Voor GLOBALG.A.P. IFA v6 Smart groenten en fruit staat de toepassingsregistratie in criterium 32.02.01. De schematekst verlangt registraties van alle toepassingen van gewasbeschermingsmiddelen, biologische bestrijders en naoogstbehandelingen. De gegevens verbinden het product en de uitvoering met de behandelde teelt. Deze gids behandelt expliciet de Smart-editie; GLOBALG.A.P. publiceert daarnaast een afzonderlijke GFS-editie. [1][2]

Begin met de editie van het certificaat

GLOBALG.A.P. legt uit dat IFA v6 Smart en IFA v6 GFS twee parallelle edities zijn. De vereiste editie hangt af van de afnemer. De organisatie maakt ook onderscheid tussen algemene reglementen, principes en criteria en de checklist voor zelfbeoordeling en audit. [2]

Noteer voor uw eigen voorbereiding de productgroep, editie en betrokken locaties naast elkaar. Bewaar de bijbehorende documenten bij het dossier van de certificering. Zet een algemene Nederlandse toepassingsregistratie niet zonder vergelijking gelijk aan alle eisen van een certificatieschema. Laat de verantwoordelijke de betreffende criteria selecteren en maak daarna een correspondentie naar de beschikbare bedrijfsgegevens.

De hier gebruikte Smart-bron is het document met principes en criteria, versie 6.0_Sep22. Het toepassingscriterium is daarin als Major Must aangeduid. De uitleg hieronder koppelt telkens de besproken onderwerpen aan dat document, zodat duidelijk blijft welke editie en welk onderdeel worden uitgewerkt. [1]

Teelt, ras en locatie identificeren

Criterium 32.02.01 vraagt gewas en/of behandeld ras en de toepassingslocatie. De locatieomschrijving omvat het geografische gebied, de bedrijfsnaam of -referentie en het veld, de boomgaard, kas of faciliteit waarin het gewas staat. Daardoor moeten verschillende locatieverwijzingen samen leesbaar blijven. [1]

Gebruik een eigen overzicht waarin de naam uit uw werkplanning naar het betrokken perceel of de betrokken faciliteit verwijst. Bewaar daarin de rasbenaming als deze onderdeel van uw registratie is. Laat een medewerker een toepassing terugvinden op basis van de locatie en een andere op basis van de teelt. Noteer een verschil tussen de gebruikelijke veldnaam en de certificaatlocatie in een herkenbare correspondentie, zonder de oorspronkelijke gegevens te verbergen.

Data van begin tot einde

De Smart-tekst verlangt exacte begin- en einddatums. Eindtijden hoeven volgens dit criterium niet te worden genoteerd, maar einddatums wel. Voor die werkwijze wordt de herbetredingsperiode gerekend vanaf het begin van de volgende kalenderdag. Dit is de concrete beschrijving in het certificatiecriterium. [1]

Maak een toepassing die over meer dan één datum loopt daarom herkenbaar in uw invulmethode. Bewaar bij de uitvoerder welke periode het verslag beschrijft. Gebruik de datum waarop u een verslag ontvangt niet als einddatum van de toepassing. Laat bij een import of overdracht zien waar het begin en einde uit de brongegevens terechtkomen. Bespreek een ontbrekend eindgegeven voordat de auditvoorbereider de regel als afgerond behandelt.

Product, werkzame stof en biologisch organisme

Het criterium vraagt de geregistreerde handelsnaam en werkzame stof of het nuttige organisme met wetenschappelijke naam. Verder noemt het de hoeveelheid toegepast product en concentratie of dosis. Het gaat dus zowel om identificatie als om de grootheden van de uitvoering. [1]

Leg voor uw eigen dossier de productidentificatie en de uitvoeringsgegevens naast elkaar. Een hoeveelheid product en een dosis met oppervlakte-eenheid zijn verschillende velden. Benoem de eenheid bij ieder getal. Wanneer een biologische bestrijder wordt vastgelegd, laat de invulmethode de vereiste naamgegevens herkenbaar tonen. Vraag uw softwareleverancier om een uitvoervoorbeeld waarin juist dit soort toepassing staat.

Het Nederlandse Ctgb legt de relatie tussen product en gebruiksvoorschrift uit. Daarin staan toegelaten toepassingen en beschermingsmaatregelen. Gebruik het concrete voorschrift bij de beoordeling van een middel; een schema-eis voor registratie vormt geen toelating voor een product of toepassing. [3]

Reden, methode en verantwoordelijke personen

Criterium 32.02.01 noemt het type gebruikte machine of toepassingsapparatuur en de reden van toepassing, zoals doelplaag, ziekte, onkruid of toestand. Het vraagt de volledige naam van de toepasser en die van de technisch verantwoordelijke voor besluitvorming en toestemming. Autoriseert steeds dezelfde persoon alle toepassingen, dan mogen diens gegevens eenmaal worden vastgelegd. [1]

Houd in uw werkafspraak de uitvoerder en de beslissingsverantwoordelijke herkenbaar. Maak bij een ploegwissel duidelijk wie het werk daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Gebruik bij de reden een omschrijving die aansluit op de beoordeling bij die teelt. Koppel een machineaanduiding aan het apparaat dat is gebruikt, zodat een collega het ondersteunende dossier kan vinden zonder te raden welke trekker of spuit bedoeld is.

