UVHVVR za elektronsko vodenje evidence FFS in uporabo svoje preglednice navaja 1. januar 2027. ZFfS-1A v prehodnem 26. členu posebej določa prvi vpis v centralno evidenco do 31. januarja 2027 za preteklo leto. Gre za različni navedbi: začetek elektronskega načina v pojasnilu uprave in zakonski rok prvega centralnega vpisa. Za pripravo podatkov uporabite oba dokumenta z njunim izrecnim obsegom. [1][2]
Koledar sestavite iz poimenovanih obveznosti
| Navedba | Kaj dokument določa | Vir |
|---|---|---|
| 1. januar 2026 | Začetek uporabe spremenjenega prvega odstavka 19. člena o sledljivosti | 31. člen ZFfS-1A |
| 1. december 2026 | Rok uprave za vzpostavitev centralne evidence uporabe | 26. člen ZFfS-1A |
| 1. januar 2027 | Začetek elektronskega načina in elektronskega obrazca po objavi UVHVVR | Trajnostna raba FFS |
| 31. januar 2027 | Prvi vpis podatkov za preteklo leto po zakonu | 26. člen ZFfS-1A |
| Do 31. januarja 2030 | Možnost letnega vpisovanja za preteklo leto v prehodnem obdobju | 26. člen ZFfS-1A |
Datumi v preglednici so vezani na konkretne določbe in objavo uprave. Rok za vzpostavitev registra je naloga uprave, rok prvega vpisa pa je v zakonu naslovljen na poklicne uporabnike. Ločeno ju vključite v svojo pripravo, da tehnična vzpostavitev sistema ne postane nadomestni datum za opis že opravljenega tretiranja. [2][1]
Kaj spremeni evropska ureditev
Evropska komisija v predstavitvi DG SANTE o uredbi 2023/564 pojasnjuje tehnično določeno vsebino evidence, izhodiščni elektronski prenos v 30 dneh ter prehodne možnosti držav članic. Za uporabe pred 1. januarjem 2030 omenja daljša obdobja z razpoložljivostjo do konca januarja naslednjega leta; za uporabe pred 1. januarjem 2027 pa možnost, da država dovoli opustitev prenosa v predpisani elektronski format. To je pojasnilo evropskega okvira in nacionalnih možnosti. [3]
Slovenska objava za začetek elektronskega načina navaja leto 2027. Iz tega ne sledi, da se lahko iz mape za leto 2026 odstranijo podatki, ki jih prehodni člen zakona naslavlja kot preteklo leto. Pri organizaciji evidence zato ohranite celotno sezono, trgovska imena, lokacije, enote in izvorne zapiske. Zakonski člen in pojasnilo uprave hranite kot različni podlagi svojega časovnega seznama. [1][2]
Centralno evidenco upravlja UVHVVR
Novi 44.b člen določa elektronsko evidenco uporabe, ki jo vodi in upravlja Uprava. Podatke vpisujejo poklicni uporabniki; uprava jim zagotavlja dostop. Namen so spremljanje, analiziranje in nadzor uporabe ter zbiranje statističnih podatkov. Člen poleg vsebine evropske priloge določa identifikacijske podatke uporabnika. [2]
Na svojem pripravljalnem seznamu ločite državno evidenco od datoteke, ki jo urejate na računalniku. XLSX je objavljen obrazec za podatke. Sam prenos datoteke z državnega spletišča ne pomeni, da je bila vaša uporaba vpisana v centralno zbirko. Pri izvedeni predaji hranite dejansko nastalo potrdilo ali prejeto sporočilo ob posredovanih podatkih, da bo pisarna razlikovala pripravljeno kopijo od opravljenega opravila.
To je organizacijska razlika med dokumentom in postopkom. Pri izbiri programa postavite konkretno vprašanje: katero datoteko dobite iz svoje evidence in s katerim dejanskim korakom jo boste uporabili? V prikazu zahtevajte lasten primer ter ga primerjajte z uradno preglednico. Vpis v ponudnikovo aplikacijo opisujte po opravljenem dejanju in prejetem rezultatu.
Uporaba in nakup sta ločeni zbirki
ZFfS-1A ločeno uvaja evidenco nakupa v 44.a členu in evidenco uporabe v 44.b členu. V prvo podatke vpisujejo prodajalci ob prodaji poklicnemu uporabniku. Prehodni člen določa rok njene vzpostavitve 1. december 2028; za evidenco uporabe je naveden 1. december 2026. [2]
Za svojo mapo pripravite razdelka »nakup« in »uporaba«. Pri računu zabeležite njegovo mesto hrambe, pri uporabi pa lokacijo in dejanski dogodek. Različnih rokov za državni zbirki ne združujte v en datum z naslovom »digitalizacija«. Tak naslov bi prikril, kateri udeleženec in katera evidenca sta predmet določbe.
Sledljivost od nakupa do uporabe je izrecno navedena v spremenjenem 19. členu. Račun zato povezujte z dogodki, ki jih vaši podatki dejansko opisujejo, in ohranite identiteto sredstva tudi po zaključku sezone. [2]
Katere podatke pripraviti za elektronsko tabelo
Uradni XLSX predvideva vrsto uporabe, ime pripravka in številko dovoljenja, čas, odmerek, lokacijo, obseg ter kulturo oziroma situacijo. V glavi sta ime in priimek izvajalca ter KMG-MID ali naziv podjetja. Površinski razdelek uporablja GERK-PID ali njegov del oziroma katastrsko občino in parcelno številko ali del. [4]
Zakon v identifikacijski skupini dodatno našteva osebno ime in naslov poklicnega uporabnika, KMG-MID oziroma davčno številko pravne osebe ter številko izkaznice o usposabljanju. Pripravite te podatke ob preglednici, tudi ko izvorni papirni list uporablja drugačno razporeditev glave. [2]
Pred množičnim prepisovanjem sestavite preslikavo: staro polje, njegov pomen, novo polje in izvor vrednosti. Najprej preskusite raznolike primere: celotno parcelo, njen obravnavani del, mešanico več sredstev in uporabo v objektu. Navodilo za izpolnjevanje razloži, zakaj morata imenovalec odmerka in velikost tretirane enote ostati ločena.
