Für QS-Erzeuger von Obst, Gemüse und Kartoffeln behandelt der Leitfaden in der Version 01.01.2026 die Aufzeichnungen der Pflanzenschutz- und Nacherntebehandlungen in Abschnitt 3.5.1. Dieser Abschnitt und die Einhaltung der Wartezeit in 3.5.2 sind als K.O.-Kriterien gekennzeichnet. Verwenden Sie diese Zuordnung für den genannten Leitfaden; die Nummerierung anderer QS-Dokumente lässt sich nicht einfach übertragen. [1]
Welcher Unterlagensatz gehört zur Anwendung?
Der QS-Abschnitt umfasst nicht nur klassische Spritzungen. Er nennt auch Grundstoffe, Pflanzenstärkungsmittel, Zusatzstoffe, Nacherntebehandlungen und Beizungen. Aufzeichnungen müssen außerdem für die Eigenvermehrung von Saat- oder Pflanzgut vorliegen. Ordnen Sie eine Maßnahme deshalb zunächst nach ihrem tatsächlichen Gegenstand ein. [1]
Eine Anwendung im Bestand, eine Behandlung einer geernteten Partie und eine Beizung können unterschiedliche Orts- und Mengenbezüge haben. Schreiben Sie in Ihre eigene Ablageübersicht, welcher Vorgang auf welchem Blatt erfasst wird. Halten Sie die Verbindung zum Ausgangsbeleg fest, statt Dokumente allein wegen eines ähnlichen Produktnamens zusammenzulegen.
Die QS-Felder neben die gesetzlichen Angaben legen
Abschnitt 3.5.1 verlangt eine zeitnahe Dokumentation mit Datum, Feld beziehungsweise Behandlungsort, Kultur oder bei Nacherntebehandlung Chargen- beziehungsweise Losnummer, Mittel- oder Nützlingsbezeichnung, Wirkstoff beziehungsweise wissenschaftlichem Namen, Aufwand, Anwendungsgebiet, Anwender und Wartezeit. Bei Nacherntebehandlungen kommt die Behandlungsart hinzu. [1]
| QS-Angabe | Worauf sich der Eintrag bezieht | Praktische Zuordnung |
|---|---|---|
| Behandelte Kultur oder Charge | Bestand beziehungsweise Nacherntepartie | Kennzeichnung aus den zugehörigen Unterlagen übernehmen |
| Mittel oder Nützling | Handelsname und Wirkstoff beziehungsweise wissenschaftlicher Name | Verwendete Mittelliste eindeutig verknüpfen |
| Anwendungsgebiet | Schädling, Krankheit oder Unkraut | Tatsächlichen Behandlungsgrund festhalten |
| Aufwand | Gewicht oder Volumen mit Bezugseinheit | Kulturverfahren und Mengenmaß zusammenlesen |
| Wartezeit | Herstellerangabe | Mit der betroffenen Fläche und Ernte verknüpfen |
| Nachernte-Behandlungsart | Beispielsweise Sprühen oder Nebeln | Vorgang an der Partie beschreiben |
Diese Feldzuordnung beruht auf dem QS-Leitfaden. Die Tabelle ist eine Lesereihenfolge für Ihre Unterlagen. [1]
Die LfL erläutert daneben die gesetzlichen Angaben seit 2026, darunter vollständige Produktbezeichnung, Zulassungsnummer, Verwendungsart, lokalisierbare behandelte Einheit, Kultur mit EPPO-Code sowie bedingt benötigte Startzeit und BBCH. Verwenden Sie den Feldleitfaden zum Abgleich dieser Ebene. [3]
Das offizielle PDF nach Kulturgruppe öffnen
QS-Muster „Schlagbezogene Aufzeichnungen“, Stand 01.01.2026, öffnen.
