In Deutschland müssen Pflanzenschutzaufzeichnungen ab 1. Januar 2027 elektronisch und maschinenlesbar geführt werden. Papier bleibt bis zum Ablauf des 31. Dezember 2026 erlaubt; die erweiterten Pflichtangaben gelten trotzdem bereits für Anwendungen seit Anfang 2026. Die erste Erfassung ist unverzüglich vorzunehmen, eine nötige Übertragung erfolgt innerhalb von 30 Tagen. [4][2]
Drei Vorgänge brauchen getrennte Entscheidungen
Beim Wechsel zum elektronischen Journal sollten Sie Inhalt, Erfassung und Übertragung auseinanderhalten. Inhalt bedeutet: Die erforderlichen Angaben zur tatsächlich durchgeführten Anwendung stehen fest. Erfassung bedeutet: Der Vorgang wird ohne schuldhaftes Zögern dokumentiert. Übertragung bedeutet: Eine zunächst anders erstellte Aufzeichnung wird in die geforderte elektronische Form gebracht. Der Pflanzenschutzdienst Niedersachsen erläutert Inhalt, unverzügliche Erfassung und elektronische Umwandlung als zusammengehörige Aufgaben. [2]
Aus dieser Trennung folgt für die Arbeitsorganisation: Richten Sie keine Bürofrist ein, während draußen noch gar kein Eintrag entsteht. Bestimmen Sie vielmehr, wie die anwendende Person die benötigten Angaben unmittelbar festhält und wer anschließend eine mögliche Übertragung übernimmt. Die rechtliche Anforderung der unverzüglichen Dokumentation und die grundsätzlich geltende Übertragungsfrist werden dadurch nicht verändert. [2]
| Bezug | Vorgabe für Deutschland | Konsequenz für die Umstellung |
|---|---|---|
| Anwendungen seit 1. Januar 2026 | Erweiterter Aufzeichnungsinhalt | Bestehende Spalten prüfen |
| Bis Ablauf 31. Dezember 2026 | Papier weiterhin zulässig | Papiererlaubnis nicht als Inhaltsausnahme verstehen |
| Ab 1. Januar 2027 | Elektronische, maschinenlesbare Aufzeichnungen | Strukturierte Datei und Übergabe organisieren |
| Erste Aufzeichnung | Unverzüglich | Nicht erst beim späteren Export beginnen |
| Erforderliche Umwandlung | Innerhalb von 30 Tagen | Anfangsnotiz und Datenübernahme miteinander verknüpfen |
Die Angaben in der Tabelle stammen aus § 11 PflSchG[4] und der Niedersachsen-Erläuterung[2]. Der gesetzliche Inhalt und die verwendete Jahreszahl sollten beim Lesen älterer Merkblätter immer zusammen betrachtet werden.
Weshalb die EU-Regel und der deutsche Termin zusammengehören
Der Pflanzenschutzdienst Niedersachsen beschreibt die erweiterten Inhalte auf Grundlage der Durchführungsverordnung (EU) 2023/564 und die Übergangsmöglichkeit nach der Durchführungsverordnung (EU) 2025/2203. Für Deutschland steht die schriftliche Übergangsform bis Ende 2026 ausdrücklich in § 11 Absatz 2 PflSchG. Die erweiterten Angaben gelten seit 2026. [2]
Für Deutschland ist die Papiererlaubnis inzwischen in § 11 Absatz 2 PflSchG ausdrücklich geregelt. Ältere Texte, die eine nationale Entscheidung noch als ausstehend bezeichnen, beantworten den heutigen Rechtsstand deshalb nicht allein. Prüfen Sie zuerst den aktuellen Gesetzestext und anschließend die dazu passende fachliche Erläuterung. Für die Pflichtfelder führt unsere Ausfüllanleitung durch den Eintrag. [4]
Den Übertragungsweg im laufenden Betrieb festlegen
Ab 2027 muss eine zunächst anders erfasste Anwendung spätestens innerhalb von 30 Tagen in die elektronische, maschinenlesbare Form umgewandelt werden. Die Anwendung selbst ist unverzüglich aufzuzeichnen. Damit ergeben sich für den betrieblichen Ablauf zwei Aufgaben: die Angaben beim ausgeführten Vorgang festhalten und die Übertragung dieser Angaben erledigen. [2]
Benennen Sie für den zweiten Schritt eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Legen Sie die Ausgangsaufzeichnungen so ab, dass erledigte Übertragungen wiedergefunden werden. Vergleichen Sie die übernommene Zeile mit dem ursprünglichen Eintrag, bevor Sie einen Arbeitsstapel als bearbeitet kennzeichnen. Besprechen Sie im Team, wie fremde Protokolle, kurzfristige Vertretungen und Rückfragen eingehen. Verwenden Sie für diese Organisation ein sichtbares Aufgabenverzeichnis mit Vorgangsdatum und Bearbeitungsstand.