Weersomstandigheden bij een toepassing

Criterium 32.02.02 vraagt lokale weersomstandigheden die invloed hebben op werking of drift naar naburige gewassen. Het noemt wind, zon of bewolking en luchtvochtigheid. Pictogrammen met aankruisvakjes, tekst of een ander bruikbaar systeem zijn mogelijk. Voor bedekte teelten noemt het criterium niet van toepassing. [1]

Kies voor uw eigen formulier een leesbare manier van vastleggen. Beschrijf welke omstandigheden bij de uitvoering horen en leg de betekenis van gebruikte pictogrammen vast. Zorg dat die betekenis ook in een gedeelde of afgedrukte versie zichtbaar is. Een later ingevoerde algemene weersverwachting moet niet ongemerkt de plaats innemen van de informatie over het uitgevoerde werk.

Oogsttermijn aantonen met toepassings- en oogstgegevens

Criterium 32.03.01 vraagt dat de naleving van oogsttermijnen wordt aangetoond met bijvoorbeeld toepassingsregistraties en oogstdata. Bij doorlopende oogst noemt het systemen op veld, boomgaard of kas, zoals waarschuwingen en toepassingstijdinformatie, om de termijnen te respecteren. [1]

Maak in uw auditvoorbereiding een spoor van behandeling naar betrokken oogst. Zoek de laatste relevante toepassing, lees de bijbehorende termijn en leg de oogstdatum ernaast. Bewaar bij een afwijkende locatieaanduiding de correspondentie. De herbetredings- en oogstgids legt uit waarom een oogsttermijn volgens het Ctgb geen algemene toegangsregel voor werkers is. [3]

Schriftelijke herbetredingsprocedure

Criterium 32.10.06 vraagt duidelijke schriftelijke procedures voor herbetredingsintervallen op basis van etiketinstructies. De beschrijving omvat onder meer begin en einde, toegangsaanduiding, wijze van betreden en bijzondere aandacht voor medewerkers met meer risico. Als geen herbetredingsperiode is vermeld, staat de Smart-tekst geen toegang toe voordat het middel op het gewas is opgedroogd. [1]

Verbind die procedure in uw dagelijkse werkwijze met de concrete behandelingslocatie. Laat een nieuwe ploeg de toegangsinformatie en de contactpersoon vinden. Bewaar de toepassingsgegevens die de procedure in die situatie onderbouwen. Geef een externe ploeg dezelfde uitleg als eigen medewerkers. Gebruik een schemaformulier niet als algemene veiligheidsinstructie zonder de concrete behandeling daarbij te betrekken.

De auditroute oefenen

Kies een behandeling en laat een collega achtereenvolgens de teelt, het product, de hoeveelheden, personen, omstandigheden en oogstgegevens opzoeken. Noteer alleen feitelijke lacunes in het dossier. Zet bij een ontbrekende naam wie de aanvulling moet aanleveren. Bewaar een gecorrigeerde uitvoer bij de ontvangen brongegevens.

Voor wettelijke Nederlandse toepassingsvelden gebruikt u de uitvulhulp. Voor een uitbestede behandeling gaat u naar de loonwerkpagina. Voor een afzonderlijke PlanetProof-administratie gebruikt u de PP.6-gids, die een andere schematekst behandelt.

Een veldnaam uit de uitvoering naar de audit vertalen

Maak voor de eigen voorbereiding een index met de dagelijkse veldnaam, de officiële locatieverwijzing in het dossier en de betrokken gewas- of rasbenaming. Voeg aan iedere combinatie de plaats van de toepassingsregistraties en oogstgegevens toe. Laat een collega één behandeling vanuit het veld zoeken en een tweede vanuit de oogstdatum.

Vraag bij een overdracht van software of hetzelfde verband in de uitvoer behouden blijft. Controleer of de volledige namen van uitvoerder en beslissingsverantwoordelijke herkenbaar zijn, of begin- en einddatum verschillende velden blijven en of de producteenheid leesbaar is. Schrijf een onduidelijk gegeven op als gerichte vraag bij de betrokken proefregel. Bewaar de ontvangen toelichting naast het oorspronkelijke verslag.

Gebruik de uitkomst als interne invulinstructie voor medewerkers die het auditdossier samenstellen. Een geslaagde zoekproef geeft u informatie over de bereikbaarheid van documenten; zij vervangt de beoordeling door de certificerende instelling niet. Houd daarom de gebruikte editie en de gekoppelde criteriumnummers bij de werkinstructie zichtbaar.