Das Muster hat zehn Seiten. Die ersten beiden behandeln Freilandgemüse, die Seiten drei und vier Beeren- und Baumobst, die Seiten fünf und sechs den geschützten Anbau. Kartoffeln folgen auf den anschließenden Blättern. Wählen Sie die Fassung nach dem Anbauverfahren und lesen Sie ihre Kopfzeile, bevor Sie Anwendungen eintragen. [2]
Bei Freilandgemüse unterscheidet der Kopf unter anderem Schlag, Parzelle, Satz und Hektarfläche. Die Obstfassung verwendet zusätzlich das Quartier. Beim Gewächshaus erscheinen Quadratmeter sowie Kulturverfahren und Bewässerungssystem. Damit ist schon die Zuordnung des Blatts eine konkrete Arbeit am späteren Unterlagenbezug. [2]
Das Spritzblatt enthält außerdem Begründung beziehungsweise Anwendungsgebiet, Wartezeit und frühestmöglichen Erntebeginn, verwendetes Pflanzenschutzgerät und den Namen des Anwenders. Lesen Sie die Bezeichnungen beim Übertragen vollständig. Ein interner Gerätekurzname sollte in Ihren Arbeitsunterlagen eindeutig auflösbar sein. [2]
Das Muster mit dem aktuellen Feldkatalog verbinden
Der heruntergeladene Vordruck trägt den Stand 01.01.2026. In seinen Spritzspalten steht zugleich ein Verweis auf „QS-GAP 3.6.9“. Für diese Anleitung werden die Anforderungen des oben genannten Leitfadens Erzeugung 2026 anhand seiner tatsächlichen Abschnitte zugeordnet. Der interne Formularverweis ändert dessen Nummerierung nicht. [1][2]
Gleichen Sie die vorgedruckten Spritzangaben des Musters mit dem gesetzlichen Feldkatalog ab. Die LfL nennt darin Zulassungsnummer, EPPO-Code und bedingt notwendiges BBCH-Stadium. Ordnen Sie diese Angaben einem klar erkennbaren Erfassungsort in Ihrem Aufzeichnungssystem zu und erhalten Sie die Verbindung zum verwendeten Blatt. [2][3]
Erstellen Sie eine kurze Zuordnung: Welche Angabe steht auf dem Spritzblatt, welche in einem verknüpften Datensatz und welche benötigt einen klar beschriebenen Erfassungsort? Lassen Sie die für die Dokumentation verantwortliche Person einen bekannten Vorgang durch diese Zuordnung lesen. Halten Sie offene Stellen beim betreffenden Feld fest.
Wartezeit und laufende Ernte verbinden
QS verlangt in 3.5.2 eingehaltene Wartezeiten. Während durchgehender Ernteperioden müssen Flächen mit noch einzuhaltender Wartezeit für Beschäftigte kenntlich sein. Als Möglichkeit nennt der Leitfaden einen Lageplan mit Verweis auf die zugehörige Dokumentation. Abschnitt 3.8.2 verlangt außerdem schlagbezogene Erntetermine oder Erntezeiträume sowie die Erntemenge. [1]
Verbinden Sie in Ihrer betrieblichen Arbeitsweise den behandelten Ort mit den Ernteunterlagen. Ein Feldname im Spritzjournal und eine anders bezeichnete Partie im Ernteblatt sollten über eine verständliche Referenz zusammenfinden. Verwenden Sie dafür die im Betrieb tatsächlich geführten Orts- und Satzbezeichnungen.
Redaktionelles Beispiel: Ein Gemüsebetrieb führt für verschiedene Sätze eigene Blätter. Nach einer Behandlung ordnet er den betroffenen Satz im Lageplan zu und stellt den Verweis auf das Anwendungsprotokoll bereit. Die Ernteaufzeichnung nennt denselben Bezug. Das Beispiel zeigt die Dokumentenverbindung; es setzt keine erfundene Wartezeit fest. Die genannten Anforderungen stammen aus 3.5.2 und 3.8.2. [1]
Raumkulturen und Nachernte richtig zuordnen
Für Raumkulturen nennt der QS-Leitfaden Aufwandbezüge nach Hektar und Meter Kronenhöhe beziehungsweise nach Laubwandfläche. Bei Nacherntebehandlung verlangt er statt der Kulturzuordnung gegebenenfalls die Chargen- oder Losnummer sowie die Art der Behandlung. Eine Zahl ohne ihren Bezug reicht für das Verständnis der ausgeführten Maßnahme nicht. [1]
Lesen Sie beim Abgleich zuerst, ob eine behandelte Kulturfläche oder eine Partie gemeint ist. Übernehmen Sie keine Einheit aus einer benachbarten Zeile, nur weil dasselbe Mittel dort erscheint. Für verschiedene Vorgänge können getrennte Ausgangsbelege vorliegen. Bewahren Sie deren Kennzeichnung bei der Übertragung in eine gemeinsame Auswertung.
