A DGAV recomenda aos utilizadores profissionais a manutenção dos registos de aplicações em formato eletrónico ou legível por máquina a partir de 1 de janeiro de 2027. A mesma página identifica o seu modelo Excel como conforme com esse requisito de formato. [1][1]
Para preparar o caderno de campo digital, organize três decisões: que informação recolher no campo, como guardá-la de forma estruturada e como entregá-la quando solicitada. Escolha o circuito antes de mudar o programa. Esta página explica as regras confirmadas e propõe uma sequência de trabalho para a próxima campanha.
Conteúdo, primeira anotação e conversão
O Regulamento de Execução (UE) 2023/564 fixa a sua aplicação em 1 de janeiro de 2026. O artigo 2.º estabelece conservação eletrónica em formato legível por máquina e o artigo 3.º determina o registo de cada utilização sem demora indevida. [2][2][2]
Trate a primeira anotação como parte da execução do trabalho. Defina quem recolhe os dados e onde coloca o parte para revisão. Evite criar uma rotina de escritório em que a pessoa responsável pelo tratamento perde o contacto com aquilo que precisa de esclarecer. Se a introdução for feita por outra pessoa, deixe-lhe uma referência inequívoca do aplicador e do local.
A regra geral de conversão do artigo 3.º é de 30 dias a contar da utilização quando o registo não foi inicialmente criado no formato eletrónico prescrito. A primeira anotação e a transferência são, assim, etapas distintas no texto europeu. [2][2]
Na agenda interna, atribua a cada parte uma tarefa de conferência e outra de transferência, quando necessária. Identifique a data real da aplicação e mantenha-a reconhecível no registo final. Não utilize a data de receção do documento para substituir a data do tratamento. Ao concluir uma transferência, confronte a linha guardada com o documento que recebeu.
O que a orientação portuguesa permite preparar
A página DGAV de uso sustentável aponta o início de 2027 para a manutenção eletrónica ou legível por máquina e disponibiliza modelos de registo. A entidade declara expressamente que o seu ficheiro Excel satisfaz o requisito de formato eletrónico e legível por máquina. [1][1]
Comece por analisar as colunas do modelo relativo ao seu tipo de utilização. Para a aplicação numa superfície, a DGAV disponibiliza um ficheiro que inclui número do aplicador, localização e data com hora inicial quando aplicável. [3][3][3]
Use essas colunas para preparar uma folha de correspondência com o seu programa. Escreva o nome do campo de origem, o significado, a unidade e o destino. Dê especial atenção a designações genéricas como quantidade, área ou código. Separe identificação do produto, referência da parcela e identificação do aplicador. Faça a correspondência antes de importar uma campanha completa.
Um ficheiro de trabalho com unidades reconhecíveis
| Elemento a rever | Pergunta de preparação |
|---|---|
| Produto | O nome comercial corresponde à autorização identificada? |
| Localização | A referência permite reencontrar o local tratado? |
| Dose | A unidade está escrita e corresponde ao tipo de utilização? |
| Data | É a data da aplicação efetivamente realizada? |
| Aplicador | A pessoa que executou a operação está identificada? |
| Entrega | O destinatário consegue associar a linha à exploração? |
A tabela serve para organizar a conferência interna. Para a lista dos elementos previstos no registo nacional, consulte os campos obrigatórios. Acrescente à sua folha de correspondência as perguntas que surgem ao rever a primeira intervenção. Resolva cada uma com a pessoa que produziu a informação e guarde a decisão de organização junto do modelo utilizado.
Como tratar o histórico na preparação do arquivo
A nota específica da DGAV sobre a transição refere os registos relativos a utilizações anteriores a 1 de janeiro de 2027 e a sua transferência após essa data. [4]
Prepare o histórico com uma relação por campanha, suporte e localização. Distinga os documentos originais dos ficheiros usados para trabalhar numa conversão. Preserve a referência de origem de cada lote de documentos. Se recebe uma instrução individual sobre um arquivo histórico, associe a comunicação ao respetivo período e registe quem acompanhou a execução.
Para organizar os trabalhos, utilize tarefas com objetos concretos: localizar a pasta de determinada campanha, identificar o formato do ficheiro, recuperar partes de um prestador e rever uma referência de parcela. Evite misturar estas tarefas com uma data única para a totalidade do arquivo. Na visão geral do caderno agrícola, encontra a organização do prazo de conservação e das pessoas responsáveis.
Entregar documentos de um serviço contratado
O artigo 4.º do regulamento europeu determina que o profissional que atua por contrato dê ao contratante acesso ou cópia dos registos sem demora nem restrições indevidas. [2]
Combine o destinatário da entrega ao preparar o serviço. Identifique a exploração, o contacto e a referência que deve acompanhar o parte. Se envia ficheiros de vários clientes no mesmo dia, reveja a correspondência entre destinatário e documento. Deixe no seu índice uma indicação de que a documentação foi entregue e de onde está o exemplar conservado.
