Numa inspeção, os utilizadores profissionais devem facultar aos agentes fiscalizadores a documentação comprovativa da conformidade da atuação, incluindo os registos das aplicações. Esta obrigação consta do artigo 53.º da Lei n.º 26/2013. [1]
Comece pela comunicação recebida: identifique a exploração, o período, a entidade e o objeto do pedido. Prepare um índice dos documentos solicitados e atribua a cada conjunto uma pessoa que o consiga localizar. Esta página acompanha o plano DGAV de controlo à produção primária de 2026 e propõe uma organização prática para a apresentação do arquivo.
DGAV, ASAE e CCDR: ler o âmbito do controlo
O artigo 54.º nacional menciona ASAE e DGAV entre as entidades de fiscalização. Para os controlos de condicionalidade, a Portaria n.º 65/2026/1 explica a integração das DRAP nas CCDR e confirma a execução dos controlos dos RLG 5, 7 e 8 pelas CCDR territorialmente competentes. [1][2][2]
Identifique a entidade que atua no seu caso pelo documento recebido. Guarde a comunicação com a referência do processo e os contactos nela indicados. Se o seu arquivo contém correspondência antiga de uma DRAP, mantenha-a associada à campanha respetiva. Na preparação da resposta atual, utilize a identificação da entidade que emitiu o pedido.
Separe pedidos sobre tratamentos, equipamento, habilitação e apoios. Organize a resposta pela ordem solicitada, conservando uma cópia do conjunto entregue. Quando uma pergunta tiver sido esclarecida por escrito, junte essa troca ao respetivo assunto. Use o guia de contraordenações para distinguir a falta de registo da não disponibilização de documentação.
O plano de 2026 vai além do caderno
O Plano de Controlo à Produção Primária, Higiene e Uso Sustentável de Produtos Fitofarmacêuticos, atualizado em março de 2026, inclui habilitação adequada, utilização de fitofármacos e inspeção do equipamento. Na produção alimentar inclui também água usada em irrigação, tratamentos e lavagem, práticas de higiene, formação e rastreabilidade. [3][3][3][3]
| Grupo de documentos | Preparação proposta |
|---|---|
| Tratamentos | Registos do período e partes que permitem identificar cada intervenção |
| Pessoas | Identificação e documentos de habilitação dos intervenientes |
| Equipamento | Referências dos equipamentos e documentação de inspeção correspondente |
| Água e higiene | Documentos associados à origem, utilização e acompanhamento na exploração |
| Rastreabilidade | Relação entre parcela, produto colhido e documentos de saída |
Os temas de controlo da tabela correspondem aos indicadores citados no plano. [3][3][3][3] A coluna de preparação é uma proposta de organização. Utilize-a para distribuir o trabalho de recolha sem misturar comprovativos de pessoas, máquinas e operações na mesma pasta indiferenciada.
Fazer o registo conduzir à intervenção
No registo nacional, produto e autorização, estabelecimento de aquisição, data, dose ou concentração, volume de calda, área, cultura e finalidade são elementos expressamente indicados no artigo 17.º. [1][1][1][1]
Escolha uma intervenção do período solicitado e siga a sua documentação. Localize o parte, a referência do fornecedor e a informação que identifica a parcela. Confronte os valores e as unidades. Se a intervenção veio de uma empresa, identifique o documento recebido e o contacto que pode esclarecer o trabalho. Repita o percurso nas situações que envolvem mudança de aplicador, novo prestador ou designações antigas de parcelas.
Mantenha uma lista de correspondências para nomes locais, referências documentais e titulares. Entregue-a à pessoa que prepara os ficheiros para apresentação. Se uma pergunta depender da memória de um colaborador, registe o esclarecimento com a referência da intervenção. Preserve o documento anterior e identifique a versão que incorporou a resposta.
Que acontece quando os registos estão incompletos?
A secção 8.2 do plano de 2026 prevê colheita de amostras quando as culturas já foram colhidas e existe incumprimento ou suspeita de mau uso. Entre os exemplos enumerados estão registos de aplicação inexistentes ou incompletos. [3][3]
Esta previsão pertence ao procedimento de controlo de resíduos. Ao preparar os documentos, identifique quais os tratamentos e quais as colheitas a que se refere a dúvida. Reúna os antecedentes efetivamente disponíveis e descreva o percurso documental. Para as consequências da falta de registo, consulte a página sobre contraordenações.