Zusätzliche Nachweise gezielt anschließen
Abschnitt 3.5.5 fordert im genannten Leitfaden mindestens fünf umgesetzte Maßnahmen des integrierten Pflanzenschutzes und einen entsprechenden Nachweis. Als Beispiele nennt QS unter anderem visuelle Kontrollen, Förderung von Nützlingen, Überwachungsgeräte und mechanische Unkrautbekämpfung. Diese Dokumentation ergänzt den einzelnen Anwendungsdatensatz. [1]
Wählen Sie für Ihre Unterlagensammlung die tatsächlich umgesetzten Maßnahmen aus. Verknüpfen Sie Beobachtungen oder Monitoringunterlagen mit ihrem Ort und ihrer Saison. Ein kopierter Maßnahmenkatalog erklärt noch nicht, was im eigenen Bestand durchgeführt wurde. Führen Sie die Übersicht so, dass die betriebliche Umsetzung erkennbar bleibt.
Software nach dem benötigten Nachweisumfang auswählen
Das DLR beschreibt PSM-DOK als Dokumentation der gesetzlichen Mindestanforderungen und weist zertifizierte Betriebe auf den Abgleich zusätzlicher Vorgaben hin. Deshalb sollten Sie bei jeder Softwareauswahl prüfen, wo QS-Angaben und Erntebezüge erfasst und ausgegeben werden. [4]
Verwenden Sie einen abgeschlossenen Vorgang für eine Probe: Anwendungsbeleg finden, QS-Angaben lesen, gesetzlichen Feldbezug herstellen und passende Ernteaufzeichnung zuordnen. Lassen Sie eine Vertretung diese Schritte anhand der gespeicherten Kopien nachvollziehen. Notieren Sie fehlende Verbindungen konkret.
Die Softwareauswahl hilft bei der Arbeitsumgebung; der Leitfaden zu Wartezeit und Wiederbetreten trennt zwei unterschiedliche Schutzfragen. Im Deutschland-Hub finden Sie die grundlegenden Pflichten und Vorlagen. Die verwendete QS-Version und der Bezug zum eigenen Bestand sollten bei Ihrem Unterlagensatz stets erkennbar sein.
Verbrauch und Bestandsliste miteinander verbinden
QS 3.5.10 verlangt ein Gefahrstoffverzeichnis und eine Dokumentation des Pflanzenschutzmittelbestands. Die Bestandsliste umfasst die Menge, etwa Gebinde, Beutel, Flaschen, Kilogramm oder Liter. Bei Änderungen ist sie spätestens nach einem Monat zu aktualisieren. Der Leitfaden behandelt damit einen anderen Mengenbezug als die einzelne Aufwandangabe im Spritzjournal. [1]
Mit Ausnahme von Gemeinschaftslagern kann nach dieser Passage auf eine eigene Bestandsliste verzichtet werden, wenn sich der Bestand aus Eingangslieferscheinen und Verbrauchsmengen saldieren lässt. Eine solche Zuordnung benötigt die nachvollziehbare Verbindung zwischen Bezug und Verwendung. Legen Sie in Ihrer Arbeitsübersicht fest, an welcher Stelle diese Verbindung geführt wird. [1]
Verwechseln Sie beim Abgleichen den gekauften Inhalt eines Gebindes nicht mit der ausgebrachten Menge einer einzelnen Behandlung. Halten Sie Teilverbräuche unter ihrer tatsächlichen Produktidentität fest. Lassen Sie bei einer unerklärten Differenz zuerst Einheiten und Zuordnungen prüfen, bevor Sie eine fehlende Anwendung vermuten.