Para o agricultor que recebe o serviço, prepare uma conferência centrada no trabalho encomendado: parcela, data, identificação do produto, dose e pessoa que executou a intervenção. Se algo divergir, descreva o elemento concreto e mantenha a resposta do prestador junto do parte. Consulte também a preparação de inspeções para organizar os documentos de terceiros.
Escolher entre CC+ e outro programa
A adesão ao Caderno de Campo Digital, CC+, é voluntária. O IFAP apresenta a ferramenta para consulta e registo de atividades, com acesso através do Portal Único da Agricultura ou do próprio portal IFAP. [5][6]
Defina o seu método de trabalho antes de escolher a interface: quem introduz operações, quem faz a revisão, que documentos entram de prestadores e quem entrega o histórico. Para uma sessão no serviço público, siga o guia de acesso ao CC+ pelo IFAP. Para uma folha de cálculo, comece pelo modelo correspondente ao tipo de tratamento.
Na comparação entre programas, peça uma amostra de saída referente a uma intervenção identificável. Compare os campos dessa amostra com os documentos da exploração. Verifique como se distinguem a data da aplicação e a data em que o colaborador trabalhou no ficheiro. Registe o procedimento combinado para corrigir uma anotação e para entregar o histórico ao titular.
Preparar uma transferência sem perder referências
Faça primeiro uma cópia de trabalho do conjunto que pretende organizar. Nomeie-a com o titular, o período e uma descrição clara da finalidade. Prepare um índice de entradas, com a localização dos originais e a identificação dos responsáveis. Resolva divergências de nomes de parcelas antes de consolidar os tratamentos.
A seguir, transfira uma intervenção completa e reveja-a com o aplicador. Leia o resultado como uma pessoa que desconhece a exploração: a referência do local é suficiente? A unidade da dose é explícita? O produto pode ser associado ao documento de aquisição? Use as respostas para melhorar o seu procedimento. Mantenha as observações organizacionais separadas das informações sobre o tratamento realizado.
Conclua o ensaio recuperando a intervenção pelo titular, pela campanha e pela parcela. Peça a um suplente que repita essa procura. Entregue-lhe apenas as instruções que pretende manter em utilização corrente. Acrescente ao índice aquilo que foi necessário explicar oralmente, para que a passagem de tarefas não dependa de uma única pessoa.
Uma lista de trabalho para o início de 2027
- Selecionar o modelo de superfícies ou de espaços fechados correspondente à operação.
- Confrontar os campos do programa com as informações recolhidas no terreno.
- Atribuir recolha, revisão e eventual transferência a pessoas identificadas.
- Combinar a receção de documentos de empresas de aplicação.
- Testar a consulta de um tratamento e a preparação de uma cópia.
- Conservar a relação entre cada registo e os seus antecedentes documentais.
O artigo 17.º nacional mantém a exigência de conservar os registos durante pelo menos três anos. Inclua a recuperação do histórico na preparação da mudança de ferramenta. [7]
Reserve uma reunião de passagem de campanha para fechar dúvidas de identificação e atualizar os contactos. Leve o índice do arquivo, os nomes das parcelas e um tratamento completo. Termine com uma distribuição de tarefas por pessoa, local de entrega e documento esperado. Utilize o mesmo procedimento quando mudar de prestador, técnico ou responsável pelo arquivo.
Quando a autoridade pede o formato eletrónico
O artigo 4.º europeu prevê o caso de a autoridade pedir expressamente informação no formato prescrito antes de terminar o prazo aplicável à conversão. Nessa situação, o limite é o primeiro entre o termo desse prazo e dez dias úteis. [2]
Para preparar uma resposta, identifique a data da comunicação, o período de utilizações e o formato explicitamente solicitado. Junte o pedido ao conjunto de registos correspondente. Atribua a preparação do ficheiro a uma pessoa e a conferência dos anexos a outra. Conserve o comprovativo da entrega com a referência do assunto.
O artigo 1.º admite informações nacionais adicionais às abrangidas pelo artigo 67.º, n.º 1. [2] Na comparação de modelos, mantenha as colunas relativas ao estabelecimento de aquisição que constam do registo português. Descreva a correspondência dessas colunas na migração, para que uma importação de dados não perca a origem do produto. [7]
Prepare também uma instrução de recuperação: localização das pastas, nome do titular, campanha, suporte, programa e pessoa suplente. Acrescente a identificação de ficheiros protegidos e o procedimento interno de acesso autorizado. Entregue essa instrução ao responsável pelo arquivo antes de encerrar uma ferramenta anterior.