Para preparar una revisión del cuaderno, reúne el registro actualizado y sus justificantes. El artículo 16.3 del Real Decreto 1311/2012 incluye asesoramiento, certificados de inspección de equipos, contratos, facturas, otros documentos que respalden los asientos y análisis de residuos cuando existan. Registros y documentos se conservan al menos tres años desde su emisión. [1].
Organiza la carpeta para que otra persona pueda seguir una intervención desde el asiento hasta sus documentos. Empieza por el contenido del requerimiento recibido y conserva su referencia con la copia que prepares.
Una carpeta con documentos identificables
| Conjunto | Documento contemplado por el artículo 16.3 | Orden de revisión propuesto |
|---|---|---|
| Tratamientos | Registro de la explotación | Lugar, fecha y producto |
| Asesoramiento | Documentación del asesoramiento | Relación con el trabajo |
| Equipos | Certificados de inspección | Identificación de la máquina |
| Servicios | Contratos | Encargo e intervención |
| Compras y respaldo | Facturas y justificantes de los asientos | Procedencia de la información |
| Residuos | Análisis realizados, cuando existan | Cultivo o producción relacionada |
Fuente de los documentos: BOE, Real Decreto 1311/2012[1].
Prepara un índice con el nombre, la fecha de emisión y la procedencia de cada archivo. Relaciona los documentos con la explotación y con las anotaciones que ayuden a interpretar. Conserva los originales y utiliza una copia para la revisión. En las impresiones, mantén los encabezados y la identificación de campaña.
Reconstruye una intervención completa
El anexo III, parte I.B, recoge fecha, lugar tratado, plaga, aplicador y asesor cuando corresponda, cultivo y variedad, superficie o volumen, producto y registro, equipo, cantidad utilizada, valoración de eficacia y observaciones. La relación incluye trabajos propios y contratados. [1].
Elige una aplicación de tu archivo y recórrela desde la parcela hasta el parte. Localiza el producto y su número de registro. Lee las cantidades con sus unidades y busca la referencia del equipo. Continúa con el aplicador y el seguimiento. Comprueba que puedes relacionar la anotación con la documentación sin reconstruir de memoria lo que ocurrió.
Pide a un colaborador que repita el recorrido. Anota los puntos en los que necesita una explicación: nombres informales de parcelas, códigos de máquina, abreviaturas de producto o referencias de adjuntos. Mejora el directorio y el índice para que una persona que se incorpore a la gestión pueda encontrar los mismos documentos.
Compras y aplicaciones en su lugar
La norma conserva facturas y justificantes junto al registro y, por separado, detalla la información de cada tratamiento en el anexo III. [1].
Organiza las compras como documentos de respaldo. Utiliza los partes para describir las intervenciones ejecutadas. Cuando revises una cifra, identifica qué acredita el documento y con qué asiento se relaciona. Conserva la procedencia del dato para explicar una transcripción sin depender de una conversación antigua.
Si una factura reúne varias compras, conserva su detalle. Si un contratista aporta producto y aplicación, archiva el contrato, el parte y la factura con referencias que permitan seguir el servicio. Prepara las aclaraciones por intervención y solicita la información concreta a quien la pueda aportar. Guarda la respuesta con el documento inicial.
Equipos y personas
La información general del anexo III incluye personal cualificado y equipos propios, con adquisición o última inspección y registro cuando corresponda. Cada tratamiento identifica aplicador y equipo empleado. [1].
Compara el código utilizado en el parte con la ficha de la máquina. Revisa que el nombre interno permite distinguirla de otros equipos. Coloca el certificado de inspección en el conjunto documental correspondiente y conserva su identificación en el índice. Para las personas, mantén los nombres consistentes entre la relación general y los partes.
Cuando una misma abreviatura se haya usado para dos máquinas o colaboradores, reúne los documentos de las intervenciones afectadas y solicita la aclaración. Registra la correspondencia en tu archivo de trabajo. Antes de preparar la copia final, revisa las anotaciones relacionadas y conserva el motivo de los cambios efectuados.
Cuenta la conservación desde la emisión
El mínimo del artículo 16.3 son los tres años siguientes a la fecha de emisión de registros y documentos. Para los datos registrados por prestadores de servicios bajo el artículo 25, el apartado 3 establece cinco años a disposición del órgano competente. [1].
Distingue la fecha del documento de la fecha en que recibiste o guardaste la copia. Usa nombres de archivo que conserven esa información y evita ordenar exclusivamente por el correo de recepción. Si cambias de sistema, prepara una relación de documentos antiguos y comprueba su lectura desde la carpeta que vayas a mantener.
Para una actividad que combine finca propia y servicios a clientes, clasifica el archivo por función. Identifica qué documentos pertenecen al registro de la explotación y cuáles a las operaciones de servicios. Conserva la referencia del cliente y del trabajo en las copias que utilices para consultar el historial.
Marco de control y requerimientos
El programa del MAPA de 2025 se titula «Programa de control oficial de higiene de la producción primaria agrícola y del uso de productos fitosanitarios» y distribuye la coordinación nacional y las actuaciones de control de las autoridades autonómicas. [2].
