Podczas kontroli PIORiN ewidencja zabiegów jest jednym z podstawowych sprawdzanych dokumentów. WIORiN wskazuje także ocenę sprawności technicznej sprzętu i posiadania odpowiednich uprawnień. Przygotuj te materiały jako powiązany zestaw dotyczący rzeczywiście wykonanych prac. [1]

Poniższa kolejność przeglądu jest propozycją organizacji dokumentacji. Opis przebiegu kontroli opiera się na oficjalnych informacjach WIORiN. Dla własnej sprawy zachowaj otrzymane zawiadomienia, upoważnienia, protokół i pouczenia.

Zacznij od zakresu kontrolowanej działalności

WIORiN Gdańsk opisuje kontrolę w miejscu i czasie wykonywania działalności albo w siedzibie kontrolowanego. Wskazuje, że inspektor wykonuje czynności w obecności kontrolowanego lub upoważnionej osoby po okazaniu legitymacji i upoważnienia. [2]

Zorganizuj dostęp do dokumentów i ustal osobę, która zna sposób prowadzenia dziennika. Przygotuj objaśnienia nazw pól, używanych jednostek oraz skrótów produktów. Jeśli dokumenty przechowujesz w różnych miejscach, sporządź indeks ich lokalizacji. Osobie zastępującej przekaż opis struktury archiwum oraz kontakt do osoby zbierającej informacje od wykonawców.

Nie przeprowadzaj porządkowania przez zastępowanie wcześniejszych zapisów jednym nowym zestawieniem bez powiązania ze źródłem. Zachowaj oryginalne materiały i wyjaśnienia korekt. Przygotuj spis tego, co przedstawiasz, aby później jednoznacznie odtworzyć przekazany zakres.

Przejrzyj jeden zabieg od początku do końca

W 2026 roku dokumentacja obejmuje nazwę środka, czas, dawkę, obszar i uprawę oraz co najmniej przyczynę zabiegu. [3]

Wybierz jeden rzeczywisty wpis. Odszukaj działkę, dokument produktu i notatkę osoby wykonującej pracę. Porównaj datę z rzeczywistą interwencją, nie z fakturą. Następnie skontroluj dawkę i jednostkę oraz opis potraktowanej części pola. Na końcu przeczytaj przyczynę razem z uprawą i datą.

Przy rozbieżności utwórz roboczą listę pytań. Zaznacz, którego wiersza dotyczą i jaki dokument może pomóc w wyjaśnieniu. Jeżeli otrzymujesz odpowiedź od wykonawcy, zachowaj ją obok pierwotnego materiału. Nie wpisuj wartości z domysłu w celu poprawienia wyglądu tabeli.

Produkt oraz etykieta

PIORiN wskazuje konieczność stosowania środków dopuszczonych do obrotu i stosowania na podstawie odpowiednich zezwoleń lub pozwoleń. Przed aplikacją użytkownik zapoznaje się z etykietą. MRiRW wymaga porównania wyników wyszukiwarki z rejestrem i etykietami. [4][5]

Przygotuj jednoznaczne nazwy produktów użytych w kontrolowanym okresie. Zidentyfikuj dokumenty odpowiadające tym produktom. Jeśli w notatkach występują podobne nazwy, rozdziel je na podstawie rzeczywistych opakowań lub dokumentów. Nie zastępuj produktu nazwą substancji ani nazwą innego środka, który ma podobne przeznaczenie.

Do każdej wyjaśnianej interwencji przygotuj krótki zestaw odniesień: wpis, miejsce, dokument produktu i informację wykonawcy. Nie twórz dodatkowej dokumentacji produktu na podstawie samego skrótu z wiadomości. Wyjaśnij identyfikację u osoby, która faktycznie wykonywała zabieg.

Przyczyna i integrowana ochrona

Art. 35 ust. 3 pkt 2 ustawy wymaga dokumentowania realizacji wymagań integrowanej ochrony przez podanie co najmniej przyczyny zabiegu. PIORiN wskazuje, że chemiczną ochronę powinny poprzedzać działania monitoringowe. [6][4]

Przygotuj notatki, do których rzeczywiście odwoływał się wykonawca lub osoba podejmująca decyzję. Powiąż je z datami i uprawami. Jeżeli przyczyna znajduje się w osobnym dokumencie, zaznacz jego położenie w indeksie. Upewnij się, że odsyłacz prowadzi do konkretnej informacji, a nie do ogólnego katalogu zaleceń.

