Bokföring över användningen av växtskyddsmedel har en allmän minimitid på tre år. Livsmedelsverkets villkorlighetsguide räknar tre år från slutet av användningsåret. För miljöförbindelsens material anger journalföringsguiden hela förbindelseperioden och fyra år efter den. Välj förvaringsgrund efter handlingens funktion. [1][2][3]

Identifiera dokumentgruppen innan du gallrar

En behandling kan ha en användningsrad, en observation, en produktanvisning, en entreprenadrapport och handlingar om personen eller utrustningen. Livsmedelsverkets guide skiljer skiftesanteckningar från examensintyg och spruttestintyg. Ekologisk produktion och miljöförbindelse innehåller ytterligare uppgifter. [1]

Gör därför en arkivförteckning med dokumentgrupp, grund och förvaringsplats. Ett årtal på en mapp är en bra sökingång men beskriver inte alla regler som innehållet hör till. Gå igenom grupperna var för sig och behåll de förklaringar som behövs för att koppla handlingarna till varandra.

Den här sidans mappförslag och öppningsprov är redaktionella arbetsråd. De gör det lättare att använda uppgifterna och ska hållas skilda från de källhänvisade bevarandetiderna.

Tre år från användningsårets slut

Tukes anger att bokföringen sparas minst tre år. Livsmedelsverkets villkorlighetsguide säger att anteckningarna lämnas till tillsynsmyndigheten på begäran och bevaras tre år från slutet av året då växtskyddsmedlen användes. [2][3]

Räkneexempel utifrån denna anvisning: en användningsanteckning från 2026 följs av åren 2027, 2028 och 2029. Tre år från användningsårets slut innebär i exemplet att materialet finns kvar genom slutet av 2029. För handlingar som samtidigt hör till en miljöförbindelse bedöms också den särskilda grunden. [2]

Skriv beräkningssättet i din arkivförteckning. Skilj en intern dag för genomgång från den faktiska bevarandetiden. Tidpunkten för ett programbyte eller när en ny säsongsfil skapades ändrar inte vilket år användningen skedde.

Miljöförbindelsen är ett sammanhängande material

Journalföringsguiden beskriver miljöförbindelsen som femårig och anvisar att bokföringen förs från periodens början. Hela periodens journal sparas fyra år efter att förbindelsen upphör. Tabell 1 skiljer denna grund från användningsbokföringens allmänna tre år. [1]

Ange i din förteckning vilken förbindelseperiod materialet hör till och vilka dokumentgrupper den omfattar. Knyt behandlingens motivering till den observation som förklarar beslutet. Bevara också hänvisningen till andra växtskyddsåtgärder som finns i gårdens material.

Om samma dokument används för flera syften, anteckna de identifierade grunderna innan du beslutar om gallring. Detta är en arbetsmetod för gårdens dokumenthantering. Den gör det lättare att bedöma varje del utan att behandla alla filer som en odifferentierad årsgrupp.

Observationen behåller sin egen roll

Tabell 1 kopplar orsaken till användning av växtskyddsmedel till miljöförbindelse och förbindelse för ekologisk produktion. Den nämner ogräs, sjukdomar, gynnsamma förhållanden för sjukdom, observerat sjukdomsläge, skadedjur och observerat behov av att förebygga liggsäd med tillväxtregulator. [1]

Håll observationens datum och den efterföljande behandlingens datum begripliga. Om ett fotografi eller en rådgivares anteckning förklarar beslutet, bevara kopplingen i ditt eget register. En senare uppföljning får en egen hänvisning till den tidigare händelsen.

Låt inte en omorganisering ta bort den enda kartan eller förklaringslistan som gjorde en gammal anteckning möjlig att förstå. Dokumentens värde ligger också i sambandet mellan dem. En arkivförteckning bör därför omfatta bilagorna, även om de ligger i en annan mapp än själva journalen.

