Een bruikbare spuitregistratie verbindt het gebruikte product aan het tijdstip, de dosis en het behandelde gebied en gewas. Die onderdelen noemt de NVWA in de zelfinspectie. De Europese bijlage bij Verordening 2023/564 werkt de gegevens verder uit per soort toepassing, met onder meer het toelatingsnummer en de omvang van de behandeling. Begin daarom bij de feitelijke toepassing voordat u een kolomindeling kiest. [1][2]
Kies eerst de juiste toepassingseenheid
De Europese bijlage onderscheidt behandeling van oppervlakten, behandeling van of in gesloten ruimten en behandeling van zaden of teeltmateriaal. Bij oppervlakten staat de dosis per hectare en het aantal behandelde hectaren centraal. Bij gesloten ruimten kan het gaan om hoeveelheid per kubieke of vierkante meter en de omvang van de behandelde faciliteit. Voor zaden en teeltmateriaal noemt de bijlage onder meer kilogram, ton of aantal zaden. [2]
Gebruik die keuze als begin van uw invulroutine. Schrijf eerst op of u een perceel, een ruimte of een partij beschrijft. Neem vervolgens de bijbehorende eenheid op in de kolomkop. Zet een hoeveelheid product naast een duidelijk omschreven behandeld oppervlak of een duidelijke behandelde partij. Plaats hulpgegevens, zoals tankinhoud of een planning, in herkenbare aparte velden. Zo hoeft de lezer niet uit de grootte van een getal te raden wat ermee wordt bedoeld.
| Toepassing | Omvang in de Europese bijlage | Praktische identificatie |
|---|---|---|
| Oppervlaktebehandeling | Behandelde hectaren | Behandeld gebied en eventuele fractie |
| Gesloten ruimte | Kubieke meter of vierkante meter | Opslagplaats- of kasnummer |
| Zaden of teeltmateriaal | Kilogram, ton of aantal | Behandelde partij, partijnummer indien van toepassing |
Deze indeling volgt de Europese bijlage. Eenheden mogen waar nodig worden aangepast; de gekozen grootheid moet de behandeling blijven beschrijven. [2]
Schrijf productnaam en toelatingsnummer samen
Bij elk van de genoemde toepassingscategorieën vraagt de bijlage om productnaam en toelatingsnummer. Neem beide over van het daadwerkelijk gebruikte product. Het Ctgb legt uit dat het wettelijk gebruiksvoorschrift de toegelaten toepassingen en beschermingsmaatregelen bevat. De Nederlandse toelatingendatabank wordt in de NVWA-zelfinspectie aangewezen als plaats om de actuele toelating en het gebruiksvoorschrift te raadplegen. [2][3][1]
Houd in uw eigen invulmethode een verwijzing naar het voorschrift bij de productidentificatie. Maak van een afkorting uit de dagelijkse praktijk een herkenbare correspondentie naar de volledige naam. Wanneer u eerder ingevoerde gegevens overneemt, bevestig opnieuw welk product daadwerkelijk is gebruikt. Gebruik een overgenomen naam niet als bewijs dat dezelfde toepassing onder dezelfde voorwaarden was toegestaan.
Het Ctgb kent aan wijzigingen in gebruiksvoorschriften van gewasbeschermingsmiddelen een W-code toe. Met die code is in de toelatingendatabank na te gaan wanneer het voorschrift is gewijzigd. Neem de gebruikte versie daarom op in uw ondersteunende productdossier. Dit is een praktische dossierkeuze; de W-code vervangt de productnaam of het toelatingsnummer in de toepassingsregel niet. [3]
Noteer datum en een relevante begintijd
Voor oppervlaktebehandelingen noemt de bijlage datum en, indien relevant, de begintijd in uren. De voetnoot geeft als voorbeelden een gebruiksbeperking tot bepaalde tijdstippen van de dag en een tijdstip dat relevant is voor de specifieke toepassing. De verordening verlangt bovendien dat ieder gebruik onverwijld wordt geregistreerd. [2]
Spreek af wie de uitgevoerde behandeling bevestigt. Laat bij een uitgestelde opdracht de oorspronkelijke planning herkenbaar als planning staan en maak een uitvoeringsregel met het werkelijke tijdstip. Splits registraties wanneer anders onduidelijk wordt welke locatie op welk moment is behandeld. Bewaar een ontvangen verslag van een derde bij de overeenkomstige regel; zet de ontvangstdatum niet op de plaats van de toepassingsdatum.
Maak een deeloppervlakte herkenbaar
De bijlage vraagt om vermelding van de behandelde fractie wanneer slechts een deel van een eenheid of gebied is behandeld. De NVWA maakt dit voor kassen concreet: wanneer een middel niet in de hele kas is gebruikt, vermeldt u de oppervlakte en het vak, de gang of kap. Een verwijzing naar uitsluitend het hele bedrijfsareaal beantwoordt die deelbehandelingsvraag niet. [2][1]
Gebruik een vaste plattegrond met namen die ook de uitvoerder herkent. Laat een tijdelijke medewerker de locatie aanwijzen aan de hand van de omschrijving. Bij een onduidelijke grens kunt u een toelichtende schets bij het verslag bewaren. Geef dezelfde locatie in uw jaaroverzicht en in het uitvoeringsverslag dezelfde benaming. Werk voor een gewijzigde kasindeling de correspondentie bij voordat nieuwe registraties ontstaan.
