TopCrop behandelt spuitgegevens binnen een breder teeltdossier. De Telerhandleiding voor teelt- en bewaarseizoen 2026/2027 vraagt registratie van alle bespuitingen, overige chemische behandelingen, bemestingen, beregeningen en de eerste oogstdatum. Het dossier verbindt perceel, teelt en afnemer. Voor deelnemers aan dit schema is daarom meer aan de orde dan uitsluitend een overzicht van spuitbeurten. [1]
De juiste seizoensdocumenten bij elkaar leggen
Deze gids gebruikt de TopCrop Telerhandleiding en het Handboek voor 2026/2027, beide aangeduid met maart 2026. Het handboek beschrijft het certificeringsschema; de telerhandleiding werkt de eisen voor de bedrijfsvoering uit. Bewaar in uw auditvoorbereiding beide documenten onder het betrokken seizoen. [1][2]
Begin uw eigen dossierindeling met de gewasmodules waarvoor uw bedrijf wordt beoordeeld. Neem daarna de betreffende perceel- en teeltgegevens op. Houd een eerdere versie apart voor oudere jaargangen, zodat een collega de herkomst van een oude invulhulp kan herkennen. Gebruik de benaming van het schema op het certificaat en de betrokken seizoensuitgave bij de interne controle.
Perceel, teelt en bewaarruimte identificeren
Onderdeel 1.2.1 vraagt een overzicht van percelen met perceelsnaam of -nummer, locatie, gewas, ras en oppervlakte. Waar van toepassing hoort een plattegrond van bewaarruimten erbij. De handleiding beschrijft voor die plattegrond uitzonderingen voor granen, zaden en peulvruchten, suikerbieten en cichorei en zetmeelaardappelen. [1]
Maak voor uw eigen bedrijf een correspondentie tussen de veldnamen van medewerkers en de perceelcodering in het teeltdossier. Bewaar daarin een gewijzigde perceelnaam of opgesplitste teelt herkenbaar. Laat de medewerker die een behandeling invoert dezelfde verwijzing gebruiken als degene die de oogst vastlegt. Wanneer producten naar verschillende bewaarlocaties gaan, houd dan in uw eigen werkproces de verbinding met de oorspronkelijke teelt zichtbaar.
Welke activiteiten in het dossier thuishoren
Onderdeel 1.2.2 noemt alle bespuitingen, overige chemische behandelingen, bemestingen, beregeningen en eerste oogstdatum. Een teeltregistratieformulier, akkerbouwmanagementsysteem of spuitboekje worden als mogelijke middelen genoemd. Onderdeel 2.7.3 vraagt actuele registratie van alle gebruikte gewasbeschermingsmiddelen. [1]
Gebruik bij uw eigen controle een activiteitenlijst per teelt. Zoek voor iedere genoemde activiteit waar de gegevens worden vastgelegd en wie ze aanlevert. Laat een ontvangstbon niet ongemerkt de plaats innemen van een verslag van de uitvoering. Geef een uitbestede behandeling een herkenbare verwijzing naar de opdracht, zodat de relevante gegevens ook bij de teler beschikbaar komen.
| Dossieronderdeel | TopCrop-aanknopingspunt | Interne zoekvraag |
|---|---|---|
| Perceelgegevens | 1.2.1 | Welk veld en ras beschrijft dit verslag? |
| Teeltactiviteiten | 1.2.2 | Waar staan uitvoering en eerste oogst? |
| Middelengebruik | 2.7.3 | Zijn alle gebruikte middelen actueel opgenomen? |
| Loonwerk | 1.7 | Zijn activiteitenregistraties bij de teler aanwezig? |
| Bewaren | 1.2.8 | Zijn de vereiste jaargangen bereikbaar? |
De verwijzingen komen uit de telerhandleiding; de zoekvragen zijn een redactionele werkhulp. [1]
Het voorbeeldformulier in bijlage B lezen
Bijlage B bevat een voorbeeldregistratieformulier met bronvermelding Kiwa Verin. Het formulier omvat algemene teeltgegevens, bemesting, middelengebruik, monitoring, niet-chemische maatregelen, oogst en naoogstbehandelingen. Een ster markeert volgens de toelichting velden die niet verplicht zijn voor TopCrop maar wel voor GLOBALG.A.P. [1]
Gebruik die markering precies waarvoor zij bedoeld is: de betekenis binnen dit voorbeeldformulier. Een ster is geen algemene vrijstelling van wettelijke toepassingsgegevens. De Europese uitvoeringsverordening bevat een eigen gegevensbijlage en de NVWA beschrijft de Nederlandse spuitregistratie. Lees bij een gezamenlijke invulmethode de wettelijke eisen en uw certificeringsscope naast elkaar. [3][4]
Maak in uw eigen invulinstructie een kolomvergelijking. Zet per veld welke bron of welk criterium de informatie vraagt. Schrijf bij een veld voor na-oogstbehandeling welke eenheid u gebruikt en waar de onderliggende uitvoering staat. Laat bij een toepassing vóór het zaaien of planten zien op welke volgende teelt de registratie betrekking heeft. De telerhandleiding noemt uitdrukkelijk dat de gebruiksvoorwaarden ook voor bespuitingen voorafgaand aan de teelt gelden. [1]
Productvoorwaarden en veiligheidstermijn