Alternativt växtskydd har flera handlingstyper

För alternativt växtskydd för trädgårdsväxter anger tabell 3 preliminär plan, använd metod och bekämpningens framgång, observationer, motiveringar för kemisk bekämpning och inköpskvitton för preparat eller entreprenadarbete. Tabellen anger förbindelseperioden plus fyra år som bevarandetid. [1]

Samla förteckningen kring den valda åtgärden. Ange var planen finns, vilka skiften den kopplas till och hur utförda behandlingar kan hittas. Om en utomstående tjänst lämnar en rapport, behåll dess egen arbetsreferens tillsammans med gårdens beteckning.

Kvitto och användningsanteckning har olika funktioner i dokumentkedjan. Förteckna dem som skilda underlag och bevara deras gemensamma hänvisning. Undvik att ersätta behandlingsraderna med enbart ett sammandrag av köpta produkter i din egen arbetsmodell.

Examen och spruttest är separata dokument

I Livsmedelsverkets tabell 5 anges att examensintyget inom området för växtskyddsmedel gäller fem år efter beviljandet och spruttestintyget tre år efter testet. Förvaringen redovisas med hänsyn till giltighetstid och miljöförbindelsens särskilda grund. [1]

Villkorlighetsguiden beskriver examen som personlig. Ett förlorat intyg ersätts genom kontakt med den som ordnade examen, och guiden anvisar att dennes namn och examensdagen hålls i minnet. [2]

Förteckna därför personernas och maskinernas handlingar i egna register. Skriv namn, datum och sökväg i den form som arbetsgruppen använder. Håll den utförande personen skild från kontorets administratör. När en annan spruta används, följ dess dokumentation i stället för att automatiskt återanvända huvudmaskinens intyg.

Plantskolans tidsgrunder skiljer sig åt

Journalföringsguidens tabell 11 behandlar de angivna verksamheterna med plantskoleväxter, växthusplantor för yrkesmässig vidareodling samt kruk- och utplanteringsväxter. Uppgifter om egenkontrollens granskningar, granskade växter, observationer, provresultat och åtgärder mot kvalitetsskadegörare bevaras tre år. [1]

Inköps- och försäljningsföljesedlar sparas tre år räknat från dokumentets datum. För odlingsbokföring över plantmaterial anges tre år efter försäljningen, med tabellens särskilda avgränsning för färdiga kruk- och utplanteringsväxter. Rörelser inom produktionsplatsen beskrivs åtminstone med en plan över växter på skiften eller i växthus för tre års tid. [1]

Växtpassuppgifter finns inte alltid på följesedeln utan kan vara fästa vid partiet. Livsmedelsverket betonar att de då tas till vara separat. Koppla därför växtpartiets identitet till både mottagningsunderlaget och senare behandlingar i din förteckning. [1]

En dokumentdag, en försäljningsdag och slutet av ett användningsår är olika utgångspunkter. Skriv ut grunden tillsammans med tiden så att arkivets nästa användare kan förstå varför handlingarna ligger kvar.

Läs en namngiven kvalitetssystemsutgåva tillsammans med dagens uppgifter

Viljelmän Laatutarha i version 2023 anger i B7 tre års förvaring för växtskyddsanteckningar. Samma punkt tar upp gröda, plats, dag, handelsnamn, dos eller koncentration, karenstid, behov, utförare och växtskyddsansvarig. [4]

Bevara versionsuppgiften i gårdens kvalitetsmaterial. När en äldre checklista används, koppla den till 2026 års myndighetsfält om registreringsnummer, EPPO, plats och användningstyp. Det gör att en användbar äldre arbetsmall kan jämföras med den aktuella uppgiftslistan. [1][3]

Papper och elektroniska filer i samma sökförteckning

Livsmedelsverket tillåter att handlingarna finns på papper eller elektroniskt och i olika informationskällor. De behöver inte utgöra en separat helhet i en gemensam pärm, men ska vara lätta att granska under ett gårdsbesök. [1]

Låt därför förteckningen innehålla både fysiska förvaringsplatser och filvägar. Skriv hänvisningarna så att en ersättare kan följa dem. Håll tomma blanketter, övningsfiler och färdiga journaler åtskilda i företagets egen ordning.