Si has recibido una comunicación, conserva su órgano emisor, referencia y relación de documentos solicitados. Prepara un índice que responda a esa relación y distingue el material aportado de las notas de trabajo. Utiliza la misma referencia al formular una aclaración y al archivar la contestación.
Organiza la entrega con la persona que se encargará de remitirla. Acordad cuál es la copia revisada y qué archivos la componen. Conserva la relación enviada y los comprobantes de la actuación. Si se solicitan documentos adicionales, incorpora una nueva referencia al índice para mantener comprensible el conjunto.
Sanciones y condicionalidad
La Ley 43/2002 de sanidad vegetal distingue infracciones leves, graves y muy graves y establece su régimen de multas en el artículo 58. [4].
Para organizar una consulta sobre un expediente, reúne la descripción de los hechos, el documento afectado y los preceptos que cite la comunicación. Conserva la clasificación que figure en el expediente con su contexto. Utiliza esa información para preparar la revisión con quien te asesore y relaciona los documentos aportados con cada cuestión planteada.
En Castilla-La Mancha, la orden publicada el 1 de octubre de 2026 recoge en el requisito 8.1 disponer de un cuaderno actualizado con registro de tratamientos fitosanitarios y atribuye al titular la responsabilidad de que estén correctamente registrados. [3].
Archiva las comunicaciones sobre ayudas en su propia carpeta, con la referencia del procedimiento. Relaciónalas con los documentos de campaña que correspondan. Cuando prepares una respuesta, distingue los hechos descritos, la información que aportas y los justificantes que la respaldan. Conserva las versiones presentadas y sus comprobantes.
Revisa la copia que vas a entregar
Abre los archivos finales y recorre el índice. Comprueba que una tabla conserva sus encabezados, que las unidades se leen y que los identificadores aparecen completos. Revisa las páginas que contengan varias intervenciones y localiza la documentación de cada una. Conserva la orientación y el orden de los adjuntos para facilitar la lectura.
Entrega a otra persona una muestra del conjunto y pídele que encuentre una aplicación concreta. Anota las dificultades de navegación y corrige nombres de archivo o referencias. Antes de cerrar la carpeta, comprueba que el índice coincide con los documentos incluidos y que la copia revisada está identificada.
Para mejorar una anotación, continúa en cómo rellenar el cuaderno. Para repartir la entrega de partes con una empresa, consulta titulares y aplicadores. La guía del calendario digital permite organizar la transición del archivo por fechas y responsables.
Preparar un inventario de referencias
La ficha de parcelas del anexo III incluye identificación interna, referencia SIGPAC, superficie y aprovechamiento, con especie y variedad para cultivos leñosos. También recoge sistema de cultivo, secano o regadío, tipo de riego, aire libre o protegido y certificación. [1].
Prepara una correspondencia entre esos identificadores y los nombres utilizados en la finca. Desarrolla abreviaturas de sectores y conserva las denominaciones anteriores para consultar el historial. Revisa el inventario con el encargado y entrégalo al colaborador que organice los documentos. Si una aplicación afecta a un local o vehículo, utiliza una referencia que permita distinguirlo de instalaciones o transportes semejantes.
Para reconstruir un expediente, prepara una cronología de documentos: encargo, ejecución, recepción del parte, transcripción y aclaraciones. Mantén la fecha de emisión y la procedencia de cada pieza. Relaciona las comunicaciones con el asunto correspondiente y guarda una copia identificada de la documentación remitida.
Formular preguntas que puedan resolverse
Redacta cada consulta con antecedentes, dato observado y aclaración solicitada. Una diferencia de identificación necesita la referencia del lugar; una cantidad requiere su magnitud y unidad; una cuestión de representación necesita el encargo y la autorización. Dirige cada asunto a la persona que pueda aportar la información y conserva la contestación con su contexto.
Al recibir una respuesta, comprueba si se refiere a la intervención examinada. Si introduce precisiones sobre otra campaña o producción, conserva esa distinción en el archivo. Antes de modificar varias anotaciones, reúne los documentos de las aplicaciones afectadas y contrasta el alcance de la corrección. Entrega al responsable una relación de cambios legible.
Continuidad de la carpeta documental
Deja una hoja de relevo con ubicación de originales, criterio de nombres, contactos y asuntos abiertos. Adjunta una muestra revisada que recorra una intervención desde el índice hasta los justificantes. Explica la correspondencia entre carpetas históricas y denominaciones actuales. Utiliza esa documentación para que un sustituto pueda continuar la preparación sin reconstruir comunicaciones dispersas.
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Resolver dudas sobre registros y calendario
Para localizar el servicio adecuado desde una referencia antigua, consulta MAGRAMA, MAPAMA y el registro del carné. Para preparar los identificadores del parte, continúa en número de registro del producto y ROPO. La guía de cuándo entra en vigor el cuaderno digital desarrolla la pregunta sobre el calendario.