Valmistaudu kasvinsuojeluaineiden käytön tarkastukseen kokoamalla käsittelymerkinnät, valmisteiden käyttöehdot sekä henkilöihin ja ruiskuihin liittyvät asiakirjat. Ruokaviraston valvontasuunnitelma käsittelee asiakirjojen tarkastamista, haastatteluja, tilojen ja laitteiden tarkastusta sekä näytteenottoa. Kirjanpidon tulee olla helposti tarkastettavissa tilakäynnillä. [1][3]
Selvitä pyynnön kohde ja ajanjakso
Kirjaa saapuneesta tarkastuspyynnöstä, mitä toimintaa, paikkaa ja kautta se koskee. Nimeä tilalta henkilö, joka kokoaa aineiston ja pyytää tarvittavat täydennykset muilta tekijöiltä. Tällä sivulla esitetty valmistelujärjestys on toimituksen suositus asiakirjojen löydettävyyden parantamiseen.
Kansallisen valvontasuunnitelman kasvinsuojeluosiossa kuvataan riskiperusteista kohdentamista eri toimialoille. Tarkastuksen ajankohta riippuu kohteesta ja siitä, milloin valvonta voidaan tarkoituksenmukaisesti tehdä, esimerkiksi kasvukaudella. Suunnitelma mainitsee myös aiemmat puutteet ja ilmoitukset valvonnan kohdentamisessa. [1]
Tästä ei lasketa tilalle omaa tarkastusprosenttia. Valmistelun kannalta olennaista on tietää, mitä asiakirjoja juuri pyydetty toiminta tuottaa ja miten ne yhdistetään toisiinsa.
Tunne viranomaisten tehtäväkokonaisuus
Valvontasuunnitelmassa esitetään Tukesin, Tullin ja Ruokaviraston yhteinen kasvinsuojeluainevalvonnan suunnitelma. Ohjausmalliin kuuluu Ruokaviraston toimintasuunnitelma elinvoimakeskuksille. Suunnitelma mainitsee myös Ruokaviraston järjestämän elinvoimakeskusten koulutuksen ja valvontapäälliköiden yhteistyön. [1]
Ruokaviraston kirjaamisopas ohjaa lisätietokysymyksissä Ruokavirastoon, alueellisiin elinvoimakeskuksiin sekä kuntien maaseutuelinkeino- ja elintarvikevalvontaviranomaisiin. [3]
Merkitse oman asian yhteyshenkilö pyynnön perusteella. Pidä viranomaiskirje, oma aineistoluettelo ja mahdolliset vastaukset samassa asian hakemistossa. Tämä helpottaa määrätyn kokonaisuuden käsittelyä ilman, että eri viranomaisten tehtävät sekoittuvat tilan omassa viestinnässä.
Aloita käyttökirjanpidon kattavuudesta
Tukesin lista sisältää valmisteen nimen ja rekisterinumeron, käyttöajankohdan, annoksen, käsitellyn pinta-alan, viljelykasvin ja EPPO-koodin, paikkatiedot sekä käyttötyypin. Tuotteen aika- tai kasvuvaiherajoituksiin liittyvät lisäksi kellonaika ja BBCH-tieto. [4]
Ota tarkasteltavalta ajalta kooste ja vertaa sitä alkuperäisiin työmuistioihin. Käsittele myös urakoitsijalta saatu aineisto. Etsi tapahtumat, jotka ovat vain viestissä tai irrallisessa paperissa, ja selvitä niiden yhteys lopulliseen käyttöriviin. Merkitse selvityksen tulos omaan valmistelulistaasi.