Rozdziel sprawdzenie kompletności zapisu od oceny tego, co faktycznie wydarzyło się w polu. Brak czytelnej referencji wyjaśnij przez odszukanie materiałów. Nie twórz fikcyjnego opisu obserwacji, żeby uzupełnić wolną rubrykę. Przygotuj uporządkowane wyjaśnienie pochodzenia każdej doprecyzowanej informacji.

Sprzęt i uprawnienia wykonawcy

WIORiN wskazuje sprawność techniczną sprzętu i uprawnienia jako odrębne elementy kontroli. PIORiN przypomina o dokumentach szkolenia aktualnych w czasie wykonywania zabiegów oraz o okresowych badaniach sprzętu. [1][4]

Powiąż zaświadczenia z osobami faktycznie wykonującymi pracę. Wykaz sprzętu dopasuj do dokumentów badania konkretnej maszyny. Przy zmianach operatorów lub urządzeń zachowaj własny opis pozwalający zrozumieć, kto i czym pracował w danym okresie. Nie uznawaj dokumentu innej osoby za wyjaśnienie wszystkich wpisów gospodarstwa.

W teczce sprzętu przygotuj nazwę urządzenia, jego własne oznaczenie i powiązany dokument. Dla dokumentów wykonawcy uporządkuj informacje według osób, zachowując czytelne odniesienie do okresu pracy. Poproś osobę zastępującą o próbę odnalezienia wskazanego dokumentu na podstawie samego indeksu.

Oprysk wykonany przez usługodawcę

Art. 37 ustawy reguluje przechowywanie przez posiadacza gruntu kopii przekazanej przez profesjonalnego wykonawcę, gdy zabieg wykonuje inny podmiot i posiadacz nie dysponuje dokumentacją. W tym układzie obejmuje też wskazanie co najmniej przyczyny zabiegu. [6]

Połącz otrzymaną kopię z własnym wykazem działek. Rozwiąż różnice oznaczeń pomiędzy zamówieniem a dokumentem wykonawcy. Zachowaj informacje o przekazaniu danych i późniejsze wyjaśnienia. Gdy jedna usługa obejmuje kilka pól, przygotuj przyporządkowanie poszczególnych interwencji zamiast odwoływać się wyłącznie do ogólnej faktury.

Przedstawiając dokumenty z kilku źródeł, dołącz objaśnienie ich wzajemnej relacji. Zaznacz, które pochodzą od wykonawcy, a które są Twoim uporządkowanym zestawieniem. Zasady retencji i przekazywania informacji opisuje poradnik o przechowywaniu dokumentacji.

Dostęp do informacji i kopie

Oficjalny opis kontroli wskazuje uprawnienie do kontroli dokumentów, informacji i danych, sporządzania kopii oraz żądania urzędowego tłumaczenia dokumentów sporządzonych w obcym języku. [2]

Przygotuj pliki w sposób umożliwiający odnalezienie wskazanego okresu i działki. Nie przekazuj wyłącznie zrzutu pojedynczej komórki bez nagłówka. Zachowaj jednostki i objaśnienia oraz informację, jak wyodrębniono zakres. Jeśli drukujesz fragment arkusza, sprawdź czytelność nazw produktów, dat i odsyłaczy do załączników.

W swoim spisie zapisz zakres przedstawionych dokumentów. Przechowuj kopię zestawienia w tej postaci, w jakiej zostało przekazane. Jeżeli później otrzymasz dodatkowe pytanie, zestaw je z tą samą wersją. Ułatwi to wyjaśnienie, o który zapis chodzi.

Protokół i wyjaśnienie ustaleń

WIORiN Gdańsk opisuje sporządzenie protokołu w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u kontrolowanego. Wskazuje obowiązek wyjaśnienia przez kontrolującego wątpliwości faktycznych i prawnych oraz możliwość zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w ciągu siedmiu dni od podpisania protokołu. [2]

Przeczytaj ustalenia wraz z opisem sprawdzonych dokumentów. Oznacz fragmenty dotyczące konkretnych wpisów i zestaw je z materiałem źródłowym. Przygotuj pytania rzeczowo: jaki zapis oceniono, jaką rozbieżność wskazano i jaki dokument dotyczy wyjaśnienia. Zachowaj otrzymany egzemplarz razem z korespondencją.