Zukaufbelege und Warenidentität ergänzen
3.10.1 verlangt die Dokumentation des Zukaufs von Betriebsmitteln und Dienstleistungen. Der Leitfaden nennt dafür beispielsweise Lieferscheine und Rechnungen. 3.9.1 behandelt die Herkunft jeder Partie und deren Identität auf den begleitenden Schriftstücken von der Einlagerung bis zum Ausgang. Diese Belege bilden den Anschluss zwischen Anwendungsaufzeichnung und Warenweg. [1]
Erstellen Sie eine Zuordnung, die Ihre tatsächliche Produktionsweise abbildet: Feld oder Quartier, gegebenenfalls Satz, Erntebezug und gelagerte Partie. Erhalten Sie vorhandene Chargenkennzeichen beim Übertragen. Eine gemeinsam gelagerte Sammlung von Belegen sollte erklären, welche Herkunft und welcher Vorgang mit einem Dokument beschrieben werden.
Rückverfolgbarkeit mit konkreten Zeitbezügen organisieren
3.10.2 ist ein K.O.-Kriterium. QS verlangt ein für Dritte nachvollziehbares Kennzeichnungs- und Registrierungssystem. Der Abschnitt legt fest, dass Informationen zur Rückverfolgbarkeit innerhalb von 24 Stunden nach Kontaktaufnahme bei QS vorliegen; die internen Prozesse sollen die relevanten Informationen innerhalb von vier Stunden zusammenführen. Diese Zeiten betreffen die Rückverfolgbarkeit des genannten QS-Systems. [1]
Zu den relevanten Angaben nennt der Leitfaden Kunden und Lieferanten mit Name, Anschrift und Telefonnummer, QS-ID beziehungsweise Standortnummer, Art und Menge der gelieferten Produkte, Lieferdatum sowie vorhandene Chargen- oder Partienummern. Halten Sie diese Informationen mit ihrem jeweiligen Warenbezug auseinander. Das Spritzjournal liefert einen Teil der Produktionsgeschichte, ersetzt aber nicht die gesamte Lieferdokumentation. [1]
| Unterlage | Eigener Verbindungsweg |
|---|---|
| Spritzaufzeichnung | Behandelte Kultur und zugehöriger Ort |
| Ernteaufzeichnung | Erntetermin, Menge und Herkunft |
| Lagerbeleg | Eindeutige Partie von Eingang bis Ausgang |
| Beschaffungsnachweis | Tatsächlich bezogenes Betriebsmittel oder Dienstleistung |
| Lieferdokument | Empfänger, Datum, Art und Menge der Ware |
Die Feldbezüge folgen den genannten QS-Abschnitten; die Darstellung ist eine Arbeitshilfe für die eigene Zuordnung. [1]
Üben Sie den Abruf mit einer abgeschlossenen Partie. Beginnen Sie beim Lieferdokument und verfolgen Sie die Herkunft rückwärts bis zur Fläche. Ordnen Sie danach die dazugehörigen Anwendungs- und Ernteaufzeichnungen zu. Schreiben Sie konkret auf, an welcher Referenz der Weg unterbrochen wird, und verbessern Sie diese Verbindung in Ihrem bestehenden System.
Bodenbefunde vom Anwendungsaufwand trennen
Die erste Freilandgemüse-Seite des QS-Musters enthält Bodenuntersuchungsfelder für pH-Wert, P2O5, K2O und MgO. Daneben stehen Düngebedarfsermittlung und Düngung; die Pflanzenschutzmaßnahmen folgen auf dem nächsten Blatt. Übernehmen Sie einen Zahlenwert deshalb mit seiner ursprünglichen Überschrift und Einheit. Erhalten Sie beim Kopieren einzelner Seiten den Kultur- und Schlagbezug. [2]