Onderdeel 2.7.1 vraagt gebruik volgens het wettelijk gebruiksvoorschrift, met aandacht voor maximale dosering, veiligheidstermijn en frequentie. Bij verkoop op stam of oogst in opdracht van de afnemer blijft volgens de toelichting de teler verantwoordelijk voor de veiligheidstermijn. Bewaar daarom bij die werkvorm de informatie waarmee u behandeling en oogst kunt verbinden. [1]
Het Ctgb beschrijft de veiligheidstermijn als een consumentenbeschermende termijn tussen laatste behandeling en oogst. De toepassingsdag telt als dag nul. De termijnengids scheidt deze telling van de voorschriften voor medewerkers die het gewas betreden. [5]
Vijf jaar bewaren binnen TopCrop
Onderdeel 1.2.8 vraagt dat alle registraties, controlerapporten, certificaten en analyses minimaal vijf jaar vanaf de start van certificering worden bewaard. Ook inkoopbonnen, facturen of certificaten van de genoemde productgroepen worden ten minste vijf jaar bewaard. Dit is de bewaartermijn in het onderzochte schema. [1]
De NVWA noemt voor de wettelijke spuitregistratie minimaal drie jaar. Een TopCrop-deelnemer gebruikt dus voor het hier bedoelde schemadossier de langere schema-eis. Houd de twee herkomsten in uw bewaarinstructie herkenbaar, zodat een medewerker niet uitsluitend de algemene driejaarssamenvatting op alle auditstukken toepast. [4][1]
Maak een archiefindex per seizoen met de teeltregistraties en de ondersteunende documenten. Test het terugvinden van een ouder rapport aan de hand van perceel, product of leverancier. Bewaar de gegevens bij een softwarewissel met de betekenis van afkortingen en eenheden. Geef een vervanger de index en laat hem zelfstandig een eerder gekozen teelt terugzoeken.
Loonwerk en emissieprotocollen
Onderdeel 1.7 verlangt dat u kunt aantonen dat de loonwerker volgens de TopCrop-regels werkt. De handleiding noemt daarvoor certificaten of inspectiebewijzen; kunt u dat niet aantonen, dan ziet u zelf toe op de naleving. De registraties van loonwerkactiviteiten die moeten worden vastgelegd, moeten bij u aanwezig zijn. [1]
Onderdeel 2.7.7 behandelt emissieprotocollen voor erf en percelen. Het advies mag maximaal drie jaar oud zijn. De handleiding beschrijft een uitzondering wanneer spuitwerk wordt uitbesteed, behalve wanneer de loonwerker voorzieningen op het erf gebruikt, bijvoorbeeld bron of wasplaats. Leg bij de opdracht daarom ook vast welke bedrijfsvoorzieningen gebruikt worden. [1]
Vraag na uitvoering het activiteitenverslag en verbind het aan de juiste teelt. Bewaar ontbrekende gegevens als gerichte vraag aan de betrokken uitvoerder. Voor de wettelijke toegangs- en kopieregel gaat u verder naar de loonwerkgids. Voor de algemene gegevensvelden gebruikt u de uitvulhulp.
Het voorbeeldformulier aan uw bedrijf koppelen
Neem een leeg exemplaar van bijlage B en één volledig teeltdossier. Schrijf per onderdeel op waar uw bedrijf de gegevens al vastlegt. Begin met teeltjaar, ras en perceelcodering. Zoek daarna de gegevens van uitgangsmateriaal en de eerste activiteit voorafgaand aan de teelt. Volg vervolgens de bespuitingen, bemestingen en beregeningen naar het oogstmoment. Het doel is een leesbare correspondentie, niet het achteraf invullen van onbekende feiten.
Laat bij een verschillend systeem voor voorraad, veldwerk en bewaring zien hoe de locatieverwijzingen bij elkaar horen. Bewaar een naamwijziging met de periode waarin die aanduiding werd gebruikt. Gebruik voor de overdracht aan een vervanger een echte zoekopdracht: vind de toepassing die bij een opgegeven perceel en datum hoort en toon de bijbehorende bronnotitie.
Een onderbreking van de administratie voorbereiden
De telerhandleiding beschrijft bij calamiteiten ook het verloren gaan van registraties door computerstoring, brand of waterschade. In onderdeel 1.3.2 legt de teler vast wat er is gebeurd, welke actie is uitgevoerd en hoe herhaling zo nodig wordt voorkomen. Het schema biedt daarvoor het klachten- en calamiteitenformulier in bijlage C. [1]
Maak voor de eigen organisatie een herstelafspraak voor zo'n onderbreking. Leg vast wie een probleem meldt en waar een beschikbare archiefkopie wordt gezocht. Laat een vervanger oefenen met het terughalen van een oudere jaargang zonder de werkende administratie te overschrijven. Noteer waar gegevens ontbreken en welke oorspronkelijke documenten nog beschikbaar zijn. Geef een gereconstrueerde toelichting een herkenbare herkomst in uw werkdossier.
Bij de volgende seizoensoverdracht bespreekt u de locaties van de archiefkopieën, de geldende documentversie en de contactpersonen van loonwerkers. Vraag vooral welke werkzaamheden gebruikmaken van uw bron of wasplaats, zodat de bespreking van emissieprotocollen op de concrete opdracht aansluit. Houd het antwoord bij de werkafspraak en vraag het uitvoeringsverslag op zodra de activiteit is afgerond. Zo volgt het dossier de werkelijke teelt van voorbereiding tot bewaring.