| Asiakirjaryhmä | Mitä sen avulla selvitetään | Valmistelutehtävä |
|---|---|---|
| Käyttömerkinnät | Toteutunut tuote, paikka, ajankohta ja määrä | Hae pyydetyn kauden kaikki tapahtumat |
| Valmisteasiakirjat | Kyseisen käytön ajantasaiset ehdot | Yhdistä ohje oikeaan valmisteeseen |
| Henkilöasiakirjat | Tutkinnon todistus | Etsi työn tekijän asiakirja |
| Laiteasiakirjat | Ruiskun testaus | Yhdistä todistus oikeaan laitteeseen |
| Sitoumusaineisto | Perustelut, havainnot ja toimenpiteet | Avaa käsittelyä selittävä muistio |
Ryhmät perustuvat Ruokaviraston oppaisiin ja Tukesin kenttälistaan. Taulukon oikea sarake on toimituksen ehdottama valmistelu. [2][3][4]
Tarkasta valmisteen lupa- ja käyttöehdot
Ehdollisuusopas ohjaa käyttämään vain Suomessa hyväksyttyjä valmisteita ja noudattamaan ajantasaisia myyntipäällysmerkintöjä. Kasvinsuojeluainerekisterissä voi hakea esimerkiksi kasvin, torjunnan kohteen ja tehoaineen perusteella. [2]
Liitä käsittelyyn käytetty tuoteasiakirja ja tarkastele siitä oikeaa käyttökohdetta. Oppaan mukaan rajoitukset voivat koskea varoaikaa, ympäristöhaittojen ehkäisemistä, käsittelyajankohtaa, käyttökertoja tai sadon käyttöä. Vesistöjen läheisyys ja pohjavesialueet käsitellään erikseen. [2]
Valitse omaan valmistelukokeeseen yksi tuote, jolla on omassa työssäsi olennainen rajoitus. Avaa sitä vastaava tapahtuma ja lue merkintä yhdessä asiakirjan kanssa. Kirjoita epäselvä kysymys täsmällisesti: puuttuuko työn tieto vai onko tuoteasiakirjan tulkinta kesken? Näin täydennystä pyydetään oikealta henkilöltä.
Kokoa tutkintotodistukset henkilöittäin
Ruokaviraston mukaan kasvinsuojelututkinto on henkilökohtainen ja voimassa viisi vuotta. Tutkintotodistus voi olla paperi, muovikortti tai PDF. Kadonneesta todistuksesta pyydetään uusi kappale tutkinnon järjestäjältä. [2]
Kirjoita henkilöluetteloon nimi, todistuksen päiväys ja sijainti. Erota itse työn tehnyt henkilö toimiston kirjaajasta. Jos käytössä on lyhenteitä, säilytä niitä avaava selite samassa hakemistossa. Kokeile, että asiakirja löytyy myös sijaisen käyttöoikeuksilla.
Kirjaamisoppaan taulukko 5 käsittelee kasvinsuojelututkinnon todistusta ja ruiskun testaustodistusta käyttökirjanpidon lisäksi. Todistusten säilyttämistä ja ympäristösitoumuksen pidempää perustetta kuvataan omissa sarakkeissaan. [3]
Yhdistä ruiskun todistus käytettyyn koneeseen
Ehdollisuusopas luettelee testattaviin laitteisiin muun muassa yli kolmen metrin vaakapuomiruiskut ja puiden sekä pensaiden ruiskutukseen tarkoitetut ruiskut. Kasvihuoneruiskujen kohdalla sillä on säiliöön, paineeseen tai puomin leveyteen liittyvät rajaukset. [2]
Samassa oppaassa testauksesta vapautettujen luettelossa ovat reppuruiskut ja muut kannettavat laitteet, peittauslaitteet, metsänhakkuukoneen juurikäävän torjuntalaitteet, kylmä- ja kuumasumuruiskut sekä sivelylaitteet. Uusi vaatimukset täyttävä ruisku testataan viiden vuoden kuluessa ostopäivästä, ja oppaassa käytössä olevan ruiskun testausväliksi kerrotaan kolme vuotta. [2]
Valitse konehakemistoon tunniste, jonka henkilöstö tunnistaa. Liitä siihen todistus ja oma merkintä siitä, mihin töihin laitetta on käytetty. Vara- tai lainakoneen kohdalla kerää tarvittava asiakirja erikseen sen sijaan, että liittäisit automaattisesti oman pääruiskun todistuksen.
Tarkastele säilytystä oikean perusteen mukaan
Ehdollisuusopas ohjeistaa toimittamaan käyttökirjanpidon pyydettäessä viranomaiselle ja säilyttämään sen kolme vuotta käyttövuoden lopusta. Kirjaamisopas erottaa ympäristösitoumuksen asiakirjoille sitoumuskauden ja neljä sen jälkeistä vuotta. [2][3]
Jos pyynnössä on useampi vuosi, käy jokainen kausi läpi erikseen. Säilytä vanhojen lohkonimien selitteet ja ohjelmiston vaihdon yhteydessä otettu aineisto ymmärrettävinä. Säilytysaikaohje selittää ajanjaksojen erottelua.