Według oficjalnego opisu kontrolowany informuje organ o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. [2]

Własny wykaz dalszych czynności podziel na ustalenia, dokumenty wyjaśniające i zadania organizacyjne. Przy każdym zadaniu oznacz osobę oraz wymagany w piśmie termin. Sankcje ustawowe i kwestie warunkowości płatności opisano osobno w przewodniku ARiMR i kar.

Jak czytać opis czynności kontrolnych

Oficjalny opis WIORiN mówi o kontroli w miejscu i czasie wykonywania działalności lub w siedzibie kontrolowanego oraz obecności kontrolowanego albo upoważnionej osoby. Odmowa podpisania protokołu nie blokuje dalszego postępowania. [2]

Zachowaj w swoim archiwum osobno dokument opisujący przebieg kontroli i materiały dotyczące wcześniejszych zabiegów. Przy przeglądaniu protokołu zaznacz, które zdania opisują dokumenty, a które ustalenia o przebiegu pracy. Dla każdego wyjaśnienia przygotuj konkretne źródło. Nie dopisuj do notatki z kontroli treści, która ma wyglądać jak wcześniejszy zapis polowy.

Jeżeli przedstawiasz kilka plików, nazwij ich wzajemną relację. Przykładowo własny indeks może wskazywać oryginał wykonawcy, porządkujące zestawienie gospodarstwa i kopię wydrukowaną dla danego zakresu. To propozycja organizacyjna; dobierz nazwy do rzeczywiście posiadanych materiałów.

Pytanie szczegółowe: GLOBALG.A.P. a ewidencja ustawowa

Jak oddzielić dokumenty GLOBALG.A.P. od materiałów kontroli PIORiN?

W standardzie IFA Smart v6 dla owoców i warzyw znajdują się wymagania dotyczące zapisów zabiegów, wykazania przestrzegania karencji oraz udokumentowanych procedur ponownego wejścia. Są to wymagania wskazanego standardu certyfikacji. [7]

Oznacz materiały standardu odrębną nazwą i wersją. Zapisz, które informacje wykorzystujesz również w dokumentacji stosowanych środków. Podczas przygotowania odpowiedzi na konkretne żądanie wybierz dokumenty dotyczące wskazanego zakresu, zachowując ich źródło i pierwotne przeznaczenie.

Praktyczny przegląd kompletności zestawu

Wybierz interwencję własną i interwencję wykonaną przez usługodawcę. Dla obu przeprowadź tę samą próbę odczytania: od daty i pola do produktu, jednostki oraz przyczyny. Następnie sprawdź, gdzie leżą dokumenty osób i sprzętu. Jeżeli w którymś kroku potrzebujesz ustnej odpowiedzi, dopisz do swojego indeksu informację pozwalającą ją później odnaleźć.

Przed przedstawieniem kopii otwórz zapisany plik ponownie. Sprawdź początek i koniec zakresu, nazwy arkuszy oraz obecność objaśnień. Zachowaj dokładnie tę wersję, którą przekazujesz, i połącz ją z pismem lub spisem przedstawionych materiałów. Ułatwi to dalsze wyjaśnienia dotyczące pojedynczych wierszy bez tworzenia sprzecznych zestawień.

Zestawienie wyjaśnień po przeglądzie

Sporządź tabelę łączącą punkt pisma, opis rozbieżności, źródło informacji i przedstawiony załącznik. Zachowaj oryginalne brzmienie ustalenia, a własną odpowiedź wpisz osobno. Przy kilku wersjach dokumentu oznacz, która została przekazana i z czego wynika późniejsze doprecyzowanie. Zadbaj, aby nazwy w odpowiedzi odpowiadały oznaczeniom w załącznikach.

Przed zakończeniem porządkowania przeczytaj zestawienie wspólnie z osobą znającą przebieg prac. Wyjaśnij nieczytelne skróty i przyporządkuj dokumenty do właściwych miejsc. Własne usprawnienia organizacyjne zapisz jako działania na przyszłość, oddzielając je od wyjaśnienia wcześniejszego zabiegu.