A falta de registo e a não manutenção dos tratamentos previstos no artigo 17.º estão incluídas na alínea g) do n.º 1 do artigo 55.º da Lei n.º 26/2013. Esse número classifica as infrações enumeradas como contraordenações económicas graves, puníveis pelo Regime Jurídico das Contraordenações Económicas, RJCE. [1][1]
Para compreender uma comunicação sobre o caderno de campo, comece pelo facto descrito e pela norma citada. Identifique se está em causa a inexistência do registo, a conservação do histórico ou a disponibilização de documentos. Esta página explica o enquadramento confirmado e propõe uma forma de organizar os elementos do caso.
Três problemas documentais a distinguir
O artigo 55.º trata expressamente a falta de registo, a falta de manutenção dos registos e a não disponibilização de documentação ou de acesso aos registos aos agentes fiscalizadores. Esta última situação consta da alínea k), ligada ao artigo 53.º. [1][1]
| Situação descrita | Referência nacional | Documentação a localizar |
|---|---|---|
| Tratamento sem registo ou sem conservação do registo | Artigo 55.º, n.º 1, alínea g) | Intervenção, campanha e arquivo correspondente |
| Registos da empresa de aplicação | Artigo 55.º, n.º 1, alínea h) | Partes da empresa e referência do cliente |
| Registos da entidade responsável pela aplicação | Artigo 55.º, n.º 1, alínea j) | Documentação dos tratamentos a cargo da entidade |
| Documentos não disponibilizados à fiscalização | Artigo 55.º, n.º 1, alínea k) | Pedido recebido e elementos entregues |
As referências da tabela correspondem às infrações enumeradas na lei consolidada. [1][1][1][1] A última coluna é uma proposta de preparação do arquivo. Use-a para reunir os elementos existentes e para formular perguntas precisas sobre a comunicação recebida.
O que abrange a obrigação de conservar
O artigo 17.º exige pelo menos três anos de conservação dos registos de quaisquer tratamentos. Os elementos incluem identificação do produto e da aquisição, data, dose ou concentração, volume de calda, área, cultura e finalidade. [1][1][1][1][1]
Ao rever um caso, identifique a campanha a que respeita e o local onde o arquivo se encontra. Reúna os ficheiros do programa utilizado nessa altura, as pastas em papel e os documentos recebidos de prestadores. Faça um índice do que foi localizado. Preserve os nomes e datas originais dos documentos, acompanhados das notas de identificação necessárias para a sua consulta.
Se houve mudança de programa, técnico ou proprietário do equipamento informático, escreva a cronologia de organização do arquivo. Distinga o suporte original das cópias de trabalho preparadas para responder ao pedido. Indique quem pode esclarecer a origem de cada documento. Esta preparação permite descrever o percurso do registo sem substituir os dados da intervenção por suposições.
A empresa de aplicação tem um enquadramento próprio
A alínea h) refere a falta de registo pelo técnico responsável ou pela empresa de aplicação terrestre. O artigo 20.º, n.º 3, prevê a manutenção dos registos junto da entidade empregadora durante pelo menos três anos. [1][1]
Para um tratamento contratado, identifique empresa, cliente, local e data do serviço. Reúna o encargo e o parte entregue. Se a comunicação é dirigida à exploração, localize a cópia recebida e a correspondência com o prestador. Se é dirigida à empresa, organize os documentos do cliente e as referências da operação conservadas no seu arquivo.
O artigo 4.º europeu determina o acesso ou a disponibilização de cópia dos registos ao contratante sem demora nem restrições indevidas. [2] Organize o comprovativo da entrega com a intervenção. Para pedidos de documentação ainda em curso, registe o objeto solicitado, o destinatário e a resposta recebida. Preserve a relação entre cada pergunta e o serviço a que respeita.
Disponibilizar o arquivo à fiscalização
O artigo 53.º inclui os registos das aplicações na documentação a facultar aos agentes fiscalizadores. A alínea k) do n.º 1 do artigo 55.º enquadra a não disponibilização dessa documentação e do acesso aos registos. [1][1]
Ao receber um pedido, guarde o texto completo. Assinale a exploração, o período e os documentos pretendidos. Prepare uma relação dos anexos que entrega e mantenha um exemplar da resposta com o respetivo comprovativo. Quando pedir esclarecimento sobre o objeto, associe a pergunta e a resposta à mesma referência de assunto.
Não confunda uma procura interna de documentos com uma resposta já enviada. Atribua uma pessoa à preparação e outra à conferência final dos anexos. Se vários colaboradores reúnem partes do arquivo, indique qual a pasta de consolidação. Termine a revisão verificando se cada documento mencionado está efetivamente no conjunto preparado para entrega.
