De NVWA controleert bij een land- of tuinbouwbedrijf meer dan de aanwezigheid van een spuitboekje. Inspecteurs letten op gebruik volgens het wettelijk gebruiksvoorschrift, middelenvoorraad, vakbekwaamheidsbewijzen, spuitregistratie, gewasbeschermingsmonitor en goedgekeurde apparatuur. Zij voeren fysieke én administratieve controles uit. Een bedrijfsbezoek gebeurt meestal onaangekondigd. [1]
Bereid daarom een dossier voor waarmee u een werkelijk uitgevoerde toepassing kunt uitleggen. Begin bij de behandeling en zoek de bijbehorende locatie, het gebruikte middel en de toepassingsvoorwaarden op. De matrix hieronder is een redactionele werkhulp voor die voorbereiding. Zij groepeert documenten naar de vragen die zij beantwoorden.
De toepassingsregel als vertrekpunt
De NVWA-zelfinspectie vraagt naar middelnaam, tijdstip en dosis, behandeld gebied en gewas. Registraties moeten actueel, overzichtelijk en volledig zijn en tijdens de inspectie getoond kunnen worden. De pagina noemt minstens drie jaar bewaren. Artikel 7.3a van de Nederlandse regeling verlangt bovendien volledige en waarheidsgetrouwe administratie, onverwijld na bekendwording van gegevens. [2][3]
Kies voor uw eigen voorbereiding een behandeling die ook voor een collega terug te vinden is. Laat de medewerker het verslag openen, de locatie aanwijzen en de productidentificatie lezen. Vraag vervolgens waar de oorspronkelijke uitvoeringsgegevens zijn vastgelegd. Noteer concrete onduidelijkheden per regel. Vul een ontbrekende hoeveelheid niet in vanuit een schatting van het verwachte verbruik.
| Onderdeel | Vraag bij uw dossiercontrole | Zoekroute |
|---|---|---|
| Toepassingsregel | Wat, waar, wanneer en hoeveel? | Datum, product en locatie |
| Productdossier | Welke toepassing en voorwaarden horen bij het middel? | Toelating en gebruiksvoorschrift |
| Voorraad | Welke middelen zijn aanwezig? | Middelenkast en voorraadadministratie |
| Personen | Wie gebruikt professionele middelen? | Bewijs van vakbekwaamheid |
| Apparatuur | Welke machine is gebruikt en gekeurd? | Machineaanduiding, sticker en rapport |
| Monitor | Welke geïntegreerde maatregelen zijn bijgehouden? | Teelt, seizoen en evaluatie |
De onderwerpen komen uit de NVWA-uitleg over toezicht en zelfinspectie. De voorgestelde zoekroute is een werkmethode. [1][2]
Het voorschrift aan de toepassing verbinden
Het Ctgb beschrijft het wettelijk gebruiksvoorschrift als de plaats waar toegelaten toepassingen en maatregelen ter bescherming van mens, dier en milieu staan. In de zelfinspectie noemt de NVWA ook extra voorwaarden, bijvoorbeeld voor een bloeiend gewas, bloeiend onkruid en grondwaterbeschermingsgebieden. Een middel dat in Nederland is toegelaten, is daardoor nog niet zonder meer voor elke situatie inzetbaar. [4][2]
Leg voor de gekozen dossiercontrole het voorschrift naast de toepassingsregel. Bekijk eerst of de gewasomschrijving overeenkomt. Lees vervolgens de dosis, eventuele toepassingsaantallen en de relevante beschermingsmaatregelen. Verzamel gerichte vragen wanneer een veld niet overeenkomt met uw uitvoering. Bewaar een antwoord bij de betreffende behandeling, zodat de reden van een correctie later zichtbaar blijft.
Het Ctgb legt uit dat een lagere dosering geen toestemming geeft om het maximale aantal toepassingen te overschrijden of van andere voorschriftvoorwaarden af te wijken. Vergelijk een reeks behandelingen daarom ook als reeks, met behoud van de afzonderlijke toepassingsdata. [4]
Voorraad en fysieke controle
Bij een fysieke controle kan de NVWA monsters nemen van gewas en grond. De aanwezige voorraad is eveneens een controleonderwerp. Dit zijn afzonderlijke informatiebronnen naast de toepassingsadministratie. [1]
Maak in uw eigen werkmethode onderscheid tussen een ontvangst van product, een toepassing en een retour of afvoer. Koppel een inkoopdocument aan het product waarop het betrekking heeft. Houd een ontvangen werkverslag van een loonwerker herkenbaar als verslag van diens uitvoering. Een afwijking tussen een voorraadlijst en een toepassingsregel vraagt om onderzoek van de onderliggende gegevens; trek zonder onderzoek geen conclusie uit uitsluitend de optelsom.