Elektronisch gespeichert ist noch keine Formatprüfung
Niedersachsen nennt JSON, XML und CSV als strukturierte Formate. PDF wird dort als maschinenlesbare Aufzeichnung abgelehnt. Für die eigene Vorbereitung sollten Sie daher neben einer lesbaren Ansicht auch die tatsächlich erzeugte Datendatei ansehen. Eine Nachricht mit einem angehängten Ausdruck beantwortet sonst möglicherweise nur die Frage nach der Lesbarkeit. [2]
Die Landwirtschaftskammer NRW verlinkt die JKI-Arbeitsmappe und beschreibt das Speichern ihrer Inhalte im CSV-Format als Weg zur maschinenlesbaren Aufzeichnung. Unsere Seite Excel und CSV geht deshalb auf die Übergabe ein, mit einem Ablauf zum Vergleich von Arbeitsmappe und Ausgabedatei. [3]
Vom mobilen Eintrag zur Datei mit Leafwrit
Leafwrit erfasst Pflanzenschutzanwendungen auf dem Mobiltelefon und arbeitet ohne Netz. Frühere Behandlungen lassen sich für einen neuen Eintrag übernehmen. Für die Dateiausgabe nutzt Leafwrit Länderprofile. Prüfen Sie beim Zusammenstellen eines Zeitraums die tatsächlichen Anwendungsdaten und legen Sie den Export bei der passenden Saison ab.
Dienstleister und Betrieb müssen denselben Vorgang zuordnen können
Bei Anwendungen für Dritte gewährt der Dienstleister dem Auftraggeber unverzüglich Zugang zu den Aufzeichnungen beziehungsweise stellt eine Kopie bereit. Die elektronische Umstellung betrifft daher auch die Übergabe zwischen Auftragnehmer und Betrieb. Vereinbaren Sie, wer den Datensatz bereitstellt und wie eine Rückfrage zu einem bestimmten Schlag beantwortet wird. [2]
Die Betriebsleitung hat nach § 11 die Flächenaufzeichnungen unter Angabe des jeweiligen Anwenders zusammenzuführen. Prüfen Sie in Ihrem Ablauf deshalb, ob die übergebene Datei die ausführende Person und die betrieblich verständliche Flächenzuordnung tatsächlich erkennen lässt. Eine reine Lieferbestätigung hilft beim Zusammenführen nicht weiter. Weitere Hinweise zur Arbeitsteilung stehen im Niedersachsen-Leitfaden. [4]
Aufzeichnungen auf Anfrage bereitstellen
Nach den niedersächsischen Hinweisen müssen die Aufzeichnungen der zuständigen Behörde auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. § 63 PflSchG regelt Auskunft und Überwachung. Der Pflanzenschutzdienst nennt für Niedersachsen ausdrücklich auch die Kontrolle der Anwendungen des laufenden Jahres. Organisieren Sie die Ablage daher vom ersten Eintrag der Saison an. [2][5]
Planen Sie einen nachvollziehbaren Abrufweg. Lassen Sie eine Vertretung anhand einer betrieblichen Suchaufgabe ausprobieren, welche Datei sie findet und wie sie deren Zeitraum erkennt. Übergeben Sie die gespeicherten Anwendungsdaten zusammen mit den erforderlichen Zuordnungen. Halten Sie Eingang und Inhalt einer konkreten Behördenanfrage bei den zugehörigen Unterlagen fest. Prüfen Sie vor der Antwort, ob der angeforderte Betrieb, der Zeitraum und die auszuführenden Personen vollständig abgebildet sind.
Umstellungscheck vor der nächsten Saison
- Vergleichen Sie die vorhandene Erfassungsmaske mit den aktuellen Pflichtangaben.
- Benennen Sie die Person, die eine nötige Übertragung erledigt.
- Prüfen Sie eine ausgegebene Datei anhand eines vorhandenen Eintrags.
- Stimmen Sie die Übergabe von Lohnunternehmer-Unterlagen ab.
- Legen Sie fest, wo Rückfragen und behördliche Formathinweise abgelegt werden.
- Bewahren Sie ältere Aufzeichnungen unabhängig vom Programmwechsel auffindbar auf.
Für die pflanzenschutzrechtliche Aufbewahrung gelten mindestens drei Jahre, mit Fristbeginn zum folgenden Jahresanfang nach § 11 Absatz 3 PflSchG. Ein Softwarewechsel hebt die Aufbewahrung nicht auf. Den passenden Einstieg zu den übrigen Pflichten bietet der deutsche Themenhub. [1][4]
Beim Jahreswechsel die Dateninhalte mitnehmen
Vergleichen Sie vor dem Umstieg die Feldüberschriften Ihrer bisherigen Datei mit der aktuellen LfL-Liste. Dazu gehören neben dem Anwendungsdatum auch die Verwendungsart, der vollständige Mittelname, die Zulassungsnummer, die Aufwandmenge, der behandelte Umfang, die Kultur samt vorhandenem EPPO-Code und die ausführende Person. Uhrzeit und BBCH-Stadium knüpfen an die entsprechenden Beschränkungen der Verwendung an. [1]
Bearbeiten Sie bei dieser Durchsicht zuerst die Spaltenbedeutung. Eine alte Notiz namens Menge sollte eindeutig erkennen lassen, ob sie den Produktaufwand oder den behandelten Umfang beschreibt. Ordnen Sie anschließend Standortbezeichnungen Ihren Flächenunterlagen zu. Behalten Sie die früheren Jahresdateien in der vorhandenen Ablage, während Sie das neue Arbeitsmittel einrichten. Öffnen Sie zum Abschluss eine alte und eine neue Datei und suchen Sie jeweils denselben Typ von Information. So erproben Sie einen vollständigen Übergang von der bisherigen Dokumentation zum nächsten Saisonjournal.