Havainnot ja perustelut tukiaineistossa
Ympäristö- ja luomusitoumuksen kasvinsuojelutietoihin kuuluu käytön syy. Ruokaviraston esimerkkejä ovat rikkakasvit, kasvitaudit, tuhoeläimet, taudille otolliset olosuhteet ja havaittu laontorjuntatarve. Puutarhakasvien vaihtoehtoisessa kasvinsuojelussa mukaan kuuluvat myös suunnitelma, menetelmän onnistuminen, tarkkailu, kemiallisen torjunnan perusteet ja hankintakuitit. [3]
Avaa perustelu samaa käsittelyä koskevan käyttörivin rinnalle. Pidä päivämäärät ja paikan tunnisteet näkyvissä. Jos havainto koskee vain osaa kasvustosta, säilytä tätä selittävä kuvaus. Lohkomuistiinpanojen ohje auttaa tämän aineiston yhdistämisessä.
Pieni tila ja ehdollisuus ovat eri kysymyksiä
Ehdollisuusoppaan mukaan enintään kymmenen hehtaaria tukikelpoista maatalousmaata tukihakemuksella ilmoittaneet tilat ovat vapautuneet ehdollisuuden valvonnasta ja seuraamuksista. Opas käsittelee samalla tuen vähimmäistason vaatimusten noudattamista. Tukesin käyttökirjanpidon ohje kohdistuu ammattimaiseen käyttöön. [2][4]
Pidä nämä perusteet erillään omaa tilannettasi selvitettäessä. Älä käytä yhden tukijärjestelmän pinta-alarajausta kaikkien kasvinsuojelun asiakirjojen poistamiseen. Kirjaa kysymykseen toiminnan laji ja se, mistä valvonnasta tai velvoitteesta puhutaan.
Valmista vastaanottajan kopio
Valitse toimitettava aineisto pyynnön kohteen mukaan. Anna tiedoston nimessä ymmärrettävä kuvaus kaudesta ja sisällöstä. Tarkasta mahdolliset suodattimet, rajaukset ja sivunvaihdot. Varmista, että yksiköt, pitkät tuotenimet ja liitteiden viitteet näkyvät myös erillisessä vastaanottajan näkymässä.
Valvontasuunnitelmassa asiakirjat ovat osa laajempaa tarkastusta, johon kuuluvat myös haastattelut, tilat, laitteet ja tarvittaessa näytteet. Siksi esittelyä kannattaa harjoitella kokonaisena tapahtumaketjuna: kirjaus, tuoteasiakirja, paikka, henkilö, laite ja toimenpiteen peruste. [1]
Kirjaa lähettämäsi aineiston oma arkistopaikka valmisteluluetteloon. Näin tilan seuraava yhteyshenkilö tietää, minkä version vastaanottaja sai ja mistä sen tausta-asiakirjat löytyvät. Täyttöohje sopii viimeiseksi tarkistuslistaksi yksittäisen puutteellisen rivin korjaamiseen.
Haastattelu ja aineiston läpikäynti tukevat toisiaan
Valvontasuunnitelma nimeää toimijan ja henkilöstön haastattelut, jäljitettävyyden ja merkintöjen tarkastamisen, hyvien maatalouskäytäntöjen menettelyjen arvioinnin sekä puhdistus- ja kunnossapitotuotteiden ja -prosessien tarkastamisen. Asiakirjakokonaisuus liittyy näihin laajempiin valvontamenetelmiin. [1]
Harjoittele työn kuvaamista alkuperäisen muistiinpanon perusteella. Kuka teki työn, kuka antoi tiedot toimistoon ja miten mahdollinen myöhempi täydennys saatiin? Pidä faktat ja oma tulkinta erillään. Tietojen puutteita ei pidä täydentää olettamalla, että sama työnkulku toteutui jokaisella kerralla.
Tuotteen rajoitusten eri tarkoitukset
Ehdollisuusopas selittää varoajan ajaksi, jolloin sadonkorjuu ei ole sallittu käsittelyn jälkeen. Se käsittelee toistuvan käytön rajoitusta samalle kasvulohkolle tai alueelle peräkkäisinä vuosina. Myös pohjavesialueita ja vesistöjen läheisyyttä koskevat määräykset löytyvät valmisteen merkinnöistä. [2]
Valitse tarkastusharjoitukseen yksi usean vuoden aineistoon liittyvä kysymys. Etsi käytetty tuote aiemman kauden tiedoista ja yhdistä se samaan lohkoon. Kokoa löytyneet tapahtumat aikajärjestykseen. Merkitse omaan esittelyluetteloosi, missä käyttöehdon asiakirja sijaitsee. Näin kertomus perustuu löydettyihin merkintöihin, ja käsittelyvuosien väliset yhteydet säilyvät myös paperisessa toimituksessa.