Vakbekwaamheid per functie
De NVWA vermeldt dat iedereen die met professionele gewasbeschermingsmiddelen werkt een licentie, oftewel bewijs van vakbekwaamheid, nodig heeft. De benodigde soort kan per persoon en functie verschillen. De zelfinspectie behandelt gebruik, verkoop, distributie en opslag en verwijst voor de precieze keuze naar Bureau Erkenningen. [2]
Maak voor de dagelijkse organisatie een overzicht van de werkelijk betrokken personen en taken. Zet bij iedere uitvoerder waar diens bewijs kan worden gevonden en wie de geldigheid opvolgt. Geef een vervanger deze zoekroute. Bij ingehuurde arbeid kunt u de contactpersoon van de dienstverlener naast het uitvoeringsverslag bewaren; schrijf een bewijs niet zonder verificatie aan een andere medewerker toe.
Keuringsstukken bij de juiste machine
Op goedgekeurde apparatuur zit volgens de zelfinspectie een sticker met een geldigheidsdatum. De NVWA-inspecteur controleert die datum en kan ook het keuringsrapport opvragen. De pagina noemt verschillende keuringsfrequenties afhankelijk van het type apparatuur en beschrijft ook vrijgestelde apparaten. [2]
Gebruik daarom een herkenbaar machinekenmerk in uw dossier. Verbind een rapport aan de betrokken machine en bewaar de aankoop- of machinegegevens afzonderlijk van het toepassingsverslag. Veronderstel bij een vervanging niet dat een rapport automatisch de nieuwe machine beschrijft. Bij een loonwerker vraagt u gericht welke apparatuur bij de betreffende uitvoering is ingezet.
De monitor kunnen toelichten
De monitor wordt tijdens het seizoen bijgehouden en per teelt binnen twee maanden na de teelt afgerond. De NVWA noemt de monitor vormvrij en verlangt dat hij bij een inspectie getoond kan worden. In de monitor staat de geïntegreerde aanpak, bijvoorbeeld inzet van natuurlijke vijanden of resistente rassen. [2]
Bewaar bij uw voorbereiding de evaluatie bij de maatregelen waarop zij betrekking heeft. Vraag een betrokken medewerker om een aangevinkte maatregel met een concrete waarneming toe te lichten. Een leeg model toont uitsluitend welke vragen u wilde beantwoorden. Voor de uitwerking en het algemene PDF-formulier gebruikt u de monitorhandleiding.
Samenwerking tussen toezichthouders
De NVWA werkt onder meer samen met waterschappen, omgevingsdiensten, de Nederlandse Arbeidsinspectie en ILT. Regionale en lokale regels worden volgens haar toelichting door lokale en regionale overheden gecontroleerd. In de zelfinspectie staat bovendien dat relevante overtredingen aan een andere toezichthouder worden doorgegeven. [1][2]
Bewaar een inspectiebrief daarom met de naam van de afzender, de behandelde activiteit en de gevraagde stukken. Maak voor een slootkantcontrole ook de waterbeschermingsinformatie bereikbaar. De Rijnland-gids en de HDSR-fruitteeltgids behandelen die situaties afzonderlijk.
Wat gebeurt er bij een overtreding?
De NVWA noemt onder meer een officiële waarschuwing en een boete als mogelijke interventies. Wanneer herstel mogelijk is, moet de teler alsnog aan de regels voldoen. Daarna volgt een herinspectie waarvoor de teler betaalt. De reactie hangt af van de vastgestelde overtreding; een ontbrekende regel krijgt hier geen automatisch boetebedrag toegekend. [1]
Lees een herstelopdracht met de verantwoordelijke en maak een overzicht van de concreet gevraagde acties. Verzamel het bewijs van uitvoering bij iedere actie. Bewaar correspondentie en aangeleverde bestanden bij het inspectiedossier. Gebruik de uitvulhulp voor de gegevenscontrole en de digitale gids voor informatieverstrekking in elektronisch formaat.
Oefening voor een vervanger op het bedrijf
Kies voor een interne oefening een datum waarop verschillende werkzaamheden zijn uitgevoerd. Laat een vervanger zonder mondelinge aanwijzingen de toepassingsregel, de betrokken machine en de locatie terugvinden. Vraag daarna waar hij het keuringsstuk en de monitor van de teelt zou zoeken. Schrijf op bij welke verwijzing hij vastloopt. Een verkeerd opgeborgen rapport en een ontbrekend uitvoeringsgegeven vragen om verschillende oplossingen.
Gebruik voor deze oefening kopieën en houd de originele gegevens intact. Laat de verantwoordelijke eventuele correcties beoordelen voordat u een definitieve regel wijzigt. Bewaar bij de oefening uitsluitend concrete verbeterpunten, bijvoorbeeld een onbegrijpelijke perceelafkorting, een rapport zonder machineverwijzing of een werkverslag dat bij de verkeerde klant is opgeslagen. Verbind iedere actie aan de locatie waar het document straks moet staan.
Rond af met een tweede zoekopdracht: kies een uitbestede toepassing en vraag wie daarvoor contactpersoon is. Controleer of diens gegevens bij de opdracht staan en of het ontvangen verslag herkenbaar op de uitvoering betrekking heeft. Geef een nieuwe medewerker diezelfde route bij de werkoverdracht. Zo test u de bereikbaarheid van de stukken voordat een toezichthouder erom vraagt, zonder een eigen oefening als officiële inspectie of wettelijke goedkeuring te presenteren.