EPPO en BBCH koppelen aan het doel van het veld
De bijlage vraagt bij oppervlakten om namen van gewassen, situaties of landgebruik in overeenstemming met EPPO-codes, indien van toepassing. Ook wordt het groeistadium overeenkomstig de BBCH-monografie genoemd wanneer dat relevant is. De voetnoot noemt als voorbeeld toepassingen die tot bepaalde groeistadia beperkt zijn. Artikel 1 draagt lidstaten op passende gemeenschappelijke namen ter beschikking te stellen. [2]
Beschrijf daarom eerst welk gewas of welke situatie werkelijk is behandeld. Ga daarna na welke naam in uw registratiemethode daarvoor staat. Vul geen willekeurige code in om een leeg veld weg te werken. Bespreek bij een software-inrichting hoe een gewasnaam, een toepasselijke code en een eventuele stadiumbeperking terugkomen in de uitvoer. Bewaar bij een onduidelijke koppeling de gerichte vraag met het betreffende product en de betreffende toepassing.
Bewaren en beschikbaar stellen
De NVWA noemt voor de spuitregistratie minimaal drie jaar bewaren en kunnen tonen tijdens een inspectie. Voor de monitor vermeldt dezelfde pagina dat deze tijdens de teelt wordt bijgehouden en binnen twee maanden na de teelt afgerond; dat is een ander document met een andere taak. [1]
Maak voor de spuitregistratie een jaararchief waarin de betekenis van afkortingen en eenheden behouden blijft. Sla een lege invulhulp afzonderlijk op van de ingevulde gegevens. Bij een overstap naar andere software kunt u een proef doen met het openen van een oudere registratie en het lokaliseren van de bijbehorende bronnotitie. Laat de vervanger dezelfde zoekopdracht uitvoeren. Dit is een voorgestelde archiefcontrole, geen aanvullende wettelijke termijn.
Excel als invulmiddel beoordelen
De NVWA-zelfinspectie omschrijft de registratie als vormvrij; de Europese uitvoeringsverordening bevat daarnaast het elektronische, machinaal leesbare formaat en overgangsbepalingen. Lees inhoud en formaat samen. Een lijst met herkenbare kolomkoppen helpt bij invoer, maar de controle van de uitvoer vraagt een afzonderlijke stap. Het digitale registerartikel behandelt de Europese termijnen en overdracht. [1][2]
Gebruik voor een eigen tabel dezelfde proef als voor een programma: voer één behandeling in, geef de opgeslagen gegevens aan een collega en vraag deze om product, locatie, omvang en datum terug te vinden. Bekijk of getallen hun eenheid behouden na sorteren of delen. Noteer een gevonden verschil bij de betrokken regel en vraag de uitvoerder om de juiste informatie. Artikel 7.3a verlangt immers volledige en waarheidsgetrouwe gegevens, onverwijld nadat deze bekend zijn. [4]
Voor inspectievoorbereiding gaat u verder naar de NVWA-controlelijst. Voor preventieve maatregelen en evaluatie gebruikt u de monitorhandleiding.
Rekenvoorbeeld: producthoeveelheid en behandelde omvang
Voorbeeld met fictieve invoer, uitsluitend om de registratie te lezen. Een uitvoerder meldt een behandeling van 2 hectare met een ingevoerde productdosis van 0,5 liter per hectare. De vermenigvuldiging geeft 1 liter product. Noteer de twee grootheden afzonderlijk: de omvang blijft 2 hectare; de dosis blijft 0,5 liter per hectare. Dit voorbeeld geeft geen toegelaten dosering voor een bestaand middel en beoordeelt geen mengsel.
Veronderstel vervolgens dat de opdracht oorspronkelijk 3 hectare omvatte, maar dat de uitvoerder slechts de genoemde 2 hectare behandelde. Bewaar dan in uw werkmethode de opdracht als opdracht en beschrijf in het verslag de uitgevoerde fractie met een herkenbare begrenzing. Controleer de locatieaanduiding voordat u de totale oppervlakte vanuit een perceellijst overneemt. De Europese bijlage noemt het aangeven van de behandelde fractie wanneer dat van toepassing is. [2]
Bij het teruglezen kunt u vier verschillende vragen stellen: welke oppervlakte was opgedragen, welke oppervlakte is behandeld, welke dosis is vastgelegd en hoeveel product volgt uit de berekening? Zet de antwoorden in passende velden en benoem iedere eenheid. Laat uw collega de hoeveelheid opnieuw berekenen en de behandelde locatie aanwijzen. Onderzoek een verschil bij de bron voordat u een cel aanpast. Gebruik voor een spuitvolume met water een afzonderlijke kolom; anders kan een volgende lezer de producthoeveelheid en het volume vloeistof verwarren.
Beschrijf bij een bedrijfseigen tabel ook de betekenis van een lege cel. Reserveer bijvoorbeeld een aparte notitie voor een nog op te vragen gegeven en rond de regel pas af nadat u het uitvoeringsverslag heeft ontvangen. Vermeld wie de toelichting heeft aangeleverd. Deze indeling is een voorgestelde invulmethode en verandert de wettelijke gegevensvelden niet.