Na Madeira, o artigo 17.º do Decreto Legislativo Regional n.º 13/2022/M exige o registo dos tratamentos e a sua conservação durante pelo menos três anos. O diploma inclui o nome e a identificação do aplicador habilitado e determina que as empresas de aplicação terrestre forneçam cópia dos registos aos contratantes. [1][1][1]
Comece pela exploração e pelas culturas que efetivamente acompanha. Organize os documentos regionais, a identificação das parcelas e os partes de tratamento no mesmo índice. Esta página apresenta o enquadramento específico da Madeira e os recursos de caderno de campo divulgados pelo governo regional.
O registo regional identifica o aplicador
O artigo 17.º regional inclui expressamente o nome e o número de identificação de aplicador habilitado. Exige também a conservação dos tratamentos durante pelo menos três anos. [1][1]
Prepare uma relação dos intervenientes da exploração com os nomes utilizados nos documentos. Associe os partes à pessoa que executou cada operação. Se uma empresa envia documentos de vários aplicadores, mantenha essa identificação reconhecível na consolidação. Ao receber uma anotação abreviada, peça a correspondência antes de juntar os tratamentos de uma campanha.
Conserve a identificação do responsável pelo arquivo e de quem o substitui. Quando um colaborador deixa de acompanhar a exploração, faça a passagem dos documentos pendentes e dos contactos necessários para esclarecer intervenções anteriores. Preserve a relação entre nomes, partes recebidos e referências de parcelas, para conseguir consultar o histórico sem depender da memória de uma única pessoa.
Cadernos por cultura da Região Autónoma
A orientação governamental de 2 de fevereiro de 2026 apresenta cadernos específicos, incluindo abacateiro, anoneira, bananeira e batata-doce. Refere também um Caderno de Campo Geral para as demais culturas produzidas na RAM. [2][2]
Selecione o recurso correspondente à cultura que acompanha. No índice da exploração, escreva o título do caderno e a edição utilizada. Associe-o à relação de parcelas ou setores a que se destina. Quando a mesma propriedade reúne culturas diferentes, mantenha a correspondência entre cada conjunto de apontamentos e a cultura respetiva, em vez de acumular documentos sem identificação do destino.
| Situação da exploração | Recurso referido pelo governo regional | Preparação interna |
|---|---|---|
| Cultura com caderno próprio | Cadernos por cultura da lista regional | Identificar cultura, locais e edição usada |
| Outra cultura da RAM | Caderno de Campo Geral | Preparar relação dos setores e operações |
| Utilização de programa informático | Modelos de programas admitidos na orientação regional | Organizar correspondência com o arquivo da exploração |
| Agricultura de subsistência ou a tempo parcial | Caderno ou ficha regional de registo | Reunir os tratamentos executados e os documentos de origem |
Os recursos e alternativas da tabela constam da orientação regional. [2][2][2][2] A preparação interna é uma proposta de organização. Use-a para distribuir os documentos entre os responsáveis pelas culturas e para preparar a receção dos partes.
Agricultura de subsistência e a tempo parcial
A orientação do Governo Regional da Madeira refere que os agricultores não profissionais, dedicados à subsistência ou à agricultura a tempo parcial, também mantêm registo de todos os tratamentos fitossanitários realizados nas explorações. [2]
Identifique os produtos e as intervenções que realizou e reúna os apontamentos por local. Prepare uma ficha de entrada com data, produto utilizado e pessoa que pode esclarecer o tratamento. Associe os documentos de aquisição aos produtos correspondentes. Se recebe ajuda de um familiar ou de outra pessoa, combine quem entrega a informação para o arquivo e quem a revê.
Para organizar várias culturas de pequena dimensão, adote referências simples e estáveis de local. Escreva a correspondência entre o nome usado no dia a dia e a identificação que consta do caderno. Preserve a distinção entre as áreas tratadas, mesmo quando estão próximas. Ao preparar uma pergunta para os serviços regionais, descreva cultura, localização e documento que pretende preencher.
Registar um serviço contratado
O n.º 2 do artigo 17.º regional estabelece que as empresas de aplicação terrestre fornecem cópia dos registos aos respetivos contratantes. O regulamento europeu também prevê o acesso ou cópia dos registos ao contratante sem demora ou restrições indevidas. [1][3]
Ao encomendar a intervenção, identifique o titular, a cultura e o setor de trabalho. Combine quem recebe o parte e em que referência documental será arquivado. Entregue ao prestador a correspondência dos nomes dos locais, para que o documento recebido possa ser associado à área correta. Junte o encargo ao parte executado e mantenha o contacto responsável por esclarecimentos.
Na receção da cópia, confronte produto, local, data e aplicador com a informação da exploração. Se algo precisar de esclarecimento, envie uma pergunta sobre a intervenção concreta e associe a resposta ao documento. Preserve a versão recebida e a indicação de qual o conjunto utilizado na consolidação. Para uma campanha com vários prestadores, organize o índice por empresa e por cultura.