Elektronski zapis naj ohrani mersko osnovo
Pri površinah je v XLSX odmerek izražen na hektar, obseg pa s številom hektarjev. Zaprti prostori imajo kvadratne ali kubične metre. Za seme so predvideni kilogrami, tone ali število semen z ustreznim odmerkom na tako enoto. Po opombah je mogoče enote prilagoditi, kadar je ustrezno. [4]
Ob prenosu iz lastne preglednice poiščite stolpce, ki vsebujejo samo številko brez oznake. Njihov pomen razrešite v izvornih zapiskih pred združevanjem. Pri decimalnem zapisu preglejte rezultat v izvoženi kopiji. Za polja z identifikatorji ohranite obliko, ki jasno kaže lokacijo, dovoljenje ali izkaznico, namesto da jih programsko obravnavate kot izračunljive količine.
Pri večnivojskih objektih uradna preglednica opozarja na celotno tretirano površino oziroma prostornino. Po potrebi predvideva tudi navedbo deleža tretirane enote. V razlagi priložite opis, kateremu prostoru ali delu je pripadala številka. [4]
Vsebino odločanja hranite ob numeričnih podatkih
Pravilnik zahteva utemeljitev uporabe ter podatke o preventivnih ukrepih in metodah IVR. Uspešnost uporabljenih ukrepov se oceni ob koncu rastne sezone. To vsebinsko gradivo organizirajte ob dogodkih tudi med prehodom iz papirja na računalniško urejanje. [5]
Obdelovalec dokumentov naj lahko najde opažanje, zaradi katerega je bila izvedena uporaba, in njegovo poznejšo oceno. Če se sklicujete na prognostično obvestilo, ga povežite z območjem in datumom. Praznega splošnega besedila ne prepisujte avtomatično čez vse dogodke. Namen delovne opombe je opisati konkretno odločitev, tako da jo razume nekdo zunaj prvotnega pogovora.
Za podporne intervencije preglejte še evidence SOPO in KOPOP. Navodila SOPO zahtevajo podatke o FFS za celotno kmetijo, ko se sredstva uporabljajo, in ločijo te podatke od evidenc delovnih opravil ter gnojil. [6]
Rok hrambe določite po vrsti listine
Za podatke o uporabi 44.b člen določa tri leta po letu uporabe FFS. Za račune ali dobavnice pravilnik določa najmanj tri leta od nakupa. Razlika je v izhodišču štetja. Ohranite jo v svojem seznamu hrambe, namesto da vse datoteke razvrstite po dnevu zadnjega izvoza. [2][5]
Primer izračuna za razumevanje zakonske formulacije: za uporabo iz leta 2026 so tri naslednja leta 2027, 2028 in 2029. Primer izhaja iz izraza »tri leta po letu uporabe« in ne določa morebitne dodatne shematske hrambe. Račun obravnavajte po njegovem lastnem datumu nakupa. [2][5]
Prehod zaključite z uporabno predajo
Vzemite eno spomladansko in eno jesensko uporabo. Odprite izvorno beležko, delovno preglednico in kopijo za prejemnika. Primerjajte datume, enote, lokacijo ter celotno identiteto sredstva. Nato naj sodelavec po isti poti samostojno poišče spremljajočo utemeljitev in račun. Zapišite samo konkretna odstopanja in jih razrešite pri viru podatkov.
Izvirne prazne obrazce najdete na strani s prenosi UVHVVR, dokumentacijo za nadzor pa na strani za inšpekcijo. Za orientacijo po vseh opravilih uporabite slovenski pregled evidenc škropljenja. Pripravljen letni dosje naj vsebuje razlago uporabljenih oznak in jasen seznam, kje so shranjene njegove sestavine.
Pogojna polja pri kulturi in času
Elektronska predloga pri kulturi oziroma situaciji predvideva EPPO, kadar je ustrezno, in razvojno fazo po BBCH, kadar je ustrezno. Opomba razvojno fazo povezuje s primeri, ko je uporaba omejena na posamezne faze ali ko je faza pomembna za konkretno uporabo. Pri zaprtem prostoru predvideva lokacijo, številko oziroma ime skladišča ali rastlinjaka; pri semenu kulturo in ustrezno številko serije. [4]
Pripravite razlago teh polj ob svoji preslikavi iz starega dnevnika. Zaposlenemu, ki prepisuje, omogočite razlikovati lokacijsko oznako od šifre kulture in fenološko opažanje od koledarskega dne. Vzorcev EPPO ne sestavljajte sami iz prvih črk rastline. Nejasno oznako razrešite ob natančno poimenovanem dogodku, pri katerem jo potrebujete.
Elektronski prehod vključuje tudi odgovornost za sledljivost. Spremenjeni prvi odstavek 53. člena med prekrški pravne osebe našteva nezagotavljanje elektronske sledljivosti, 31. člen novele pa uporabo te alineje določa od 31. januarja 2027. Določbo o kršitvi hranite ločeno od tehničnega seznama stolpcev in jo povežite s pregledom dokumentacije za nadzor. [2]