Não complete uma intervenção apenas para fazer desaparecer um espaço em branco. Peça a quem participou no trabalho os elementos que possam esclarecer o sucedido. Guarde a pergunta, a resposta e os documentos que a acompanham. Diferencie no seu índice o registo existente, a informação recebida posteriormente e o assunto que continua pendente de esclarecimento.
Como se organiza o relatório do plano
O plano DGAV indica uma lista de verificação específica, LV.01, e um manual de procedimentos, MP.01, para elaboração dos relatórios de controlo. [3]
Organize os documentos entregues com um índice que possa ser relacionado com os assuntos do controlo. Escreva as referências de ficheiros, datas e explorações com consistência. Se um comprovativo serve vários assuntos, indique onde está guardado e em que entradas do índice é referido. Evite gerar múltiplas cópias de trabalho que depois sejam confundidas com documentos diferentes.
Na receção de um relatório, reúna cada observação com os documentos a que respeita. Distinga a descrição do que foi observado das tarefas que a equipa decidiu executar. Atribua responsável a cada tarefa e conserve o comprovativo do que foi entregue ou realizado. Preserve o texto recebido juntamente com as suas notas internas.
Empresas de aplicação e documentos do cliente
A entidade empregadora de uma empresa de aplicação conserva os registos pelo menos três anos. O profissional contratado dá ao contratante acesso ou cópia sem demora ou restrições indevidas. [1][4]
Para preparar um controlo da exploração, organize os documentos recebidos de prestadores por serviço e por localização. Junte a identificação do encargo ao parte entregue. Se falta uma informação, dirija o pedido à intervenção concreta, em vez de pedir genericamente toda a campanha. Identifique o destinatário e acompanhe o retorno no seu índice de receção.
Para preparar o arquivo da empresa, mantenha a relação entre cliente, operação e cópia entregue. Faça a passagem de tarefas quando muda a pessoa que recebe os pedidos de documentação. Preserve a possibilidade de recuperar serviços de campanhas anteriores pelo titular e pela data. Use uma nomenclatura de ficheiros que não dependa exclusivamente da memória do aplicador.
Olival, citrinos e outras culturas no arquivo
O artigo 17.º exige a identificação da cultura e da finalidade da intervenção. A DGAV remete a consulta das condições autorizadas para os rótulos e para o SIFITO. [1][5]
Num olival, pomar de citrinos ou conjunto de culturas distintas, mantenha as referências de cada setor reconhecíveis. Separe os tratamentos das datas de colheita e associe ambos ao mesmo local no índice de trabalho. Quando recebe um documento com uma designação abreviada da cultura, peça a correspondência com a informação utilizada para a aplicação.
Prepare também a passagem de documentos entre responsáveis por campo e por armazém. Identifique quem confirma a parcela de origem de uma colheita e quem conserva os documentos de saída. Para produtos hortofrutícolas, o guia específico de higiene deste portal desenvolve essa ligação. Reserve a página de inspeção para a preparação do conjunto solicitado pela entidade de controlo.
Conferência antes de entregar
- Ler o pedido e identificar titular, objeto e período.
- Localizar o registo e os documentos de cada prestador envolvido.
- Rever correspondências entre parcelas, equipamentos e pessoas.
- Reunir esclarecimentos escritos junto das intervenções respetivas.
- Preparar um índice com os documentos efetivamente apresentados.
- Conservar a comunicação recebida e o comprovativo da resposta.
Faça uma leitura final a partir do ponto de vista de quem recebe: consegue perceber a que exploração e campanha pertence cada documento? As referências da resposta conduzem a ficheiros identificados? Os anexos mencionados estão no conjunto preparado? Entregue ao suplente o mesmo índice, para que consiga acompanhar uma pergunta posterior.
O prazo nacional de conservação dos registos de aplicação é de pelo menos três anos. [1] Inclua a recuperação de campanhas anteriores na preparação do arquivo e utilize a visão geral nacional para distribuir as responsabilidades de conservação ao longo do ano.