Modelos informáticos e caderno de campo
A orientação regional admite modelos de programas informáticos para utilizadores profissionais. A DGAV disponibiliza, por seu lado, um modelo Excel que declara conforme com o requisito de formato eletrónico e legível por máquina. [2][4]
Escolha a ferramenta a partir das operações que precisa de documentar. Prepare uma intervenção completa para comparar a introdução dos dados, a consulta e a entrega ao titular. Peça uma amostra que permita reconhecer cultura, local e aplicador. Registe o procedimento de recuperação do histórico antes de substituir o sistema usado na campanha anterior.
Se a exploração usa mais de um caderno, atribua uma função concreta a cada conjunto de documentos. Indique onde está o registo da aplicação e onde se encontra a informação das restantes operações culturais. Crie referências cruzadas compreensíveis para quem acompanha o arquivo. Ao receber documentação em formato diferente, preserve o original e descreva como foi incorporada na sua organização.
Revisões dos cadernos e antecedentes técnicos
A orientação regional afirma que os cadernos são revistos anualmente. [2] Registe a edição utilizada em cada campanha e conserve os antecedentes que acompanham o trabalho. Quando recebe um documento novo, identifique que culturas e tarefas afeta e entregue-o às pessoas que necessitam dessa informação.
Prepare uma relação dos recursos técnicos usados na exploração: caderno, aviso agrícola e instrução interna de preenchimento. Associe cada um ao período em que foi utilizado. Se uma pergunta sobre um tratamento passado depende de uma orientação recebida na altura, localize esse documento com a mesma referência da intervenção. Mantenha as versões históricas separadas dos recursos escolhidos para a preparação da campanha seguinte.
Como guardar o histórico madeirense
O prazo regional do artigo 17.º é de pelo menos três anos. [1] Organize os registos por exploração, cultura e campanha, com uma indicação do suporte de cada conjunto. Mantenha no índice as fichas recebidas de prestadores e as correspondências entre nomes de locais. Identifique quem pode recuperar os documentos em sua ausência.
Faça uma procura de exercício com uma intervenção já arquivada. Comece pelo nome da cultura, localize o setor e encontre o aplicador e a cópia recebida. Registe os passos necessários e acrescente ao índice as referências que faltavam. Ao mudar de telemóvel, computador ou programa, repita a procura antes de encerrar o acesso ao arquivo anterior.
Para pedidos de documentos, prepare o conjunto pelo objeto indicado na comunicação. Junte titular, período e relação dos anexos. Conserve uma cópia da resposta com o comprovativo de entrega. A página de inspeção apresenta uma proposta geral de preparação documental; mantenha sempre identificada a entidade regional que acompanha o seu processo.
Checklist para preparar a campanha na Madeira
- Relacionar culturas, setores e referências usadas no terreno.
- Identificar o caderno regional ou o modelo escolhido para cada conjunto.
- Registar nomes e referências dos aplicadores nos documentos de trabalho.
- Combinar com empresas a entrega da cópia de cada serviço.
- Guardar a edição dos recursos técnicos utilizados na campanha.
- Ensaiar a recuperação de uma intervenção antiga por outra pessoa.
Use a checklist na distribuição de tarefas e na receção de documentos. Entregue ao responsável pelo preenchimento os antecedentes que lhe permitem reconhecer os locais e os intervenientes. Para as unidades e a estrutura das folhas DGAV, continue no guia de preenchimento. Para preparar o formato eletrónico e a passagem de dados, utilize a página sobre caderno digital.
Avisos agrícolas e observação da cultura
A orientação regional descreve informação fitossanitária baseada em previsões meteorológicas e observações periódicas em explorações madeirenses. Os avisos incluem indicação do tipo de armadilha apropriado à monitorização e observações de órgãos da planta para detetar efeitos e sintomas dos inimigos das culturas. [2][2][2]
Para organizar os antecedentes de uma intervenção, guarde o aviso recebido com a cultura e a parcela a que o acompanhamento se refere. Associe observações, fotografias internas e apontamentos à mesma referência de local. Identifique quem fez a observação e quem recebeu a informação para preparar o tratamento. Preserve o documento técnico completo junto dos registos da campanha.
Se utiliza armadilhas na sua organização de monitorização, mantenha uma relação dos pontos identificados e dos apontamentos recebidos. Entregue ao técnico a informação com a referência da cultura e do setor. Guarde as orientações que resultam desse acompanhamento junto da intervenção respetiva. Não utilize uma anotação de observação como se fosse o parte de uma aplicação executada.
Na preparação da campanha seguinte, reúna as perguntas que ficaram por esclarecer: correspondência de nomes de terrenos, identificação de sintomas, localização dos documentos e entrega dos partes. Distribua os assuntos entre quem observa, quem decide, quem aplica e quem arquiva. Atribua um interlocutor às perguntas dirigidas aos serviços e preserve o histórico da comunicação com a referência da exploração.