Prova ett längre produktnamn, en detaljerad motivering och en platsbeskrivning i samma kopia. Kontrollera att rubriker och enheter följer med över sidbrytningar. En handling ska gå att läsa även när mottagaren inte har tillgång till ursprungsprogrammets vy.

Förbered ett programbyte med ett mottagningsprov

Lista år, dokumentgrupper och bilagor som flyttas. Lägg till en ordlista för det tidigare systemets egna rubriker och förkortningar. Bevara sambandet mellan gammalt arbetsnummer och ny post. De här stegen är redaktionella förslag för en spårbar överföring.

Öppna materialet i den nya miljön innan den gamla arbetsformen avvecklas. Jämför olika behandlingar: en avgränsad arbetsyta, en lång förklaring och en entreprenadrapport. Anteckna upptäckta fel och hur de hanterades. Guiden inför 2027 beskriver motsvarande arbetsflöde för nästa elektroniska arbetssätt.

Gör en slutlig sökövning

Välj en behandling och låt en kollega hitta journalraden, preparatets villkor, observationen och relevanta person- eller utrustningshandlingar. Be personen beskriva sambandet utan extra muntlig hjälp. Förbättra förteckningen där sökningen fastnar.

Använd kontrollguiden för dokumentpaketet och fältanvisningen för en enskild rad. Landsguiden visar hur uppgifterna hänger samman. Avsluta arkivgenomgången först när de kvarvarande handlingarna har en begriplig plats, en identifierad grund och de förklaringar som nästa ansvariga person behöver.

Biocider hör till en annan dokumentgrupp

Tukes behandlar gårdarnas biocider under en särskild rubrik. Exempel är desinfektionsmedel och preparat för bekämpning av skadedjur. På livsmedels- eller foderproducerande gårdar antecknas namn, använd mängd och tidpunkt för biocider som används i produktionslokalerna. Sidan anvisar att inköpskvittot sparas och anger minst ett års förvaring. [3]

Samma avsnitt behandlar desinfektionsmedel för djurens foderkärl samt transport-, förflyttnings- och vägningsredskap. Dessa användningssituationer skiljs från växtskyddsmedlens användningsbokföring på sidan. [3]

Lägg därför dokumentets ändamål i arkivförteckningen. Ett kvitto från samma leverantör kan innehålla produkter för olika uppgifter. Granska produktens funktion och arbetsbeskrivningen när handlingen sorteras. Låt inte den gemensamma inköpsplatsen avgöra hela dokumentgruppens bevarandetid i din interna modell.

Växtskyddshandelns fem år är en särskild grund

Tukes beskriver en bokföringsskyldighet för den som producerar, levererar, distribuerar, importerar eller exporterar växtskyddsmedel. Sidan nämner produkter som produceras, importeras, exporteras, lagras eller släpps ut på marknaden och anger minst fem års bevarande. [3]

Om företagets verksamhet omfattar både behandling och en annan beskriven funktion, förteckna handlingarna efter den roll de har. Märk leveransunderlag, lagerrörelser och användningsanteckningar så att en kollega kan skilja dem åt. Använd korshänvisningar när de behövs men behåll originalens identitet.

Ekologisk produktion tillför lager och balanser

Livsmedelsverkets kapitel 1.4 beskriver lagerbokföring över inkommande och utgående produktionsinsatser och produkter samt balanser. Inköpta insatser anges bland annat med mängd, kvalitet, produktionssätt, leveransdag och kontroll av förpackningsmärkning mot följehandling. Tabellen redovisar egna förvaringsgrunder för dessa grupper. [1]

Den ekologiska odlingens förteckning kompletterar därför den vanliga journalens behandlingsrad. Behåll hänvisningen till vilken produkt och vilket parti en mottagningskontroll gällde. Skriv eventuella omräkningar och mängdförklaringar så att en framtida läsare kan följa lageruppgiften till dess underlag.

När du går igenom en äldre säsong, ta med sammanställningarnas ordlista och dokumentens referenser. Bevara förklaringen till en rubrik även när det ursprungliga programmet inte längre används. Det är denna koppling mellan siffror, betydelse och handlingar som gör arkivet praktiskt användbart för nästa genomgång.