Coima e apoios agrícolas: processos a identificar
A falta de registo do artigo 55.º está enquadrada no RJCE. Na intervenção Douro Vinhateiro, a informação IFAP descreve compromissos dos beneficiários, incluindo conservação de muros e controlo da vegetação sem herbicidas, com a exceção autorizada prevista nesse regime. [1][3][4]
Quando uma comunicação refere apoios, identifique a intervenção, o compromisso e a campanha a que respeita. Mantenha esses documentos numa entrada própria do índice, ligada aos registos de aplicação relevantes. Se também recebeu uma comunicação de contraordenação, conserve ambas com as respetivas referências. Prepare uma cronologia de cada assunto e indique as ligações documentais entre eles.
Para o caso territorial específico, consulte o guia do Douro neste portal. Na sua organização interna, diferencie uma autorização para uma situação concreta do registo do tratamento executado. Junte a autorização ao local abrangido e mantenha a correspondência com o compromisso. Evite utilizar o documento de uma parcela como se identificasse automaticamente todas as operações da exploração.
Quem instrui e decide?
Nos autos levantados pela ASAE, o artigo 54.º atribui-lhe a instrução dos processos e a decisão e aplicação das coimas e sanções acessórias. A mesma lei menciona DGAV e outras autoridades de fiscalização; a Portaria 65/2026/1 atualiza o enquadramento dos controlos de condicionalidade executados pelas CCDR. [1][1][5]
Leia a identificação do processo que recebeu. Registe a autoridade, o número de referência e a pessoa que acompanha o assunto na exploração. Reúna as comunicações pela ordem em que chegaram, preservando os documentos completos. Para preparar uma resposta, descreva o facto a esclarecer e os anexos que o documentam, mantendo a correspondência com os pontos da comunicação.
Se solicita apoio técnico ou jurídico para o caso, entregue esse conjunto organizado: comunicação, cronologia, relação das intervenções e documentos disponíveis. Separe aquilo que consta dos documentos das informações que recolheu posteriormente. Registe a origem destas últimas e identifique quem as prestou. Preserve as orientações recebidas junto da tarefa a executar.
Registos incompletos no controlo de resíduos
O plano DGAV de 2026 inclui registos inexistentes ou incompletos entre exemplos relevantes para colheita de amostras em culturas já colhidas, quando existe incumprimento ou suspeita de mau uso de fitofármacos. [6][6]
Perante uma pergunta sobre determinada colheita, junte a identificação do local, o histórico de tratamentos e os documentos da produção recolhida. Conserve as referências de amostras ou relatórios recebidos no mesmo assunto. Para preparar o conjunto documental completo, utilize a página de inspeção dos registos.
O que organizar a seguir
- Identificar a norma e o facto descritos na comunicação.
- Localizar os registos e os documentos de origem do período.
- Distinguir o arquivo da exploração e os documentos do prestador.
- Reunir pedidos da fiscalização e comprovativos de resposta.
- Separar processos de apoio dos processos de contraordenação.
- Atribuir acompanhamento a uma pessoa com acesso ao conjunto documental.
Depois de reunir o caso, reveja o circuito de trabalho que produziu a dificuldade. Atualize a receção de partes, o índice de campanhas ou a passagem de tarefas, conforme o problema encontrado. Use os campos de preenchimento para organizar a recolha de novas intervenções e o guia nacional para localizar as restantes obrigações documentais.
Sanções acessórias e preparação do expediente
O artigo 56.º prevê sanções acessórias consoante a gravidade da contraordenação e a culpa do agente. Entre as medidas enumeradas encontra-se a suspensão de autorizações. [1][1]
Leia a comunicação recebida na íntegra e identifique o enquadramento efetivamente indicado no processo. Prepare a documentação da atividade, a identificação do titular e as autorizações referidas. Se uma medida mencionada afeta uma instalação ou serviço, associe-a à referência concreta desse estabelecimento ou atividade no seu índice.
Na preparação do expediente para acompanhamento, utilize uma cronologia objetiva: receção do pedido, localização dos documentos, comunicações de esclarecimento e entrega da resposta. Preserve envelopes, recibos eletrónicos, anexos e versões completas dos documentos recebidos. Descreva o conteúdo de cada elemento sem atribuir ao documento uma conclusão que nele não consta.
Separe as notas de preparação das peças que foram efetivamente apresentadas. Identifique quem recebeu orientações, quem ficou encarregado de executar cada tarefa e onde está guardado o comprovativo. Para uma sociedade ou serviço com vários responsáveis, prepare uma relação de contactos e papéis: representante, técnico, aplicador, arquivo e interlocutor do processo. Atualize essa relação quando houver substituições, conservando o histórico necessário para interpretar os documentos da campanha em causa.