kontrole. Povezave med temi sistemi so razložene na strani o SOPO, KOPOP in integrirani pridelavi.
Globe ločite po kršitvi in kategoriji
ZFfS-1A spreminja prvi odstavek 53. člena, ki za pravno osebo navaja globo od 1.500 do 5.000 evrov in med prekrški tudi nezagotavljanje elektronske sledljivosti. Za to spremenjeno alinejo 31. člen določa začetek uporabe 31. januarja 2027. Ta znesek se nanaša na navedeno kategorijo in določbo. [3]
Pri zapisniku ali odločbi ohranite naziv organa, opis ugotovljene kršitve, uporabljeno določbo in naslovnika. Pravne osebe ne zamenjujte z drugim položajem uporabnika. Za poslovno organizacijo je koristno, da odpravo konkretne napake povežete z dogodkom in dokumentom, pri katerem je nastala.
Zadnji pregled pred predajo
Na kopiji označite pripravljeno obdobje in obseg podatkov. Poskusno poiščite uporabo po datumu, zemljišču in sredstvu. Preverite, ali se odprejo tudi priloge in ali številke dovoljenj oziroma izkaznic ostanejo berljive. Pri popravkih ohranite razumljivo povezavo med prejetim poročilom in dopolnjeno vrednostjo.
Za novo prazno predlogo uporabite uradne obrazce, za koledar centralnega vpisa elektronsko evidenco FFS. V slovenskem pregledu izberite naslednje opravilo glede na vprašanje, ki ostane pri vašem dosjeju.